هر ابزاری، چه فیزیکی و چه مجازی باید کاربردی باشد. نرم‌افزار حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیست و در وهله اول باید کاربردی باشد. مقصود از کاربردی بودن در این زمینه، برخی ویژگی‌های خاص است مانند:

• داشتن رابط کاربری گرافیکی، ساده و قابل فهم به طوری که اشخاص با کمترین حد از دانش حسابداری توان برقراری ارتباط با آن را داشته باشند.
• داشتن رابط کاربری روان و بدون لگ که باعث می‌شود تا شما در هنگام کار با نرم‌افزار دچار مشکل نشده و بدون درگیر شدن در پیام‌های خطا یا اتلاف وقت به هدف مد نظر خود برسید.
• دسترسی چندگانه و چند کاربره بودن که باعث می‌شود تا این نرم‌افزار حسابداری توسط چند کاربر قابل استفاده باشد. گاهاً نیاز است تا بسته به شرایط چند نفر با نرم‌افزار حسابداری کار کرده، به آن ورودی داده و خروجی‌هایی دریافت کنند.
• پشتیبانی از حافظه ابری (SaaS) و اشتراک برخط اطلاعات که کمک می‌کند تا دسترسی شما به اطلاعات از سراسر جهان تسریع شده و کمتر متکی به حافظه آفلاین باشید. از سویی دیگر شانس آسیب دیدن اطلاعات تا حد زیادی کاهش پیدا خواهد.
• قابلیت تعریف چند کسب و کار در یک بستر مشترک حسابداری؛ این قابلیت برای کسب و کارهای بزرگ کاربردی هستند. به طور مثال ممکن است شما مالک یک هلدینگ با چند شرکت زیرمجموعه متفاوت باشید اما نیاز باشد تا اطلاعات حسابداری آن‌ها را در یک بستر ثبت و نگهداری کنید که در این شرایط قابلیت مذکور بسیار کاربردی خواهد بود.
• یکی از تعهدات که در مورد سیستم حسابداری در یک سازمان یا شرکت طرح می‌شود، لزوم حفظ اسرار حسابداری و اجتناب از انتشار بی‌اجازه مستندات و مندرجات صورت‌های مالی است. پس بدیهی است که یک نرم‌افزار حسابداری که قرار است به هسته اصلی سیستم حسابداری کسب و کار شما بدل شود، باید امنیت بالایی داشته و غیرقابل نفوذ باشد.
• بسیاری از عملیات‌های حسابداری انجام شده در یک مجموعه، روتین و تکراری هستند و اینکه نیاز باشد تا هر بار برای ورود داده یک پروسه تکراری و زمان بر را طی کنید، در همین راستا الزامی است تا در انتخاب نرم‌افزار حسابداری این نکته را نیز مدنظر داشته باشید که نرم‌افزار باید قابلیت پشتیبانی از ساختارهای اتوماتیک و اتوماسیون فروشگاهی را داشته باشد. پشتیبانی از فرآیندهای اتوماتیک و برنامه‌محور کمک می‌کند تا ضمن کاهش امکان بروز خطا، سرعت عمل ساختار مالی کسب و کار شما تا حد زیادی افزایش یابد.