فهرست مطالب
سازماندهی انبار و چیدمان درست آن، کلیدی برای تداوم موفقیت فروشگاه است. انبار را باید به‌عنوان پایه و اساس فروشگاه در نظر بگیرید. اگر در حال حاضر انبارتان بی‌نظم است و برای مرتب کردن و چیدمان بهتر آن به کمک نیاز دارید، جای درستی آمده‌اید. پیشنهاد می‌کنیم با تغییرات کوچک شروع کنید تا نتیجۀ سریع آن را ببینید و برای قدم‌های بزرگ بعدی، انرژی و انگیزه بیشتری داشته باشید. با هایپریک و تکنیک‌های بهینه‌سازی چیدمان انبارداری همراه شوید.
سه بخش اصلی چیدمان انبار
روش‌های متعددی برای چیدمان انبار وجود دارد، اما همۀ این روش‌ها، در سه دسته یا سه بخش اصلی قرار می‌گیرند. سه بخش:
- طراحی داخلی انبار؛
- سازماندهی و مدیریت موجودی کالاها؛
- مرتب نگه داشتن انبار.
سعی کنید راه‌حل‌های مختلف و کارهای لازم را در این سه قسمت جای بدهید. هر بار یک قسمت را در نظر بگیرید و بررسی کنید تا متوجه شوید کار چطور پیش می‌رود. آیا جایی برای بهبود و پیشرفت وجود دارد یا خیر؟! ما هم هر کدام از تکنیک‌های چیدمان انبار را در یکی از این دسته‌ها قرار داده‌ایم و هر دسته را جداگانه بررسی می‌کنیم.
تکنیک‌های چیدمان انبار و طراحی داخلی آن!
به هم ریختن انبار و دوباره چیدن همۀ قفسه‌ها و کالاها، وحشتناک و پرزحمت است؛ می‌دانیم! بنابراین قرار نیست بگوییم همه چیز را به هم بریزید و از اول شروع کنید. قرار است با تکنیک‌های زیر، وضعیت فعلی انبار را بهبود ببخشید. نیازی به شروع از صفر نیست!
طرحی کاربردی برای انبار در نظر بگیرید
اگر در مرحلۀ طراحی انبار قرار دارید و هنوز قفسه‌ها را نچیده‌اید، خوش‌شانسید! چون این فرصت را دارید که از همین ابتدای کار، طرحی کاربردی برای چیدن قفسه‌ها در نظر بگیرید. طرحی که به افزایش بهره‌وری و انجام راحت‌تر و سریع‌تر کارها کمک کند. بله! گفتیم که قرار نیست بگوییم همه چیز را به هم بریزید و از اول شروع کنید. اگر از مرحله چیدمان قفسه‌ها رد شده‌اید، نگران نباشید. تجدید طراحی داخلی انبار را به‌عنوان یک هدف بلندمدت، در نظر بگیرید و در زمان مناسب، انجامش بدهید.
همچنین بدانید:
یک خودکار بردارید و نقشه‌ای کلی از انبارتان روی کاغذ بکشید. جایی که کالاها وارد و خارج می‌شوند را مشخص کنید. این دو نقطه را به هم وصل کنید. بخش‌ها و کارهای مختلف را روی این خط مشخص کنید. هرچه خطی که می‌کشید مستقیم‌تر و بدون پیچ‌وخم باشد، مسلماً بهتر است. آن‌قدر نقشه را تغییر بدهید تا به بهترین خط برسید. برای رسیدن به بهترین طراحی، از کارکنانی نظرسنجی کنید که روزانه در این فضا کار می‌کنند.
اکنون، یک‌قدم به عقب بردارید و چیدمان فعلی انبار را در نظر بگیرید. یک فضای کاری سازمان‌یافته، باید محیطی امن برای کارکنان فراهم کند و کارایی بالایی داشته باشد. جریان و روند کارها هم باید به ترتیب تنظیم شوند. به‌عنوان‌مثال، موجودی از بخش ورود کالا وارد می‌شود و بر اساس روش ذخیره‌سازی که انتخاب کردید، وارد بخش ذخیره می‌شود و درون قفسه‌ها قرار می‌گیرد. بعد متناسب با حواله‌های خروج، کالاها انتخاب شده و وارد بخش بسته‌بندی می‌شوند و در نهایت به بخش خروج می‌روند و از انبار خارج می‌شوند. آیا چیدمان فعلی انبارتان هم به همین ترتیب است؟
از برچسب‌های مختلف و تابلوها برای سازماندهی استفاده کنید
اگر انبارتان بزرگ است، پس این نکته ساده، نجات‌بخشتان خواهد بود. یک نکته ساده که می‌توان بلافاصله اجرایش کرد. بخش‌های مختلف انبار را با برچسب و تابلوها سازماندهی کنید. با این روش، نظم روند انجام کارها را برای مدتی طولانی، تضمین می‌کنید. بعد از آنکه بخش‌های مختلف انبار را در نظر گرفتید، با برچسب یا تابلوهای مختلف آن‌ها را مشخص می‌کنید. همه کارکنان متوجه می‌شوند که برای انجام کدام کار، سراغ کدام بخش بروند یا کالای مدنظرشان را در کدام قسمت پیدا کنند. این راه حل برای کمک به کارکنانی که تازه استخدام کرده‌اید، بسیار مؤثر است.
ظرفیت انبار را بررسی کنید
حالا که همه چیز سر جای خودش قرار دارد و برچسبگذاری هم کرده‌اید، زمان آن است که مشخص کنید انبارتان چقدر ظرفیت نگهداری کالاها را دارد. برای به دست آوردن این ظرفیت، از فرمول زیر کمک بگیرید:
ارتفاع × عرض × عمق انبار = ظرفیت ذخیره‌سازی را در فوت مکعب
بعد از مشخص کردن ظرفیت، نگاهی به فاصله بین قفسه‌ها بیندازید. آیا فاصله کافی در نظر گرفته‌اید یا با یک جابه‌جایی می‌توانید قفسه‌های بیشتری را جا بدهید؟ ارتفاع همه طبقه‌های قفسه‌ها یکسان است و وقتی کالا را در آن قرار می‌دهید، همچنان فضای خالی دارید؟ اگر چنین است، برای ذخیرۀ هوا پول می‌دهید! طرز چیدن کالاها در قفسه‌ها را تغییر بدهید تا بیشترین استفاده را از فضای ذخیره‌سازی آن‌ها کنید.
مدیریت موجودی و کالاها
در بخش قبلی، درباره طراحی چیدمان انبار صحبت کردیم؛ حالا نوبت به مدیریت کالاها و موجودی می‌رسد. مدیریت هر چیزی که در انبارتان قرار دارد، جزءِ بخش مدیریت موجودی و کالاهاست. بدون وجود روشی مشخص برای زیر نظر گرفتن کالاها، نمی‌توان آن‌ها را مدیریت کرد. دسته‌بندی کردن درست کالاها و استفاده از روش انبارداری مناسب، به جلوگیری از هدر رفتن فضای انبار کمک می‌کند. یعنی می‌توانید ظرفیت انبار را افزایش بدهید و کارایی را بهبود ببخشید.
طبقه‌بندی موجودی
برنامه‌ریزی برای نحوۀ طبقه‌بندی موجودی کالاها را شروع کنید تا مطمئن شوید که حتی کم‌فروش‌ترین کالاها هم در جای درست قرار می‌گیرد. با اطلاعات دقیق از هر محصول، می‌توانید برنامه کاربردی‌تری بچینید. پس فهرستی از موجودی‌های انبار تهیه کنید و مشخصات هر کدام را بنویسید. بعد آن‌ها را در چهار دسته الف، ب، پ و ج قرار بدهید. دسته الف، مختص به محصولاتی است که پرفروش‌اند و دائماً از انبار خارج یا جایگزین می‌شوند. به ترتیب، محصولات کم‌فروش‌تر را در دسته‌های بعدی قرار بدهید. بعد نگاهی به طرز چیدمان قفسه‌های انبار بیندازید. حالا می‌دانید محصولات دسته الف را باید نزدیک قسمت خروجی انبار نگه دارید و بعد به ترتیب، بقیه دسته‌ها را در قفسه‌های عقب‌تر جای بدهید. با این روش بدون به هم ریختن انبار، کالاهای پرفروش را از بین دیگر محصولات انتخاب می‌کنید.
فرایند ورود کالا بچینید
اجازه ندهید کالاها در گوشه‌وکنار انبار انباشته شوند. یک فرایند ورود کالا بچینید تا هر محصولی که وارد انبار می‌شود، همان موقع سر جای خود، در قفسه‌ها قرار بگیرد. فرایند ورود کالا به‌اندازه خروج آن اهمیت دارد! اگر کالاهایتان تاریخ انقضا داشته باشد و گوشه انبار بمانند، چه کسی مسئولیت خراب شدن آن‌ها را به عهده می‌گیرد؟ بنابراین هر محموله ورودی را درست بررسی کنید و در مکان و شرایط مناسب قرار بدهید تا سرمایه‌تان آسیب نبیند.
بیش از اندازه سفارش ندهید!
اگر محصولات را بیش از اندازه فروشتان وارد انبار کنید، نه‌تنها انبار شلوغ می‌شود و همه چیز به هم می‌ریزد، بلکه احتمال از بین رفتن سرمایه و خرابی محصولات هم وجود دارد. پس به‌اندازه فروش سفارش بدهید. چطور این مقدار را پیش‌بینی کنید؟ از نرم‌افزارهایی کمک بگیرید که برای مدیریت انبار طراحی شده‌اند. این نرم‌افزارها، گزارش‌های مختلف را _مانند کالاهای پرفروش_ در اختیارتان قرار می‌دهند. با کمک این گزارش‌ها می‌توانید تصمیم بگیرید چه کالایی و به چه مقدار سفارش بدهید. حتی برای زمان مناسب سفارش هم می‌توانید از این نرم‌افزارها کمک بگیرید.
فرایند بازگشت از فروش و خرید را مرور کنید
قرار است چه بلایی سر کالاهای برگشت از فروش بیاید؟ قرار است به قفسه‌های اولیه خود برگردند یا بخشی جداگانه برای آن‌ها در نظر گرفته‌اید؟ قرار است تا تعیین و تکلیف شدن کجا بمانند؟ همان گوشه انبار؟ پس رویه‌ای برای رسیدگی به این کالاها بچینید و آن را به همه کارکنان توضیح بدهید. شاید با خودتان بگویید رویه ورود کالا و بازگشت از فروشتان یکسان است. مشکلی نیست! اما هر کدام را جداگانه مستندسازی کنید و برای کارمندان توضیح بدهید تا همه چیز روشن و شفاف شود.
نرم افزار مدیریت انبار تهیه کنید
به نرم‌افزار مدیریت انبار برای مدیریت خریدوفروش موجودی انبار اشاره کردیم. این نرم‌افزارها با قابلیت‌ها و امکانات مختلف، کمکتان می‌کنند امور مختلف انبار را درست، سریع و دقیق مدیریت کنید. به‌عنوان‌مثال محصولات مختلف را بارکدگذاری کنید یا دیگر نیازی نباشد برای هر کالا، حواله ورود و خروج را جداگانه ثبت کنید. نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی مانند هایپریک، بخشی مختص به انبارداری دارند. با کمک این بخش، می‌توانید کارهای زیر را انجام بدهید:
- ثبت موجودی اولیه کالاها؛
- امکان انبارگردانی به دو شیوه دستی و گروهی؛
- ثبت خودکار حوالۀ انبار برای کلیۀ فاکتورها؛
- نمایش موجودی تعدادی و ریالی کالاها؛
- امکان ثبت اسناد در صورت منفی شدن موجودی انبار؛
- امکان مشاهده تعداد کالاهای ناموجود و کالاهای در حال اتمام؛
- گزارش ورود و خروج به تفکیک کالاها؛
- گزارش تعداد محصولات بدون موجودی، نقطه سفارش و دارای موجودی کافی؛
- امکان انبارگردانی به تفکیک سال مالی.
مرتب نگه داشتن انبار
یک دنیا زحمت کشیده‌اید و برای برنامه‌ریزی ورود و خروج کالاها و تقسیم‌بندی‌شان وقت گذاشته‌اید. اجازه ندهید این زحمات به هدر برود! روی انجام آن‌ها نظارت کنید و تا جایی که ممکن است، انبار را تمیز و مرتب نگه‌دارید. فضای کاری شلوغ و به‌هم‌ریخته، باعث آسیب دیدن کالاهای انبار می‌شود و بهره‌وری را پایین می‌آورد. به همین منوال، انبار مرتب و تمیز، به بهره‌وری بیشتر کمک می‌کند. بنابراین تا جایی که می‌توانید انبار را تمیز و مرتب نگه دارید. چطور؟ این‌طوری:
منظم تمیزکاری کنید
یک چک‌لیست تهیه کنید و لیستی از کارهایی بنویسید که در انتهای روز باید انجام شود تا انبار تمیز باقی بماند. مثلاً کارمندان شیفت آخر باید راهروها را جارو کنند، سطوح مختلف را تمیز کنند، وسایل حمل‌ونقل کالاها را در جای مشخص قرار بدهند، وسایل بسته‌بندی را جمع کنند، تأسیسات را منظم بررسی و تعمیر کنند و… . کارکنان بعد از تمام کردن کارهای موجود در این چک‌لیست، می‌توانند از انبار خارج شوند و شیفتشان را تمام کنند. با این روش، انبار همیشه مرتب و تمیز خواهد ماند.
با کارمندان صحبت کنید و فواید این تمیزکاری انتهای روز را توضیح بدهید. به آن‌ها بگویید که تمیز نگه داشتن انبار از گردوغبار یا رسیدگی منظم به تأسیسات، ایمنی خودشان را تضمین می‌کند.
آموزش کارکنان برای حفظ کسب‌وکار
بعد از آنکه طراحی داخلی انبار را تمام کردید، محصولات را سر جای خودشان قرار دادید و فرایندهای ورود و خروج و… کالاها را هم تنظیم کردید، وقت آموزش این رویه‌ها به کارمندان می‌رسد. تمام مراحل را کامل به آن‌ها توضیح بدهید و در انتها، انتظاراتتان را هم مشخص کنید. بعد از آموزش و مشخص کردن وظایف، باید مرتب این رویه‌ها را با کارمندان مرور کنید تا مطمئن شوید همچنان همه کارها طبق برنامه‌ای پیش می‌رود که چیده‌اید.
تعمیر و نگهداری منظم را انجام دهید
در کنار تمیز کردن انبار، برای تعمیرات هم برنامه بریزید. تأسیسات انبار را مرتب بررسی کنید تا از سالم ماندنشان مطمئن باشید و تا جایی که امکانش وجود دارد، غافلگیر نشوید. هرچه نگهداری تأسیسات و تجهیزات انبار منظم‌تر و درست‌تر انجام شود، جریان کار انبار کمتر مختل خواهد شد و ضرر مالی کاهش پیدا می‌کند.
11 نکته مدیریت انبار برای بهبود عملکرد و بهره‌وری فروشگاه و تکنیک‌های چیدمان انبار را باهم مرور کردیم. برای جلوگیری از بهم ریختگی انبار، دیگر چه راه حلی به ذهن شما می‌رسد؟ پیشنهادتان را در بخش نظرها، می‌خوانیم. درباره نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک و بخش انبارداری آن سوالی دارید؟ با شماره 02143378 تماس بگیرید. پشتیبان‌های هایپریک، پاسخگوی سوالات شما خواهند بود.
سوالات متداول
1. هایپریک، بخش انبارداری دارد؟
بله. با هایپریک می‌توانید انبار و موجودی کالا را کنترل کنید.
2. می‌توان در هایپریک حواله ورود و خروج از انبار ثبت کرد؟
هایپریک با ثبت هر فاکتور خرید یا فروش، حواله ورود و خروج به انبار و از آن را خودکار ثبت می‌کند.
