فهرست مطالب
نرمافزار حسابداری متنوعی در بازار وجود دارد، از هلو گرفته تا حسابفا، چرتکه، هایپریک و… . وجود این تنوع نیز تصمیم‌گیری را برای صاحبان کسبوکارهای کوچک دشوار کرده است. با وجود تنوع بسیار، صاحبان کسب‌وکار چطور باید نرمافزار حسابداری مناسب فروشگاهشان را پیدا کنند؟ در این مطلب می‌گوییم که کدام نرمافزار حسابداری فروشگاهی را باید انتخاب کنید تا پاسخگو همه نیازها و خواسته‌هایتان باشد. همین‌طور می‌گوییم که هنگام انتخاب این نرمافزار، باید به چه نکاتی توجه کنید تا بتوانید نوع مناسب کسب‌وکار خودتان را تهیه کنید. در این مقاله قرار است به سؤال «کدام نرمافزار حسابداری برای کسب‌وکار من مناسب است؟» پاسخ بدهیم. ریزبینانه بخوانید!
عواملی که در انتخاب نرم افزار حسابداری باید در نظر بگیرید
برای انتخاب نرمافزار حسابداری فروشگاهی، نحوه عملکرد کسبوکارتان را بررسی کنید. بعد سراغ نیازها و خواسته‌هایتان بروید و فهرستی از آن‌ها تهیه کنید. حالا باید انواع مختلف نرمافزارهای موجود در بازار را بررسی کنید. هنگام بررسی و انتخاب باید چه عواملی را در نظر بگیرید؟ این‌ها را:
چقدر حسابداری بلدید؟
هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری برای مدیریت امور مالی کسبوکارتان، یکی از عوامل مهمی که باید در نظر بگیرید، میزان دانش و مهارت حسابداری خودتان است. بعد باید سراغ نرم‌افزاری بروید که با میزان دانش شما تناسب دارد. مثلاً اگر حسابداری بلدید و با کدهای پیچیده آن، به خوبی آشنایید، شاید نرمافزار حسابداری هلو، انتخاب مناسب‌تری باشد. اما اگر حسابداری بلد نیستید و دنبال نرم‌افزاری می‌گردید که کارهای حسابداری فروشگاه را خودکار انجام بدهد، هایپریک انتخاب خوبی است. چون بیشتر کارها را خودکار انجام می‌دهد و برای کار با آن، نیازی نیست حسابداری بلد باشید.
هزینه‌ها را در نظر بگیرید!
نمی‌شود هزینه‌ها را نادیده گرفت. ابتدا بودجه‌تان را مشخص کنید. بعد باید سراغ خرید نرم‌افزارهایی بروید که هم با بودجه‌تان تناسب داشته باشند و هم نیازهایتان را برطرف کنند. انواع مختلف نرمافزار را در نظر بگیرید و قیمت‌ها را باهم مقایسه کنید. مثلاً هزینه راه‌اندازی و نگهداری نرمافزارهای حسابداری فروشگاهی آنلاین، بسیار کمتر از انواع آفلاین است. درحالی‌که امکانات بیشتری هم نسبت به آفلاین‌ها دارند!
آیا می دانید:
چطور؟ اصولاً قیمت بسته‌های نرمافزارهای فیزیکی و آفلاین بیشتر از نرمافزارهای آنلاین است. این نرم‌افزارها هزینه راه‌اندازی و نگهداری دارند. یعنی باید یک متخصص، حضوری نرمافزار را برایتان نصب کند که بابت آن هم هزینه می‌گیرند. اگر نسخه جدیدی از نرم‌افزاری منتشر شود که تهیه کرده‌اید، دوباره باید هزینه‌ای جداگانه برای خرید آن بپردازید. احتمالاً هزینه راه‌اندازی دوباره هم در فاکتور نهایی آورده شود. هزینه به‌روزرسانی در نرمافزارهای آنلاین، رایگان است. این به‌روزرسانی‌ها هم خودکار انجام می‌شود.
از طرف دیگر، بعضی از نرم‌افزارها، برای امکانات جانبی یا برداشتن محدودیت‌هایی مشخص، هزینه‌ای دوباره دریافت می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، شما فقط اجازه دارید ماهیانه 150 عدد فاکتور فروش ثبت کنید و اگر به مقداری بیشتر از این تعداد نیاز دارید، باید هزینه اضافی پرداخت کنید. مثال دیگر، هزینه اضافی برای پشتیبانی و آموزش است. بعضی از نرم‌افزارها فقط برای یک سال پشتیبانی رایگان دارند و بعد از این مدت، باید دوباره هزینه‌ای برای پشتیبانی هم بپردازید. بعضی دیگر، آموزششان رایگان نیست و باید یک بسته آموزشی هم تهیه کنید تا بتوانید با آن‌ها کار کنید! مثلا با اینکه نرمافزار حسابداری حسابفا آنلاین است، ولی برای کار با آن باید بسته آموزشی را جداگانه بخرید.
بنابراین بودجه‌تان را مشخص کنید، هزینه‌های جانبی را در نظر بگیرید، حواستان به هزینه‌های اضافی باشد و در نهایت نوعی را انتخاب کنید که متناسب بودجه‌تان است.
به چه امکاناتی نیاز دارید؟
در دو نکته قبلی هم گفتیم که باید مشخص کنید به چه امکاناتی نیاز دارید؟ انتظاراتتان را از یک نرمافزار حسابداری فروشگاهی مشخص کنید. آیا به خدمات جانبی مانند مشخص کردن میزان حقوق و دستمزد، محاسبه میزان کارکرد کارمندان یا حتی نرم‌افزاری برای فروش آنلاین نیاز دارید؟ یا نه! صرفاً یک نرمافزار حسابداری می‌خواهید که خرید و فروش را با آن مدیریت کنید، حواستان به هزینه‌هایتان باشد و در نهایت بتوانید با آن انبار را هم مدیریت کنید و انبارگردانی راهم انجام بدهید؟ دو فهرست تهیه کنید. از فهرست اول از نیازهای ضروری‌تان بنویسید. در فهرست دوم، خواسته‌های جانبی اما نه‌چندان ضروری را یادداشت کنید. حالا، نوشته‌هایتان را اولویت‌بندی کنید و بعد سراغ بررسی امکانات و ویژگی‌های نرمافزارهای موجود در بازار بروید.
چه نوع کسب‌و‌کاری به نرمافزار فروش نیاز دارد؟
اول‌ازهمه بگوییم که وقتی می‌گوییم نرمافزار فروش، منظورمان همان بخش مدیریت خرید و فروش در نرمافزارهای حسابداری فروشگاهی است. کسبوکارهای کوچک تا متوسط به نرمافزارهای فروش یا همان حسابداری فروشگاهی نیاز دارند. البته، منظورمان این نیست که کسبوکارهای بزرگ نیازی به این نرم‌افزارها ندارند! بلکه، نیازهای کسبوکارهای بزرگ کمی پیچیده‌تر و متفاوت از فروشگاه‌های کوچک و متوسط است. بنابراین، آن‌ها باید از نرمافزارهای حسابداری پیچیده‌تری استفاده کنند. در نهایت می‌توانیم بگوییم همه کسب‌وکارها متناسب با نیازهایشان، به ابزاری برای افزایش بهره‌وری، ساده و تسریع‌کردن کارها، افزایش دقت و کاهش خطاها و در نهایت افزایش فروش و رسیدن به موفقیت، نیاز دارند.
ویژگی‌های نرمافزار حسابداری برای کسبوکارهای کوچک
کسبوکارهای کوچک می‌توانند از نرمافزارهای حسابداری پایه استفاده کنند که خلاف اسمشان، مملوء از ویژگی‌ها و عملکردهای مفیدی‌اند. امکاناتی که نحوه عملکرد این کسب‌وکارها را بهبود می‌بخشد و به افزایش فروششان کمک می‌کند. زمانی که می‌گوییم نرمافزارهای پایه، منظورمان نرم‌افزارهایی‌اند که برای کسبوکارهای کوچک مناسب‌اند و امکانات اضافی‌تری که به کار این کسب‌وکارها نمی‌آیند را ندارند؛ امکاناتی مثل محاسبه حقوق و دستمزد یا بیمه!
این نرم‌افزارها بسیاری از کارهای روتین و ضروری را خودکار انجام می‌دهند. به‌عنوان‌مثال، هنگامی که فاکتور یک سفارش را ثبت کنید، نرمافزار خودکار مبلغ نهایی آن را همراه با مالیات و تخفیف محاسبه می‌کند. بعد سند حسابداری مربوط به آن را در دفتر روزنامه ثبت می‌کند. سپس، میزان فاکتور را نیز از انبار کم می‌کند. یعنی شما فقط یک کار انجام می‌دهید و انجام کارهای بعدی مربوط به آن را به نرمافزار می‌سپارید.
با این نرم‌افزارها می‌توانید وضعیت فاکتورها را پیگیری کنید. مثلاً فاکتورهای پرداخت نشده را شناسایی کنید که سررسیدشان رسیده است و به مشتریان گوشزد کنید که باید آن‌ها را بپردازند. وضعیت حساب بانکی‌تان را چک کنید، خرید و فروش‌های نسیه‌ای خود را پیگیری کنید، گزارش‌های فروش و خرید را در بازه زمانی دلخواهتان ببینید، از وضعیت لحظهبهلحظه انبار باخبر باشید و ده‌ها کار دیگر.
در ابتدای کار، زمانی که هنوز کسبوکارتان کوچک است، یا نه زمانی که همچنان در حال رشدید، آن‌قدری بودجه ندارید که یک حسابدار استخدام کنید تا کارهای حسابداری‌تان را انجام بدهد. با نرمافزارهای حسابداری، دیگر نیازی به استخدام حسابداری نخواهید داشت. این نرم‌افزارها خودکار، صورت‌های مالی لازم مانند ترازنامه یا صورت سود و زیان را برایتان آماده می‌کنند و در بازه زمانی دلخواه، در اختیارتان قرار می‌دهند تا بتوانید آن‌ها را به اداره مالیات، ارائه بدهید.
با نرمافزارهای مناسب کسبوکارهای کوچک، راحت می‌توان کار کرد. یعنی برای کار کردن با آن‌ها نیازی نیست حسابداری بلد باشید. همان‌طور که گفتیم، همه کارها را سریع، راحت و دقیق پیش می‌برند تا شما بتوانید فقط روی رشد و فروش بیشتر اجناستان تمرکز کنید.
هایپریک، نرم‌افزاری برای مدیریت کسب‌وکار شما
اگر بخواهیم یک نرمافزار برای مدیریت کسبوکارهای کوچک تا متوسط نام ببریم، هایپریک را به شما معرفی می‌کنیم. هایپریک نرمافزار حسابداری فروشگاهی آنلاین و تحت وب است. این نرمافزار بخش‌هایی مختص به مدیریت خرید و فروش، مدیریت هزینه‌ها، حسابداری، انبارداری، بانکداری، گزارش‌دهی، مدیریت تأمین‌کنندگان و مشتریان و… دارد.
در هر مرحله‌ای از کسب‌وکار که باشید، فروختن و افزایش فروش، جزء برنامه‌ها اصلی است. هایپریک با گزارش‌های دقیق در بازه‌های زمانی مختلف، کمکتان می‌کند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید. چون می‌توانید این اطلاعات دقیق را بررسی کنید و با توجه به آن‌ها، تصمیم‌های سودبخشی بگیرید که به افزایش فروش کمک کنند. مثلاً اینکه چه کالایی را باید موجود کنید، دیگر سراغ خرید چه کالایی نروید، میزان بهینه سفارش کالایی خاص چقدر است و… . هایپریک این گزارش‌ها در اختیارتان قرار می‌دهد:
- دفتر روزنامه؛
- ترازنامه؛
- گزارش چک‌های دریافتی و پرداختی؛
- گزارش جابه‌جایی و گردش‌های کالا؛
- گزارش‌های فصلی؛
- گزارش تعداد و حجم کالاهای پرفروش؛
- گزارش تعداد و حجم بیشترین کالاهای خریداری شده؛
- گزارش موجودی کالا؛
- گزارش سفارش‌های خرید و فروش؛
- و… .
جواب سؤال «کدام نرم افزار حسابداری برای کسب‌وکار من مناسب است؟» را پیدا کردید؟ باید بگوییم هر نرم‌افزاری که با بودجه‌تان تناسب داشته باشد و نیازها و خواسته‌هایتان را برطرف کند. در این مقاله، هایپریک را هم معرفی کردیم و گفتیم یک نرمافزار حسابداری فروشگاهی آنلاین و تحت وب است. یعنی نیازی به نصب و راه‌اندازی ندارد. پشتیبانی و آموزش کار با هایپریک رایگان است. ضمن اینکه برای کار با آن، نیازی نیست حسابداری بلد باشید.
سوالات متداول
1. کدام نرم افزار حسابداری برای کسب و کار من مناسب است؟
برای آنکه نرمافزار مناسب کسبوکارتان را انتخاب کنید، باید ابتدا بودجه‌تان را مشخص کنید و بعد فهرستی از نیازهایتان را بنویسید. اندازه کسبوکارتان را هم مشخص کنید. حالا نرم‌افزاری را انتخاب کنید که نیازهایتان را پاسخگو باشد، با بودجه‌تان متناسب است و به اندازه کسبوکارتان می‌خورد.
2. هایپریک چیست؟
هایپریک نرمافزار حسابداری فروشگاهی آنلاین و تحت وب است. این نرمافزار بخش‌هایی مختص به مدیریت خرید و فروش، مدیریت هزینه‌ها، حسابداری، انبارداری، بانکداری، گزارش‌دهی، مدیریت تأمین‌کنندگان و مشتریان و… دارد.
