حساب‌وکتاب فروشگاه و مغازه‌ها، به فاکتورها وابسته است. فاکتورها مشخص می‌کنند که چقدر فروخته‌اید، چقدر خرید چقدر هزینه کرده‌اید و حالا باید به چه میزان مالیات بدهید، سود و زیانتان چقدر است، چقدر دارایی دارید و چقدر بدهی. بنابراین حیات حساب‌وکتاب منظم، به ثبت فاکتورها درست و بادقت بستگی دارد. از طرف دیگر این نوع از اسناد مالی برای اداره‌ی امور دارایی و سازمان مالیات هم اهمیت دارند. زیرا با کمک فاکتورها، گزارش‌های مالی رسمی تنظیم می‌شوند و در اختیار سازمان‌های مربوط قرار می‌گیرند. برای داشتن گزارش‌های رسمی و ارائه آن به سازمان‌های مالیاتی، از هر فاکتوری نمی‌توانید استفاده کنید. فقط فاکتورهای رسمی، تاییده اداره دارایی و ارزش حقوقی دارند.  حالا فاکتور رسمی چیست و یک فاکتور رسمی، چه ویژگی‌هایی دارد؟ در ادامه مطلب مفصل درباره این موضوع صحبت کرده‌ایم. با Hyperyek همراه باشید.

فاکتور رسمی فروش چیست؟

فاکتور یک سند مالی است که جزئیات معامله خرید و فروش در آن نوشته می‌شود. فاکتورهای رسمی مورد تایید اداره دارایی‌اند و ارزش حقوقی دارند زیرا بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده‌اند. در صورتی که فاکتورهای غیر رسمی، صرفا برای اطلاع مشتری از جزئیات خریدش نوشته می‌شوند و استانداردهای اداری دارایی را ندارد. این فاکتورها چاپی‌اند و شماره سریال مشخص دارند.

این روزها با شروع به کار کردن سامانه مودیان، فاکتورهای رسمی هم از حالت قبلی خود خارج شده‌اند و می‌توان گفت جای خود را به صورت‌حساب‌های الکترونیکی داده‌اند. یعنی باید از تاریخ تاریخ 1401/01/01 تمام شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی مانند فروشگاه و مغازه‌ها، فاکتورهای رسمی خود را به شکل صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان ثبت کنند. فراموش نکنید که فقط هفت روز بعد از تاریخ صدور فاکتور رسمی، فرصت دارید آن را در سامانه مودیان ثبت کنید.

فاکتور رسمی چه ویژگی‌هایی دارد؟

تا اینجای مقاله متوجه شدید که فاکتور رسمی، مورد تایید اداره دارایی است و یک سند مالی به حساب می‌آید. به نظر شما، یک فاکتور باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد تا رسمی به حساب بیاید و ارزش حقوقی داشته باشد؟ شماره سریال یا شماره فاکتور، اطلاعات دقیق خریدار و فروشنده، تخفیف، مالیات و عوارض، امضاء و مهر.

شماره سریال یا شماره فاکتور

یک فاکتور رسمی باید شماره سریال یا شماره فاکتور داشته باشد. اگر فاکتورهایتان شماره نداشته باشند، رسمیت ندارند و هنگام انجام کارهای اداری مالی، به مشکل برخواهید خورد. اگر همچنان از فاکتورهای رسمی چاپی استفاده می‌کنید، پس باید شماره سریال فاکتور را با رنگ قرمز و در قالب افست، ملخی  یا با کمی برجستگی چاپ کنید تا راحت شناسایی شود. چاپ دیجیتالی و شماره‌های زدن‌های معمولی قبول نیست. برای چاپ این فاکتورها نیز باید نکات زیر را رعایت کنید:

• از کاغذ تحریر 80 گرمی برای استفاده در پرینتر استفاده کنید؛
• از کاغذ تحریر 60 گرمی جهت نوشتن دستی استفاده کنید؛
• فاکتور باید 3 برگی باشد؛
• از کاغذ a4 یا a5 استفاده کنید.

اطلاعات دقیق خریدار و فروشنده

تمام اطلاعات خریدار و فروشنده با جزئیات باید در آن باشد. این اطلاعات شامل چه چیزهایی می‌شود؟

• نام و نام خانوادگی؛
• آدرس؛
• شماره موبایل؛
• شماره تلفن؛
• کد پستی؛
• کد ملی یا شناسه ملی.

تخفیف، مالیات و عوارض

یک نگاهی به فاکتورهای رسمی بیندازید. در این فاکتورها چند نوع رقم می‌بینید. قیمت واحد هر کالا، مقدار تخفیف هر کالا، مالیات و عوارض هر کالا و مجموع این دو رقم برای هر کالا نوشته شده‌است. در قسمت پایینی فاکتور، جمع مبلغ بدون احتساب مالیات، جمع تخفیف جمع، عوارض و مالیات بر ارزش افزود و در نهایت جمع مبلغ به ریال ثبت می‌شود. چیزی که خریدار پرداخت می‌کند، همین جمع مبلغ به ریال است. یک فاکتور رسمی تمام این موارد را به صورت دقیق دارد.

امضاء و مهر

در انتهای هر فاکتور، جایی برای امضاء و مهر خریدار و فروشنده در نظر گرفته می‌شود. فاکتورهای بدون امضاء و تایید هر یک از طرفین، مورد تایید و قبول اداره دارایی نیستند. بنابراین این قسمت را نباید فراموش کنید. این مهر و امضاء باید بدون خط خوردگی باشند.

فاکتور رسمی فروش چیست؟

در واقع فاکتور از لحاظ رسمیت، به دو دسته رسمی و غیر رسمی تقسیم می‌شوند. فاکتور رسمی را که شناختید. کاربرد فاکتور رسمی برای فروشگاه‌ها یا کسب‌وکارهایی است که باید فاکتورهای خودشان را به اداره مالیات و دارایی تحویل بدهند. اطلاعات مالیات بر ارزش افزوده هم دقیق در آن‌ها ثبت شده است. دیگر تفاوت‌های فاکتور رسمی و غیر رسمی را در بخش بعدی بررسی خواهیم کرد.

اگر بخواهیم انواع فاکتور را از لحاظ ظاهری بررسی کنیم، باید سراغ مدل سربرگ‌دار و بدون سر‌برگ برویم. مدل بدون سربرگ را می‌توانید از لوازم‌التحریری‌ها یا لوازم اداری بخرید. سربرگ‌دارها را باید با کمک چاپخانه‌ها، به صورت اختصاصی طراحی و چاپ کنید. این نکته را فراموش نکنید که معمولا فاکتورهای رسمی سه برگی‌اند و فاکتورهای غیر رسمی دو برگی. چرا که فروشنده‌ها باید یک برگ را در اختیار اداره مالیات قرار بدهند

همچنین بخوانید:

انبارگردانی چیست و چگونه انبارگردانی کنیم؟

تفاوت فاکتور فروش غیر رسمی و رسمی چیست؟

با فاکتور رسمی و ویژگی‌های ظاهری مخصوص آن آشنا شدید. بعضی از فروشنده‌های کم تجربه، فاکتور رسمی را با فاکتور غیر رسمی، اشتباه می‌گیرند. باید بگوییم این دو فاکتور باهم متفاوت‌اند. از چه لحاظ؟ در ادامه مطلب بخوانید:

اعتبار قانونی

اولین مورد اعتبار قانونی است. رسمی‌ها اعتبار قانونی بیشتری نسبت به فاکتور غیر رسمی دارند. پس بهتر است همیشه، از فروشنده فاکتور رسمی بخواهید.

اطلاعات خریدار و فروشنده

 در مدل رسمی، همانطور که گفتیم باید اطلاعات خریدار و فروشنده به‌صورت دقیق و با جزئیات تمام آورده شود. این موضوع در فاکتور غیر رسمی صدق نمی‌کند و نیاز چندانی به آوردن اطلاعات کامل فروشنده نیست.

مقررات مالی و حقوقی

مدل رسمی باید با قوانین مالی و حقوقی کشور و محلی تطابق داشته باشد که تراکنش در آن انجام می‌شود. یعنی فاکتور فروش رسمی کشور ایران، باید مناسب با قوانین مالی و حقوقی ایران تنظیم شود. در صورتی برای صدور غیر رسمی‌ها، نیازی به این سختگیری‌ها نیست و عمدتا با قوانین مالی و حقوقی محلی تنظیم می‌شوند.

مالیات

اگر کالاهای شما مالیات دارند و مالیات در مبلغ نهایی محاسبه می‌شود، باید در فاکتور جزئیات عوارض و مالیات بر هر کالا و جمع آن‎ها برای کل فاکتور به صورت جداگانه نوشته شود. این امر در مدل غیر رسمی واجب نیست.

امضا و تایید

در بخش قبلی اشاره کردیم فاکتوری که امضا و تایید هر دو طرف معامله را نداشته باشد، مورد تایید دارایی نیستند و رسمی به حساب نمی‌آیند. اما در فاکتور غیر رسمی امضای فروشنده نیاز نیست.

نقش در اختلافات حقوقی

امیدواریم هیچگاه دچار اختلافات مالی نشوید. اما اگر روزی درگیری این مشکلات شدید، فاکتور رسمی نجاتتان می‌دهد و نه فاکتور فروش غیر رسمی. این مدل، به فروشنده و مشتری اجازه می‌دهد تا جزئیات دقیق تراکنش را مشخص کنند و برای اختلافات مالی احتمالی، سند و مدرک داشته باشند. اما فاکتور غیر رسمی معمولا جزء مدارک مهم در اختلافات حقوقی به حساب نمی‌آید.

صورت حساب الکترونیکی چیست؟

همانطور که گفتیم با شروع کار سامانه مودیان، فاکتور رسمی جای خود را به صورت‌حساب‌ الکترونیکی داد. این صورت‌حساب‌ها مستقیم در سامانه مودیان بارگذاری می‌شوند تا بتوان میزان مالیات هر فروشگاه را از روی آن‎ها محاسبه کرد. صورت‌حساب‌های الکترونیکی به سه دسته تقسیم می‌شوند. در ادامه با آن‎ها آشنا شوید:

صورتحساب الکترونیکی نوع اول

در نوع اول تمامی اطلاعات مربوط به خریدار، فروشنده، موضوع معامله و نحوه تسویه آن را می‌نویسیم. منظور از موضوع معامله، کالا یا خدماتی است که فروخته‌اید.

صورتحساب الکترونیکی نوع دوم

در نوع دوم فقط اطلاعات فروشنده و اطلاعات کالا و خدمات را می‌نویسیم. یعنی دیگر نیازی به نوشتن اطلاعات مشتری نیست. باید بگوییم در این صورت‌حساب، هیچ گونه اعتبار مالیات بر ارزش افزوده را نمی‌توان محاسبه کرد.

صورتحساب الکترونیکی نوع سوم

رسیدهایی را دیده‌اید که دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت الکترونیک تحویلتان می‌دهد؟ نوع سوم، همین رسیدهایند. در این نوع کمترین میزان اطلاعات نسبت به دو نوع دیگر نوشته شده‌است. مشخصات خریدار، کالا و خدمات در این صورتحساب مشخص نیست و فقط نام فروشنده را روی آن می‌بینید. این نوع صورت‌حساب را می‌توان شخصی‌سازی کرد.

چرا باید به مشتریان خود فاکتور بدهیم؟

لازم نیست به همه مشتری‌ها فاکتور رسمی بدهید. اما بهتر است فاکتور فروش غیر رسمی را در اختیار همه مشتری‌هایتان بگذارید. چون فاکتور فروش باعث ایجاد حس احتماد و رضایت در مشتری می‌شود. در واقع منظورمان از فاکتور مشتری، فیش‌پرینت است. با ارائه فیش، مشتری از جزئیات خریدش با خبر می‌شود و با رضایت کامل هزینه را پرداخت می‌کند.

احتمالا شماهم تجربه خرید کردن بدون فاکتور را داشته‌اید. هنگامی که فروشنده بدون فاکتور قیمت را اعلام می‌کند، حس ناخوشایند بی‌اعتمادی را دارید. شاید تا مدتی بعد از خرید هم ذهنتان درگیر باشد که نکند کالا یا خدمات را گران‌تر از حد معمول خریده‌اید! فاکتور دادن یک روش راحت برای ایجاد حس اعتماد در مشتری است. با این راه مشتری به شما اعتماد می‌کند و برای خرید بعدی، باز هم سراغتان خواهد آمد.

خیلی از مشتری‌های شما حساب‌وکتابشان را در جایی ثبت می‌کنند. این فاکتورها کمکشان می‌کند تا بدون اشتباه خرج‌ و مخارجشان را حساب کنند. با این کار، حساب و کتاب کردن را هم برای آن‎ها راحت‎تر خواهید کرد. بنابراین با ارائه یک فاکتور فروش مرتب، دقیق و صادقانه، مشتری‌های ثابت و وفادار خواهید داشت.

آیا هایپریک به مشتریان فاکتور رسمی فروش می‌دهد؟

هایپریک را می‌شناسید؟ این نرم‌افزار یک حسابدار هوشمند تحت وب است. در واقع هایپریک یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی است که به مدیریت فروشگاه و امور مالی آن کمک می‌کند. این نرم افزار بخش مدیریت خرید و فروش دارد که در آن، می‌توانید فاکتور خرید و فروش ثبت و چاپ کنید. اگر اطلاعات خریدار و فروشنده را به صورت کامل وارد کنید، فاکتور رسمی خواهید داشت.

حالا می‌دانید فاکتور رسمی فروش چیست؟ فاکتوری که سند مالی فروشگاهتان به حساب می‌آید و اعتبار حقوقی دارد. هنگام ثبت فاکتور رسمی، حواستان به مواردی باشد که در مقاله مرور کردیم. نبود هر کدام از آن‌ها، به اعتبار فاکتورتان ضربه می‌زند. شما برای مدیریت دخل‌وخرج مغازه از کدام نوع فاکتور استفاده می‌کنید؟

سوالات متداول

1. فاکتورهایی که با اسکل و پرینتر معمولی چاپ شده‌اند را اداره دارایی قبول می‌کند؟

خیر. فاکتورهای رسمی حتمال باید شماره سریال برجسته با رنگ قرمز داشته باشند.

2. فاکتورهای نرم افزار حسابداری معتبر، جزء فاکتورهای رسمی به حساب می‌آیند؟

اگر از نرم افزار حسابداری معتبر استفاده کنید که سیستم مالی یکپارچه دارد، فاکتورهای رسمی خواهید داشت.

3. اداره دارایی فاکتور خرید و فروشی را تایید می‌کند که مشخصات فروشنده دارد، ولی ارزش افزوده ندارد؟

اداره دارایی در صورتی فاکتور فروش کالا و خدمات را تایید می‌کند که مدارک رسمی برای خرید یا فروش را داشته باشید.

4. اداره مالیات عکس فاکتور رسمی را هم تایید می‌کند؟

خیر. فاکتور رسمی حتما باید چاپ شده و شماره سریال و مشخصات استاندارد را داشته باشد. اداره مالیات عکس فاکتور رسمی یا کپی آن را تایید نمی‌کند.