فهرست مطالب
یکی از بخش‌های مهم در مدیریت حسابداری، ثبت سند حسابداری است. سندی که تمام اطلاعات معامله در آن ثبت می‌شود. یک کاربرد مهم سند حسابداری، تقسیم‌بندی و دسترسی سریع به تمامی رخدادهای مالی کسب‌وکار شماست. در این مقاله قرار است درباره چیستی سند حسابداری و انواع آن صحبت کنیم. برای آشنایی با انواع سند حسابداری ادامه مطلب را با دقت بیشتری بخوانید.
سند حسابداری چیست؟
سند حسابداری نشان‌دهنده تاثیرات یک رویداد کاری و مالی در سیستم حسابداری است. ثبت و درج یک رویداد مالی که حداقل یک بستانکار و یک بدهکار داشته باشد و در طول یک فرآیند مالی مشخص رخ بدهد را سند حسابداری می‌گوییم. در کنار این دو، باید تاریخ دقیق، دوره مالی، مبلغ و حساب‌ها هم در سند درج شود. قبل از آنکه در دفتر روزنامه رویدادهای مالی را ثبت کنید، باید سند حسابداری را ایجاد کنید. همه رویدادهای مالی از روی یک سری اسناد اولیه، مثل فاکتورهای خرید و فروش در سندهای حسابداری ثبت می‌شوند. یادتان نرود که در هر سند حسابداری طرف بدهکار باید دقیقا برابر با طرف بستانکار باشد.
اجزاء تشکیل‌دهنده سند حسابداری
برای آنکه بتوانید دقیق‌تر سند حسابداری را درک کنید، بهتر است سری به اجزاء تشکیل‌دهنده آن بزنیم. البته در بخش تعریف سند حسابداری، به اجزاء تشکیل‌دهنده آن اشاره کردیم. این سند از اجزاء زیر تشکیل شده‌است:
آرتیکل سند حسابداری
به ثبت و درج یک رویداد مالی آرتیکل می‌گویند که حداقل یک طرف بدهکار و بستانکار داشته باشد. هر آرتیکل شامل مبلغ، شرح و کد حساب است. هر آرتیکل توضیحات مربوط به آن رویداد مالی و شماره ردیف هم دارد.
تاریخ سند حسابداری
همانطور که گفتیم اسناد حسابداری برای ثبت تراکنش‌های مالی ایجاد می‌شوند. بنابراین باید تاریخ تراکنش‌های مالی، دقیق در سند حسابداری باشد.
شماره سند حسابداری
برای هر سند، بر اساس سیستم شماره‌گذاری مدیریت مالی‌تان، باید یک شماره سند در نظر بگیرید. به‌عنوان مثال، سیستم شماره‌گذاری کسب‌وکار شما شامل گروه حساب‌ها، حساب‌های کل، کد پروژه یا حتی کد قرارداد است.
بستانکار و بدهکار
برای ثبت سند حسابداری ساده باید حساب بدهکار، مبلغ بدهکاری، حساب بستانکار و مبلغ بستانکاری را هم مشخص کنید. ممکن است چند بدهکار و چند بستانکار داشته باشید که می‌توانید همه آن را وارد سند حسابداری کنید.
تهیه کننده و تأییدکننده سند حسابداری
بهتر است سند حسابداری نام تهیه‌کننده سند و نام فردی را داشته باشد که سند حسابداری را کنترل و تأیید کرده‌است.
کاربرد سند حسابداری
برای تهیه گزارش‌های مالی که سازمان‌های نظارتی و مالیاتی به آن‌ها نیاز دارند، باید دفتر روزنامه و دفتر کل داشته باشید. در دفتر روزنامه، هر روز سندهای حسابداری را ثبت می‌کند. در پایان دوره مالی، سندهای حسابداری را به حساب‌های مربوطشان در دفتر کل منتقل می‌کنید. بعد از اطلاعات موجود در دفتر کل، گزارش‌هایی را آماده می‌کنید که سازمان‌های نظارتی و مالیاتی برای حسابرسی مالی کسب‌وکارها به آن‌ها نیاز دارند.
همچنین بدانید:
اگر می‌خواهید گزارش‌های مالی منظم و موثقی داشته باشید، باید ثبت این اسناد را جدی بگیرید. تمام فاکتورهای خرید و فروش، قبض‌ها، رسیدها و … باید به‌عنوان یک سند حسابداری ثبت شوند. با این کار، میزان خطا در ثبت رویدادهای مالی کمتر خواهد شد. نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک، بعد از ثبت هر فاکتور، سند حسابداری را به‌صورت خودکار در دفتر روزنامه ثبت می‌کند تا حسابی دقیق داشته باشید.
مهم‌ترین هدف ثبت سند حسابداری، جمع آوری اسناد مالی منظم و مرتب است. با ثبت کردن روزانه اسناد حسابداری در دفتر روزنامه، از تغییر، تحریف یا دستکاری در آن‌ها جلوگیری می‌کنید. همچنین نیازی نیست نگران گم شدن اطلاعات مالی یا از بین رفتن آن‌ها باشید.
اگر سند حسابداری ثبت نکنید چه می‌شود؟ آن وقت دیگر دفتر روزنامه و در نتیجه آن، دفتر کل و گزارش‌های مالی الزامی را نخواهید داشت. بنابراین، در امور مالیاتی و حسابرسی به مشکل بر می‌خورید و جریمه‌های مالی و غیر مالی در انتظارتان خواهد بود.
انواع سند حسابداری
حالا که می‌دانید سند حسابداری چیست، از چه اجزائی تشکیل شده‌است و به چه کاری می‌آید، وقتش است با انواع آن آشنا شوید.
سند ساده و مرکب
دو نوع اصلی سند حسابداری، ساده و مرکب نام دارند. سند ساده، نوعی است که در آن یک طرف بستانکار و یک طرف بدهکار وجود دارد. سند مرکب هم برای زمانی است که طرف بستانکار یا بدهکار، بیشتر از یک نفر باشند. احتمالا در اینترنت اسم سند دائمی و موقت را هم دیده باشید. سند موقت را می‌توانید بعدا اصلاح یا حذف کنید. اما سند دائمی را نمی‌شود تغییر داد، قابل اتکاست و اعتبار بیشتری دارد.
سند افتتاحیه
افتتاحیه یعنی شروع! هنگام شروع دوره مالی جدید، یک سند افتتاحیه خواهید داشت. در این سند مانده حساب دوره مالی قبلی آورده می‌شود. تا وقتی این سند تنظیم نشود، حسابدار نمی‌تواند ثبت دوره مالی جدید را شروع کند. یک سند افتتاحیه شامل دارایی‌های شما، سرمایه کلی و میزان بدهی‌های شرکت است. یعنی همان بدهکار، بستانکار و مبلغ!
اگر سند حسابداری ثبت نکنیم جریمه می‌شویم؟
ثبت نکردن اسناد حسابداری به معنی نداشتن دفتر روزنامه و دفتر کل است. باید بگوییم بله! اگر دفتر روزنامه و کل نداشته باشید، جریمه خواهید شد. طبق ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم، همه مودیان، مکلف به نگهداری دفاتر قانونی‌اند و در صورت تسلیم نکردن ترازنامه، حساب سود و زیان یا ارائه نکردن دفترهای پلمپ شده رسمی مانند دفتر روزنامه و کل، مشمول جریمه‌ای معادل بیست درصد (۲۰%) مالیات خواهند شد.
مشمولان قانون مالیات، باید دفاتر قانونی پلمپ شده روزنامه و کل را تهیه و اسناد حسابداری را در آن ثبت کنند تا اگر با درخواست رسیدگی ممیزان سازمان امور مالیاتی مواجه شدند، بتوانند این دفترها را ارائه بدهند. چطور دفاتر قانونی پلمپ شده بگیریم؟ وارد سایت ایران شرکت شوید و درخواستتان را ثبت کنید.
آموزش ثبت سند حسابداری در نرم افزار هایپریک
گفتیم که همه کسب‌وکارها باید دفاتر حسابداری برای ثبت سند داشته باشند. مودیان یا همان افراد مشمول قانون مودیان، می‌توانند از نرم‌افزارهای حسابداری الکترونیک استفاده کنند و باید سندهای حسابداری را در دفتر روزنامه این نرم‌افزارها ثبت کنند. نرم افزار هایپریک، یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی است که با کمک آن می‌توانید بخش‌های مختلف فروشگاه را مدیریت کنید. بخش‌هایی مانند خرید، فروش، هزینه، انبارداری، حسابداری، صندوق فروشگاهی، مشتریان، تامین‌کنندگان و … . برای کار کردن با هایپریک و حسابداری مغازه، نیازی به دانش حسابداری هم ندارید. در هایپریک بعد از ثبت هر فاکتور، سند حسابداری آن خودکار در دفتر روزنامه ثبت می‌شود و نیازی نیست آن را دستی ثبت کنید. با این روش، مشکلی در حساب‌وکتاب‌هایتان پیش نمی‌آید و از خطاهای احتمالی، دور خواهید ماند.
این مقاله را با دقت خواندید؟ پس آشنایی با انواع سند حسابداری تکمیل شد. حالا می‌دانید سند حسابداری چیست، چه کاربردی دارد، اجزاء آن را شناختید و درباره انواعش هم صحبت کردیم. ثبت سند حسابداری به‌صورت منظم، کمکتان می‌کند تا یک حساب موثق و دقیق داشته باشید. Hyperyek، حسابداری هوشمند و خستگی‌ناپذیر شماست که می‌توانید حسابداری فروشگاهتان را به دستان پرتوان آن بسپارید. هایپریک، اشتراک رایگان هفت روزه هم دارد که می‌توانید با کمک آن، ویژگی‌ها و امکانات هایپریک را بررسی کنید. برای خرید اشتراک هایپریک یا استفاده از اشتراک رایگان، از صفحه لیست قیمت اقدام کنید.
سوالات متداول
1. سند حسابداری چیست؟
سند حسابداری نشان‌دهنده تاثیرات یک رویداد کاری و مالی در سیستم حسابداری است. یعنی برای هر رویداد مالی، مانند خرید، فروش یا هزینه، باید یک سند حسابداری در دفتر روزنامه ثبت کنید.
2. سند حسابداری چه اجزائی دارد؟
سند حسابداری دارای بخش‌های آرتیکل (بدهکار و بستانکار)، تاریخ، شماره سند، تهیه‌کننده و بعضا تایید‌کننده سند است.
