فهرست مطالب
فاکتور یک سند تجاری است که معامله بین خریدار و فروشنده را مشخص و ثبت می‌کند. اگر کالا یا خدمات به‌صورت نسیه، اعتباری یا چکی خریداری شده باشد، فاکتور معمولاً شرایط معامله را مشخص می‌کند و اطلاعاتی در مورد روش‌های پرداخت موجود ارائه می‌دهد. بنابراین فرقی نمی‌کند که محصولی می‌فروشید یا خدماتی را ارائه می‌دهید، شما در هر صورت باید فاکتور صادر کنید. حالا بهترین راه صدور سریع و راحت یک فاکتور دقیق چیست؟ استفاده از نرم‌افزار صدور فاکتور! در این مقاله قرار است درباره این روش صحبت کنیم و یک نرم‌افزار صدور فاکتور برای انواع کسب‌وکارها معرفی کنیم. با هایپریک همراه باشید.
کاربرد نرم‌افزار صدور فاکتور؛ چرا باید یک نرم‌افزار صدور فاکتور تهیه کنیم؟
درباره چیستی فاکتور و میزان اهمیت آن در مقدمه صحبت کردیم. بعد یک راه‌حل پیشنهاد دادیم تا با کمک آن، فاکتورهای مختلف را سریع و راحت صادر کنید. در این ادامه قرار است بگوییم چرا باید یک نرم‌افزار صدور فاکتور تهیه کنید و اصلاً این نرم‌افزارها چه کاربردهایی دارند. پس ادامه مطلب را با دقت بیشتری بخوانید.
دقت
این نرم‌افزارها کار محاسبه مبلغ نهایی فاکتور همراه با میزان مالیات یا تخفیف را خودکار انجام می‌دهند. بنابراین دیگر خطای انسانی در محاسبات مبلغ فاکتورها معنایی ندارد و کار بادقت‌تر پیش می‌رود. هرچه فاکتورهای مختلف با دقت بیشتری صادر شوند، حساب‌وکتاب فروشگاه هم دقیق‌تر و بدون اشتباه خواهد بود. این نرم‌افزارها، دقت در محاسبات کسب‌وکارتان را تضمین می‌کنند.
ثبت مداوم فاکتورهای نادرست منجر به اتلاف وقت دوباره برای اصلاح فاکتور، تأخیر در پرداخت یا دریافت مبلغ یا حتی پشیمان شدن مشتری برای خرید و از دست دادن درآمد و سود می‌شود. در حالی که با یک نرم‌افزار صدور فاکتور مناسبت:
- فاکتورهای حرفهای و رسمی ثبت می‌کنید؛
- از اشتباهات اجتناب می‌کنید؛
- تمام معاملات را به‌درستی ثبت می‌کنید و حساب‌وکتاب دقیقی خواهید داشت.
آیا می دانید:
صرفه‌جویی در زمان
زمانی که متوجه یک اشتباه در فاکتور می‌شوید، برای اصلاح، محاسبه دوباره و بازصدور آن چقدر وقت می‌گذارید؟ با کمک این نرم‌افزارها، خطایی پیش نمی‌آید که بخواهید زمانی دوباره، برای اصلاح آن صرف کنید. حتی اگر اشتباهی هم اتفاق بیفتد، با چند کلیک ساده و در کوتاه‌ترین زمان، برطرف می‌شود. یعنی به‌جای آنکه وقت باارزشتان را صرف مرور چندباره یک فاکتور، پیدا کردن مشکل و اصلاح کنید، برنامه‌ای دقیق‌تر و سودآور، برای فروش بیشتری و موفقیت بریزید.
به‌علاوه، این نرم‌افزار:
- کمکتان می‌کنند فاکتورها را پیگیری کنید؛
- سررسیدهای پرداختی را منظم ثبت کنید؛
- یادآوری می‌کند تا پرداخت‌های مختلف را فراموش نکنید.
پیگیری پرداخت‌ها و دریافت‌ها
همیشه همه پرداخت‌ها و دریافت‌ها نقدی نیستند. بلکه چک و نسیه هم در کسب‌وکارهای مختلف رواج دارد. راه حل شما برای پیگیری این‌گونه پرداختی‌ها چیست؟ این نرم‌افزارها به کسب‌وکارها در پیگیری وضعیت پرداخت‌ها و بررسی عملکرد مالی‌شان کمک می‌کند. زمانی که بدانید چقدر پرداخت نقدی داشته‌اید و وضعیت پرداخت‌های نسیه‌ای و چکی به چه صورت است، می‌توانید:
- برنامه مالی دقیق بریزید و تصمیمات هوشمندانه‌تری بگیرید؛
- از اتلاف درآمدها جلوگیری کنید؛
- مطمئن شوید برای پرداخت مالیات به مشکلی برنخواهید خورد.
سفارشی‌سازی یا شخصی‌سازی
این کاربرد برای تبلیغات است. با کمک این نرم‌افزارها، فاکتورهای سفارشی بسازید و اطلاعاتی را در آن بیاورید که فکر می‌کنید لازم و واجب است. در کنار این اطلاعات، گزینه‌هایی به آن اضافه کنید که به تبلیغاتتان کمک می‌کند. مثلاً شماره‌تلفن یا نشانی مغازه را هم بنویسید تا مطمئن شوید خریدار هیچ‌گاه شما را گم نمی‌کند و برای خرید دوباره، سریع مغازه را پیدا خواهد کرد. حتی لوگوی مغازه را هم به فاکتور اضافه کنید تا ظاهری حرفه‌ای‌تر داشته باشید. شاید این نکته‌ها به نظرتان کم‌ارزش و بی‌اهمیت می‌آید، اما در دنیای پر از تبلیغات امروز، توجه به همین نکات است که برای مشتریان، ارزش دارد و آن‌ها را به خرید دوباره، تشویق می‌کند.
تجزیه‌وتحلیل اطلاعات
بعد از ثبت فاکتورهای خرید و فروش در نرم‌افزارهای صدور فاکتور، این ابزار، گزارش‌ها مالی متنوعی را در اختیارتان قرار می‌دهند. گزارش‌هایی که با تجزیه‌وتحلیل کردن آن‌ها، نگاهی آگاهانه‌تر نسبت به وضعیت مالی مغازه پیدا خواهید کرد و برای آینده، تصمیمات سودآورتری خواهید گرفت. مثلاً این گزارش‌ها:
- گزارش میزان خرید و فروش؛
- گزارش میزان هزینه؛
- گزارش سود و زیان؛
- گزارش بیشترین کالای خریداری شده یا فروخته شده؛
- و…
راهنمای خرید نرم‌افزار صدور فاکتور برای انواع کسب و کارها
حالا که می‌دانید نرم‌افزار صدور فاکتور چه اهمیت و کاربردی دارد، احتمالاً دنبال نوع مناسب آن می‌گردید. نگران نباشید! با راهنمای خرید نرم‌افزار صدور فاکتور زیر، بهترین و مناسب‌ترین نرم‌افزار را برای کسب‌وکارتان انتخاب خواهید کرد.
قدم اول: نیازهایتان را بشناسید
چه نیازهایی دارید و انتظار دارید یک نرم‌افزار صدور فاکتور، دقیقاً چه کاری برایتان انجام بدهد؟ فهرستی از این نیازها تهیه کنید. بعد با کمک این فهرست، قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی را مشخص می‌کنید که نیاز دارید نرم‌افزار صدور فاکتور مناسب و مدنظر شما، داشته باشد. با این روش در وقت و هزینه، صرفه‌جویی کرده‌اید. برای شناسایی نیازهایتان، به این چند سؤال پاسخ بدهید:
- چه نوع کسب‌وکاری دارید؟
- از چه روش‌های دریافت و پرداختی استفاده می‌کنید؟
- نیاز به چه نوع فاکتورهایی دارید؟
- آیا قرار است فاکتورها را چاپ کنید؟
- نیاز به شخصی‌سازی فاکتورها دارید؟
- آیا نیاز دارید نرم‌افزار به ابزارهای مختلف دیگر مانند کارت‌خوان وصل شود؟
- به نرم‌افزارهای آنلاین احتیاج دارید یا آفلاین؟
- دسترسی به نرم‌افزار چقدر برایتان اهمیت دارد؟
- با چه دستگاهی می‌خواهید با نرم‌افزار کار کنید؟
- و…
قدم دوم: ویژگی‌های مختلف را در نظر بگیرید
بعد از آنکه فهرست را تهیه کردید، باید گزینه‌هایی که در آن نوشته‌اید را با ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم‌افزارهای موجود در بازار تطبیق بدهید. نرم افزارهای مختلف، ویژگی‌های متفاوتی دارند. درعین‌حال انتخاب نرم‌افزاری با نیازهای کسب‌وکار شما هماهنگ باشد ضروری است. پس اطلاعات هر نرم‌افزار را با دقت بخوانید. برخی از ویژگی‌های رایج در نرم افزارهای صدور فاکتور را در ادامه بخوانید:
- قابلیت شخصی‌سازی و سفارشی‌سازی فاکتور؛
- یادآوری پرداخت خودکار؛
- تهیه گزارش‌های مختلف و صورت‌حساب‌های دوره‌ای؛
- اتصال به ابزارهای مختلف مانند کارت‌خوان یا بارکدخوان؛
- روش‌های مختلف پرداخت و دریافت هزینه؛
- پشتیبانی از ارزهای مختلف؛
- تعیین مالیات و تخفیف؛
- ایجاد صف مشتری برای روزهای شلوغ؛
- و… .
قدم سوم: راحتی کار کردن با آن را بسنجید
به‌خاطر بسپارید که این نرم‌افزارها قرار است باری از روی دوشتان بردارند و کمکتان باشند. اگر کار کردن با آن‌ها راحت نباشد، چطور قرار است به این وظیفه عمل کنند؟ بنابراین هنگام انتخاب، به‌راحتی کار با آن‌ها توجه کنید. نوعی را تهیه کنید که سریع کار کردن با آن را یاد بگیرید و بتوانید به دیگران هم یاد بدهید. حواستان به دانش حسابداری هم باشد. شما حسابدار نیستید! پس باید نوعی را انتخاب کنید که برای کار با آن، نیازی به دانش حسابداری هم نداشته باشید.
برای بررسی این مرحله، از پشتیبان‌های نرم‌افزاری کمک بگیرید که انتخاب کرده‌اید. از آن‌ها بخواهید هر بخش و ویژگی را توضیح بدهند. اگر اشتراک رایگان دارند، حتماً از آن استفاده کنید و کارکرد نرم‌افزار را بسنجید.
قدم چهارم: قیمت‌ها را مقایسه کنید
حالا نوبت به مقایسه قیمت نرم‌افزارها با یکدیگر و بررسی تناسب آن با بودجه شماست. از بین نرم‌افزارهایی که انتخاب کردید، قیمت و قابلیت‌ها را با یکدیگر بسنجید. مسلماً باید نوعی را انتخاب کنید که در عین داشتن قیمتی مناسب، نیازهای شما را برطرف کند و قابلیت‌های مدنظرتان را هم داشته باشد. بعد قیمت آن را با بودجه‌تان هم مقایسه کنید تا خیالتان از مقرون‌به‌صرفه و مناسب بودن هزینه آن راحت باشد.
اجازه بدهید یک نکته کوچک، اما مهم را هم یادآوری کنیم. سراغ نرم‌افزارهای رایگان نروید. این نرم‌افزارها اصولاً امکانات بسیار کم و محدودی دارند و اصلاً پاسخگو نیازهای مهم شما نخواهند بود. فقط وقتتان را تلف می‌کنند. از طرف دیگر پشتیبانی مناسبی هم ندارند تا در زمان مشکل، راه‌گشا باشند. این را هم در نظر بگیرید که ممکن است بدافزار باشند و به لپ‌تاپ، کامپیوتر یا حتی گوشی تلفن همراهتان آسیب بزنند و ضرری دوچندان ببینید.
قدم پنجم: پشتیبانی را بررسی کنید
هنگام آماده کردن فهرست نیازهایتان یا بررسی ویژگی‌های مختلف، حتماً پشتیبانی را در نظر بگیرید و نحوه عملکرد این بخش برای هر نرم‌افزار را بررسی کنید. پشتیبانی خوب و باکیفیت یکی از واجبات است. اگر در استفاده از نرم‌افزار به مشکلی برخوردید و پشتیبانی خوب در اختیار نداشته باشید، چطور می‌خواهید مشکلاتتان را برطرف کنید؟
پس سراغ نرم‌افزاری بروید که راه‌های پشتیبانی متعددی دارد مثل تلفنی، حضوری، چت آنلاین، ایمیل و… ساعت کاری پشتیبانی را بررسی کنید و مطمئن شوید در این ساعات، سریعاً پاسخگو سؤال‌هایتان خواهند بود. اگر پشتیبانی، آموزش رایگان نرم‌افزار را هم داشته باشد که نور علاء نور است! بعد از اتمام این پنج قدم، تصمیم نهایی را بگیرید.
هایپریک، یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی با قابلیت صدور فاکتور!
حالا که راهنمایی‌تان کردیم چطور یک نرم‌افزار صدور فاکتور انتخاب کنید. اجازه بدهید یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی با قابلیت صدور فاکتور را هم معرفی کنیم تا همین امروز، کار با این ابزار کاربردی را شروع کنید. هایپریک، نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی است. یعنی کمک می‌کند تا امور مالی و غیرمالی فروشگاهتان را مدیریت کنید. این نرم‌افزار، در کنار قابلیت صدور فاکتورهای مختلف، شخصی‌سازی آن‌ها و…، امکانات زیر را هم دارد:
- مدیریت خرید و فروش؛
- مدیریت هزینه‌ها؛
- حسابداری؛
- انبارداری و مدیریت موجودی کالاها؛
- بانکداری و مدیریت حساب‌های بانکی؛
- مدیریت مشتریان و تأمین‌کنندگان؛
- اتصال به ابزارهای مختلف مانند کارت‌خوان، بارکدخوان، ترازو و…؛
- صدور فاکتور و پیش‌فاکتور خرید و فروش؛
- صدور فاکتور برگشت از خرید یا فروش؛
- مدیریت چک و پرداخت و دریافت‌های نسیه‌ای؛
- پشتیبانی از روش‌های پرداخت و دریافت متنوع؛
- و… .
هایپریک، آنلاین، تحت وب و ابری است. یعنی برای استفاده از آن نیازی به دانلود و نصب نیست. کافی‌ست وارد سایت هایپریک شوید، در آن ثبت‌نام کنید و اشتراک مدنظرتان را انتخاب کنید. بعد وارد نرم‌افزار می‌شوید مدیریت فروشگاه را شروع می‌کنید. هایپریک، اشتراک رایگان هفت‌روزه دارد تا با کمک آن، همه قابلیت‌ها، بخش‌ها، ویژگی‌ها و امکاناتش را بسنجید و راحتی کار با آن را بررسی کنید. در ضمن، برای کار کردن با هایپریک، نیازی به دانش حسابداری هم نیست.
در این مقاله به اهمیت صدور فاکتور آشنا شدید. درباره نرم‌افزار صدور فاکتور برای انواع کسب و کارها هم صحبت کردیم و سری هم به معرفی و بررس ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک زدیم. فراموش نکنید فاکتورها، سند تجاری به‌حساب می‌آیند و حساب‌وکتاب فروشگاه، به آن‌ها بستگی دارد. پس باید بهترین راه را برای صدور، ثبت و مدیریتشان به کار بگیرید. درباره هایپریک سؤالی دارید؟ با شماره 02143378 تماس بگیرید. پشتیبان‌های هایپریک، منتظر تماس شمایند.
سوالات متداول
1. چرا برای کسب‌وکار خود به نرم افزار صدور فاکتور نیاز دارم؟
نرم‌افزار صدور فاکتور کمک می‌کند تا فاکتورهای مختلف را دقیق، سریع و راحت ثبت کنید. این نرم‌افزارها کار محاسبه مبلغ نهایی همراه با تخفیف و مالیات را هم خودکار انجام می‌دهند.
2. آیا می‌توانم نرم افزار هایپریک را قبل از خرید امتحان کنم؟
بله. هایپریک، اشتراک رایگان 7 روزه دارد تا با استفاده از آن، قابلیت‌ها و ویژگی‌هایش را بررسی کنید.
3. هایپریک به ابزارهای مختلف وصل می‌شود؟
بله! هایپریک را می‌توانید به ابزارهای مختلف مانند کارت‌خوان، بارکدخوان، ترازو، فیش پرینتر و… وصل کنید.
