مدیریت کالاهای به نقطه سفارش رسیده

نقطه سفارش مجدد یعنی یک کالا، به تعداد مشخص و خاصی رسیده است که باید دوباره سفارش آن را برای موجود کردن به ویزیتور بدهید. مدیریت کالاهای به نقطه سفارش رسیده نیز به همین معناست. در این مقاله قرار است مفصل درباره نقطه سفارش مجدد (ROP) صحبت کنیم، محاسبه کردن میزان آن را یاد بگیریم، درباره عوامل مختلف مؤثر در آن صحبت کنیم و… . بعد از خواندن این مقاله، موجودی انبار و مغازه‌تان را بهتر کنترل خواهید کرد.

نقطه سفارش مجدد (ROP) چیست؟

نام فنی کالاهای به نقطه سفارش رسیده، نقطه سفارش مجدد یا ROP که حروف اختصاری Reorder Point است. هنگامی که میزان موجودی کالای خاصی به یک حد مشخص برسد، صاحب کسب‌وکار باید برای سفارش مجدد آن، اقدام کند. برویم سراغ مثال همیشگی‌مان. فرض کنید آقای سمندری 13 کارتن چیپس باتو باربیکیو موجود در مغازه دارد. آقای سمندری می‌داند این 13 کارتن برای 2 ماه کافیست و تقریبا یک هفته هم طول می‌کشد تا سفارش مجدد چیپس‌ها برسد.  پس فرضا زمانی که تعداد کارتن‌های چیپس به 3 کارتن رسید، باید سفارش جدید را ثبت کند. در واقع نقطه سفارش مجدد چیپس باتو برای مغازه آقای سمندری، 3 کارتن است. زمانی که هنگام رسیدن موجودی محصول به نقطه سفارش، دوباره آن را سفارش می‌دهید، در اصل دارید از صفر شدن موجودی آن کالا و ایجاد نارضایتی در مشتریان جلوگیری می‌کنید.

کالاهای به نقطه سفارش رسیده یا نقطه سفارش مجدد، جزء نقاط کنترلی‌اند. در مبحث کنترل موجودی انبار، نقاط کنترلی وجود دارد که نشان می‌دهند حداکثر موجودی مورد نیاز یک کالا در انبار چقدر است. با این نقاط کنترلی، از انباشته شدن بیش از حد کالاها، خرابی و فاسد شدن و ایجاد ضایعات بیش از اندازه جلوگیری خواهید کرد.

چطور نقطه سفارش مجدد را محاسبه کنید؟

مدیریت کالاهای به نقطه سفارش رسیده و کاربرد نقطه سفارش، بیشتر برای کسب‌وکارهایی است که در شرایط چندان پیش‌بینی‌شده‌ای ندارند و ترجیح می‌دهند همیشه مقداری از کالا را موجود داشته باشند. برای‌آنکه بتوانید نقطه سفارش را محاسبه کنید، باید از فرمول زیر کمک بگیرید.

(میانگین استفاده روزانه × زمان انجام سفارش) + موجودی اطمینان = نقطه سفارش مجدد

در این فرمول، مقداری با نام «موجودی اطمینان» را می‌بینید. موجودی اطمینان را با نام ذخیره احتیاطی نیز می‌شناسند. در واقع موجودی اضافه کسب‌وکارها است. هر کسب‌وکاری، برای مواقع خاص، موجودی اضطراری هم در انبار نگه می‌دارد تا نیاز مشتری را در هر شرایطی تأمین کند. میزان موجودی اطمینان را با کمک فرمول زیر به دست بیاورید:

میانگین استفاده روزانه × میانگین زمان انجام سفارش – (حداکثر استفاده روزانه × حداکثر زمان انجام سفارش) = موجودی اطمینان

بگذارید به مثال آقای سمندری بازگردیم و از این فرمول برای محاسبه نقطه سفارش مجدد چیپس باتو استفاده کنیم. فرض کنید آقای سمندری روزانه 20 عدد چیپس می‌فروشد. برای تأمین این محصول نیز، 5 روز زمان کافی است. آقای سمندری برای این 5 روز هم در انبار جنس دارد تا خواسته هیچ مشتری را زمین نزند. موجودی اطمینان محصول برای این 5 روز هم 50 عدد چیپس است. به‌این‌ترتیب، نقطه سفارش چیپس برای مغازه آقای سمندری، به شکل زیر است:

150 = (20 × 5) + 50

بنابراین هر زمانی که میزان موجودی چیپس در مغازه آقای سمندری به 150عدد رسید، باید برای سفارش مجدد آن اقدام کند.

همچنین بدانید:

10 ترفند برای افزایش فروش سوپرمارکت

عوامل مهم در محاسبه کالاهای به نقطه سفارش رسیده

نحوه محاسبه نقطه سفارش مجدد را یاد گرفتید. اشاره کوچکی هم به موجودی اطمینان کردیم. به نظر شما، چه عواملی روی میزان نقطه سفارش تأثیرگذار است؟ هرچه دقیق‌تر این مقدار را محاسبه کنید، بهتر موجودی انبار را کنترل خواهید کرد و ضایعات یا خرابی‌های کمتری خواهید داشت. عواملی اصلی برای محاسبه کالاهای به نقطه سفارش رسیده را در ادامه بخوانید که باید به آن‎ها توجه کنید:

• بررسی دقیق موجودی با اطلاعات صحیح و مطمئن؛
• به‌روزرسانی اطلاعات کالاها در انبار؛
• بررسی سرعت رسیدگی به سفارش‌های شرکت تأمین‌کننده؛
• بررسی مکان و شرایط نگهداری کالا در انبار با توجه به زمان سفارش.

بررسی کردن هر کدام از گزینه‌های بالا، به پیشگیری از خرابی و انباشته شدن بیش از حد کالاها در انبار جلوگیری می‌کند.

چطور نقطه سفارش مجدد را کنترل و بررسی کنیم؟

مسلماً کنترل کردن موجودی با روش‌های سنتی و به‌صورت دستی، دیگر جوابگو نیست؛ درعین‌حال، احتمال اشتباه‌کردن هم در این روش‌ها زیاد است. از طرف دیگر، نمی‌توان هر روز موجودی کالاها را بررسی کرد تا متوجه شد کدام کالا به نقطه سفارش رسیده. پس چاره کار چیست؟ استفاده از تکنولوژی و روش‌های نوین!

یک نرم‌افزار انبارداری یا حسابداری فروشگاهی تهیه کنید تا کمک کند سریع، راحت و بدون خطا، موجودی کالاها را بررسی و مدیریت کنید. به‌عنوان‌مثال، در نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک، می‌توانید نقطه سفارش مجدد، زمان انتظار، حداقل موجودی، مقدار سفارش بهینه و… را مشخص کنید. زمانی که میزان موجودی یک کالا به نقطه سفارش رسید، نرم‌افزار به شما هشدار می‌دهد و یادآوری می‌کند که باید کالای روبه‌اتمام را سفارش دهید.

آیا می دانید:

مدیریت مواد غذایی تاریخ مصرف‌دار در سوپرمارکت

آیا کالاهای به نقطه سفارش رسیده عددی ثابت است؟

مسلماً خیر! همه چیز بستگی به نوع محصول و حتی تغییر شرایط دارد. به‌عنوان‌مثال، نقطه سفارش مجدد لبنیات که تاریخ انقضای نزدیکی دارند، کمتر از کالاهایی مانند تنقلات است که دیرتر فاسد می‌شوند. این مقدار بر اساس عوامل زیر تغییر می‌کند:

• چرخه خرید هر محصول؛
• میزان فروش فروشگاه؛
• میزان علاقه مشتریان به محصول؛
• و… .

درباره مدیریت کالاهای به نقطه سفارش رسیده صحبت کردیم و فرمول به دست آوردن این مقدار را هم معرفی کردیم. فراموش نکنید محصولات موجود در فروشگاه شما، سرمایه‌های غیرنقدی شمایند. بنابراین باید از همه ابزارهای موجود استفاده کنید تا به بهترین شکل، آن‌ها را مدیریت کنید. یکی از ابزارهای عالی برای انبارداری و مدیریت موجودی کالا، نرم‌افزارهای حسابداری‌ فروشگاهی‌اند. نرم‌افزارهایی که در کنار انجام امور حسابداری، بخشی مختص به انبارداری هم دارند تا بتوانید صفر تا صد امور فروشگاه را به نحو احسن و فقط با یک ابزار، مدیریت کنید. هایپریک نیز، نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی است که بخش حسابداری و انبارداری دارد. اگر می‌خواهید بیشتر با هایپریک آشنا شوید، با شماره 02143378 تماس بگیرید. مشاورین هایپریک، در خدمت شما خواهند بود.

سوالات متداول

1. نقطه سفارش مجدد چیست؟

هنگامی که میزان موجودی کالای خاصی به یک حد مشخص برسد، صاحب کسب‌وکار باید برای سفارش مجدد آن، اقدام کند. به این حد مشخص، نقطه سفارش مجدد می‌گوییم.

2. چطور نقطه سفارش مجدد را محاسبه کنیم؟

از این فرمول کمک بگیرید: (میانگین استفاده روزانه × زمان انجام سفارش) + موجودی اطمینان = نقطه سفارش مجدد

3. موجودی اطمینان چیست؟

موجودی اطمینان را با نام ذخیره احتیاطی نیز می‌شناسند. در واقع موجودی اضافه کسب‌وکارها است. هر کسب‌وکاری، برای مواقع خاص، موجودی اضطراری هم در انبار نگه می‌دارد تا نیاز مشتری را در هر شرایطی تأمین کند.