انبارگردانی چیست و چگونه انبارگردانی کنیم؟

همیشه آنچه که در مغازه وجود دارد و آنچه که در سیستم انبارداری‌تان ثبت کرده‌اید، یکسان نیست. مثلا یک کالا را فروخته‌اید، اما یادتان رفته است که حوالۀ خروج از انبار را ثبت کنید یا به هر دلیلی این کار را انجام نداده‌اید. برای همین، انبارگردانی می‌کنید تا موجودی انبار را به‌روز نگه‌دارید. این فقط یک دلیل برای انبارگردانی بود. در این مقاله، قرار است دربارۀ انبارگردانی صحبت کنیم. می‌خواهیم بگوییم انبارگردانی چیست، چه سودی به کسب‌وکار می‌رساند و اصلا چطور می‌توانیم آن را انجام بدهیم. با هایپریک همراه باشید.

انبارگردانی چیست؟

بیایید اول دربارۀ تعریفش صحبت کنیم. به زبان ساده، انبارگردانی یعنی سنجش موجودی واقعی کالاها در پایان دورۀ مالی یا در زمان نیاز. با انجام منظم این عملیات، از موجودی واقعی فروشگاه و انبارتان باخبر می‌شوید، می‌توانید مشکلات انبار را شناسایی کنید، استراتژی‌ فروش بچینید و برای خرید آینده، برنامه بریزید. این کار را حداقل باید سالی یک بار انجام بدهید.

در گزارش‎های مالی آخر سال برای بستن سال مالی، باید میزان موجودی کالاها مشخص باشد. بنابراین بهتر است قبل از بستن سال مالی، یک بار انبارگردانی کنید تا موجودی کالاها را دقیق داشته باشید و میزان به‌روز آن را و وارد گزارش‌های مالی مربوط به آن کنید.

همچنین بخوانید:

مهم‌ترین قابلیت‌های نرم افزار انبارداری هایپریک

انبارداری را با انبارگردانی اشتباه نگیرید

انبارداری به معنی دریافت کالا و نگهداری از محصولات در بهترین شرایط ممکن است. انباردار باید با کمترین میزان هزینه و در حداقل زمان ممکن، کالاها را ایمن نگه دارد و از فاسد یا خراب شدن آن‌ها، جلوگیری کند.  اما انبارگردانی، نوعی تهیۀ گزارش و ثبت اطلاعات است. هنگام انبارگردانی، مقدار کالاهای موجود را می‌شمارند و  ارزش موجودی‌ کالاها را بررسی می‌کنند. انبارداری یک فرآیند دائمی است. اما انبارگردانی را در آخر سال مالی یا در مواقع لازم انجام می‌دهند.

چرا باید انبارگردانی کنیم؟

حالا که می‌دانید انبارگردانی چیست، وقت جواب دادن به این سوال است: چرا باید این کار را انجام بدهیم؟ در ادامه مطلب، مزایا و فوایدش را نوشته‌ایم. آن‌ها را با دقت بخوانید.

موجودی را به‌روز نگه دارید

از اهمیت داشتن اطلاعات دقیق باخبرید. هرچه اطلاعات دقیق‌تری داشته باشید، تصمیمات آگاهانه‌تری می‌گیرید و برنامه‌های سودآورتری می‌ریزید و در نتیجۀ آن، درآمد بیشتری خواهید داشت. انبارگردانی کمکتان می‌کند تا گزارش موجودی انبار را به‌روز و دقیق نگه دارید. متوجه می‌شوید که آیا تمام فاکتورها درست ثبت شده‌اند و موجودی منفی دارید یا خیر.

مشکلات انبار را پیدا کنید

با یک بررسی سالانه، می‌توانید مشکلات انبار را پیدا و برای برطرف کردن آن اقدام کنید. به‌عنوان مثال، انباری که اجناس را در آن نگه می‌دارید، تهویه مناسبی دارد یا خیر. انبارگردانی فرصت مناسبی برای برطرف کردن مشکلات این چنینی است. در این عملیات می‌توانید اجناسی را پیدا کنید که به هر دلیلی آسیب‌ دیده‌اند یا فاسد شده‌اند و برای آن‌ها، برنامه بریزید.

برنامه فروش را تغییر بدهید

بعد از انجام این عملیات است که متوجه می‌شوید با چه روشی بیشتر می‌فروشید. زمانی که دقیق بدانید از کدام کالا به تعداد زیادی موجود دارید یا تاریخ انقضای کدام کالا نزدیک است، می‌توانید در برنامۀ فروشتان تجدید نظر کنید و حتی برای جشنواره‌های تخفیفی برنامه بریزید. با این کار از ضرر و زیان مغازه نیز جلوگیری می‌کنید.

گزارش‌های مالی را آماده کنید

در صورت وضعیت مالی و صورت سود و زیان، باید میزان موجودی کالا مشخص باشد. محاسبه کردن میزان موجودی کالا، بحث مفصلی است که جایش اینجا نیست. اما همینقدر بدانید یکی از کاربردهای انبارگردانی، به‌روزرسانی اطلاعات موجودی کالاست تا حسابدار بتواند میزان موجودی دقیق را محاسبه و وارد گزارش‎های لازم کند.

چه موقع باید انبارگردانی کنیم؟

تعداد دفعات انبارگردانی، بستگی به اندازه کسب‌وکار و میزان فروش و خرید شما دارد. اگر مغازه بزرگی دارید که اجناس متنوعی هم در آن هست، احتمالا نیاز باشد فصلی انبارگردانی کنید. اما اگر فروشگاهتان چندان بزرگ نیست، انجام سالانه آن کافیست. از طرف دیگر، هدف از انجام این کار هم مهم است.

 هدف مشخص می‌کند که چندبار در سال باید این کار را انجام بدهید. می‌توانید سالانه، ماهانه، هفتگی و میان‌دوره انبار را بررسی کنید. به عنوان مثال، برای تشخیص سود و زیان سالانه، سالی یک بار این کار را انجام بدهید. اگر قصدتان کاهش خطا در ثبت اطلاعات و اطمینان از درستی آن‌هاست، سراغ میان‌دوره بروید.

مقدار نظری و مقدار واقعی یعنی چه؟

قبل از آنکه سراغ توضیح مراحل انبارگردانی و حالت‌های مختلف آن برویم، بهتر است دربارۀ دو اصطلاح صحبت کنیم. این دو اصطلاح را در هر سیستم انبارداری می‌بینید که استفاده می‌کنید؛ مقدار نظری و مقدار واقعی. مقدار نظری، مقدار کالایی است که در سیستم انبارداری‌تان ثبت کرده‌اید. مقدار واقعی، مقدار کالایی است که در انبار دارید. به عنوان مثال، در سیستم انبارداری‌تان،  6 عدد آب معدنی دماوند ثبت شده است. این 6 عدد، مقدار نظری است.

اما زمانی که موجودی آب معدنی‌ دماوند را می‌شمارید، متوجه می‌شوید که 5 عدد آب معدنی دارید. به این مقدار، مقدار واقعی می‌گویند. احتمالا یادتان رفته است که فاکتور فروش یا حوالۀ خروج یک عدد آب معدنی را ثبت کنید. هدف از انجام این عملیات و شمارش دوبارۀ کالاها، پیدا کردن همین مغایرت‌ها و خطاهاست.

حالت‌های مختلف انبارگردانی را می‌شناسید؟

این عملیات سه حالت مختلف دارد. یک شمارشی، دو شمارشی و سه شمارشی. در حالت یک شمارشی، فقط یک بار موجودی واقعی انبار را شمارش و آن را با موجودی نظری سیستم انبارداری‌تان مقایسه می‌کنید. در حالت دوم، این شمارش را دو بار انجام می‌دهید و شمارش بار دوم، نهایی است. بیشتر کسب‌وکارها، دو شمارشی را ترجیح می‌دهند.

 حالت سوم نیز سه شمارشی است. در این حالت موجودی واقعی و موجودی نظری سیستم انبارداری را سه بار شمارش و مقایسه می‌کنید. اینکه کدام حالت را انتخاب کنید نیز بستگی به اندازه و میزان کالای فروشگاهتان دارد.

چطور انبارگردانی کنیم؟

بعد از آنکه حالت انبارگردانی مناسب را انتخاب کردید، می‌توانید عملیاتتان را شروع کنید. برای شروع این کار، ابتدا زمان مناسب را انتخاب کنید. چون هنگام انجام این فرآیند، نمی‌توانید تراکنش جدیدی مانند خرید یا فروش را انجام بدهید. پس بهتر است زمانی را انتخاب کنید که مشتری کمتری دارید. حتی می‌توانید برای یک یا دو روز، فروشگاه را ببندید و به مشتریانتان اطلاع بدهید که به علت انبارگردانی، نمی‌توانید خدمتی ارائه بدهید. بعد از انتخاب زمان، فهرست موجودی‌ها را پرینت بگیرید و تغییرات لازم را روی کاغذ اعمال کنید.

در حین شمارش، کالاها را گروه‌بندی کنید تا بعدا، راحت‌تر برای آن‌ها تصمیم بگیرید. مثلا کالاهای آسیب‌دیده را در یک گروه مشخص جمع کنید. اجناسی که تاریخ انقضایشان نزدیک است را یک گوشه جمع کنید. هنگام شمارش کالاها، آن‌ها را علامت‌گذاری کنید تا چیزی را دوباره نشمارید. مطمئن شوید اقلامی را نمی‌شمارید که قبلا فروخته‌اید ولی هنوز آن‎ها را برای مشتری نفرستاده‌اید. بعد از تمام شدن شمارش، فکری هم به حال چینش دوباره کنید. کالاها را متناسب با برنامه‌فروشتان دوباره بچینید. مثلا کالاهایی که تاریخ انقضای نزدیک‌تری دارند را در قفسه‌های جلویی بگذارید تا قبل از فاسد شدن، فروخته شوند.

با کارکنان خود صحبت کنید و برای آن‌ها، اهمیت انبارگردانی را توضیح بدهید. با این کار، کارکنانتان را همراه کرده‌اید و حواس‌پرتی‌ها را به حداقل می‌رسانید. برای اطمینان، از حالت دوشمارشی استفاده کنید تا اطلاعاتی دقیق را ثبت کنید. بعد از اتمام کار، تغییرات لازم را در سیستم انبارداری خود ثبت کنید. با این روش، یک انبارگردانی دقیق و سریع خواهید داشت.

روش‌های انبارگردانی در نرم افزار حسابداری هایپریک

هایپریک، نرم افزار حسابداری فروشگاهی است و قابلیت انبارداری و انبارگردانی دارد. می‌توانید صفر تا صد مدیریت فروشگاه را به این نرم‌افزار بسپارید. حسابداری، مدیریت خرید و فروش، مدیریت هزینه، صندوق فروشگاهی، انبارداری و انبارگردانی، تنها بخشی از قابلیت‎های این نرم‌‎افزارند. هایپریک دو حالت انبارگردانی به‌صورت دستی و به‌صورت گروهی با فایل اکسل دارد.

حالت دستی

درحالت دستی، اجناس را یکی یکی انتخاب می‌کنید. بعد از شمارش، مقدار واقعی آن را وارد می‌کنید و بعد باید گزینه تکمیل را انتخاب کنید تا کار انبارگردانی تمام شود. این حالت برای انبارگردانی هفتگی یا موردی مناسب است. زمانی که می‌دانید کالاهای کمی نیاز به انبارگردانی دارند.

 گروهی با فایل اکسل

انبارگردانی گروهی با فایل اکسل، راحت و سریع انجام می‌شود. از بخش انبارگردانی نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک، فایل اکسل موجودی‌هایتان را دانلود می‌کنید. در این فایل یک ستون مقدار واقعی وجود دارد. مقدار واقعی هر کالا را می‌شمارید و در این ستون می‌نویسید. بعد این فایل را در همان بخش انبارگردنی، بارگذاری می‌کنید. بعد از زدن دکمۀ تکمیل، عملیاتتان تمام خواهد شد. به‌همین راحتی! با هایپریک همه‌چیز شیرین و ساده می‌شود.

نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک، تمام آن چیزی است که برای مدیریت فروشگاهتان نیاز دارید. می‌توانید صفر تا صد مدیریت فروشگاه را به این نرم‌افزار بسپارید و دیگر خیالتان از همه چیز راحت باشد. انبارداری و انبارگردانی، فقط یکی از امکانات و ویژگی‌های این نرم‌افزار است. در این مقاله به سوال «چگونه انبارگردانی کنیم؟» پاسخ دادیم. این عملیات را جدی بگیرید و منظم انجامش بدهید. فراموش نکنید با اطلاعات دقیق است که می‌توانید بهترین تصمیم‌ها را بگیرید و برنامه بریزید.

سوالات متداول

1. انبارگردانی چیست؟

انبارگردانی یعنی سنجش موجودی واقعی کالاها در پایان دورۀ مالی یا در زمان نیاز. با انجام منظم این عملیات، از موجودی واقعی فروشگاه و انبارتان باخبر می‌شوید و زمان خوبی برای شناسایی مشکلات انبار خواهید داشت.

2. چه موقع باید انبارگردانی کنیم؟

تعداد دفعات انبارگردانی، بستگی به اندازه کسب‌وکار و میزان فروش و خرید شما دارد. اگر مغازه بزرگی دارید که اجناس متنوعی هم در آن هست، احتمالا نیاز باشد فصلی انبارگردانی کنید. اما اگر فروشگاهتان چندان بزرگ نیست، انجام سالانه آن کافیست. از طرف دیگر، هدف از انجام این کار هم مهم است.

3. انبارگردانی چند حالت دارد؟

این عملیات سه حالت یک شمارشی، دو شمارشی و سه شمارشی دارد. در حالت یک شمارشی، فقط یک بار موجودی واقعی انبار را شمارش و آن را با موجودی نظری سیستم انبارداری‌تان مقایسه می‌کنید. در حالت دوم، این شمارش را دو بار انجام می‌دهید و شمارش بار دوم، نهایی است. در حالت سوم، سه بار شمارش می‌کنید و عدد سوم، نهایی است.

4. چرا باید انبارگردانی کنیم؟

برای نوشتن ترازنامه آخر سال، باید میزان مبلغی کالاهای فروشگاه را بنویسید و برای انجام این کار، به انبارگردانی و مشخص کردن مقدار دقیق موجودی‌ها نیاز دارید. در عین حال برای پیدا کردن مشکلات انبار و مشخص کردن برنامه فروش نیز به انبارگردانی نیاز است.