فهرست مطالب
همۀ ما می‌دانیم که حسابداری مغازه کار راحتی نیست. اگر صاحب فروشگاه یا مغازه‌اید مثل لوازم یدکی، دائما باید حواستان به هزار کار کوچک و بزرگ باشد؛ مخصوصا روزهایی که مغازه پررونق است و مشتری‌های زیادی دارد. احتمال اشتباه کردن در حساب‌وکتاب هم که همیشه وجود دارد. بعضی وقت‌ها این اشتباه‌ها جبران‌پذیرند. اما در بعضی از مواقع اشتباه کردن، ضررهای مالی جدی به سود مغازه میزند. برای دور ماندن از این اشتباه‌ها، باید یک روش مدیریت حسابداری انتخاب کنید که کارها در آن با دقت انجام شوند. به نظر شما بهترین روش مدیریت حسابداری برای فروش در مغازه کدام است؟ در ادامۀ مطلب، پاسخ این سوال را پیدا خواهید کرد.
حسابداری مغازه چه بخش‌هایی دارد؟
قبل از آنکه سراغ معرفی و بررسی بهترین روش مدیریت حسابداری مغازه برویم، بهتر است نگاهی به بخش‌های مربوط به حسابداری مغازه بیندازیم. بخش‌هایی که مستقیم و غیر مستقیم، روی دخل‌وخرج مغازه و حساب‌وکتابش تاثیر دارند. بخش‌هایی مانند:
- خرید و فروش؛
- هزینه‌ها و چک؛
- صدور پیش‌فاکتور و فاکتورهای مختلف؛
- موجودی‌های انبار؛
- تنظیم فاکتورهای و رسمی و مالیاتی؛
- محاسبۀ ترازنامۀ فروشگاه؛
- محاسبۀ صورت سود و زیان فروشگاه.
مدیریت کردن همه بخش‌های بالا، کار آسانی نیست. تنوع زیاد کارها حسابی گیجتان خواهد کرد. بنابراین باید دنبال روشی برای مدیریت حسابداری فروشگاه باشید که تمام موارد بالا را پوشش بدهد و کمکتان کند راحت‌تر، سریع‌تر و با دقت بیشتری کارها را پیش ببرید.
اینجاست که باید از تکنولوژی کمک گرفت. یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی هوشمند، بخش حسابداری و قسمت‌های مختلف مغازه را به عهده می‌گیرد. در واقع یک حسابدار هوشمند دارید که مدیریت خرید و فروش، هزینه‌ها، حسابداری، انبارداری، مدیریت مشتریان و تامین‌کنندگان جزء وظایف اصلی اوست.
کاربرد نرم افزار مدیریت حسابداری برای فروش
بهترین روش حسابداری برای فروش در مغازه، کمک گرفتن از یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی هوشمند است. نرم‌افزاری که همیشه کمکتان کند حساب‌وکتاب فروشگاه یا مغازه را تحت کنترل بگیرید. در واقع حساب‌وکتاب آسان، با آن امکان‌پذیر است. این نرم‌افزارها با خودکار کردن کارهای روتین، سرتان را خلوت می‌کنند تا وقت بیشتری برای انجام کارهای واجب‌تر داشته باشید. چه کارهایی را می‌توانید به دستان پرتوان یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی هوشمند و کاربردی بسپارید؟ در ادامه بخوانید.
مدیریت فاکتورهای خرید و فروش
برای آنکه بتوانید خرید و فروش را با دقت تحت نظر بگیرید، به چه چیزی نیاز دارید؟ بله! فاکتورهای خرید و فروش درست و دقیق. هرچه فاکتورهای منظم‌تری داشته باشید، حساب‌وکتاب مرتب‌تر و دقیق‌تری خواهید داشت. با یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی می‌توانید سریع و راحت، پیش فاکتور و فاکتورهای خرید و فروش را ثبت کنید؛ فاکتورهایی که جزئیات لازم را دارند. یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی معتبر، در بخش خرید و فروش، چه امکاناتی را در اختیارتان می‌گذارد؟ در ادامه نوشته‌ایم:
- ثبت پیش‌فاکتور و فاکتور خرید و فروش؛
- ثبت فاکتورهای برگشت از خرید و فروش؛
- انواع روش‌های پرداخت و دریافت نقدی، کارت‌خوان، چک و نسیه؛
- امکان تعریف و ویرایش سریع اطلاعات کالاها هنگام خرید و فروش؛
- ثبت حوالۀ ورود و خروج انبار خودکار.
مدیریت تخفیف‌ها و مالیات
احتمالا شما هم به عنوان مدیر فروشگاه یا مغازه، از حساب کردن تخفیف‌ها و مالیات هر فاکتور خسته و کلافه شده‌اید. حق هم دارید. مواقعی که جشنواره‌های تخفیفی شروع می‌شوند، به قدری تعداد فروش و فاکتورهای آن بالا می‌رود که برای محاسبه میزان تخفیف هر فاکتور، سردرگم خواهید شد و ممکن است اشتباه کنید. اشتباه کردن موقع ثبت فاکتورهای فروش همانا و به هم ریختن حساب و کتاب‌ها هم همانا.
در صورتی که با یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی، حتی جشنواره‌های تخفیفی هم لذت‌بخش می‌شوند. این نرم‌افزارها میزان مالیات و تخفیف را خودکار، هنگام ثبت فاکتور خرید و فروش محاسبه می‌کنند. یعنی زمانی که کالاهای مختلف را وارد فاکتور خرید یا فروش کردید، نرم افزار بعد از محاسبۀ خودکار مالیات و تخفیف، قیمت نهایی را نشان می‌دهد. دیگر هیچ دغدغه و نگرانی برای مرتکب شدن خطا در محاسبات نخواهید داشت.
این نرم‌افزارها، حتی کار تبدیل ضرایب را هم انجام می‌دهند. مثلا شما یک میوه‌فروشی دارید. قیمت هر کیلو پیاز را در نرم‌افزار 38 هزار تومان تعریف کرده‌اید. مشتری 250 گرم پیاز می‌خرد. کافیست مقدار پیاز را وارد کنید. نرم‌افزار ضرایب را تبدیل و قیمت 250 گرم پیاز را خودکار محاسبه می‌کند.
گزارش‌های پیشرفته بخش فروش
می‌خواهید بدانید در یک بازۀ زمانی مشخص چقدر فروخته‌اید، سود و زیانتان چقدر بوده است، چه کالایی را بیشتر از همه فروخته‌اید و چه کالایی را کمتر؟ با چند کلیک ساده در یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی معتبر و کاربردی، تمام گزارش‌های مربوط به بخش فروش، در اختیارتان قرار می‌گیرد.
ثبت اسناد حسابداری
با هر فاکتوری که در فروشگاه صادر می‌شود، باید اسناد حسابداری مربوط به آن را در دفتر روزنامه بنویسید و بعد آن را به دفتر کل منتقل کنید. تا به حال خودتان این کار را انجام می‌دادید یا آن را به حسابدار می‌سپردید؟ از این به بعد، ثبت اسناد حسابداری را به نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی بسپارید. با صدور هر فاکتور، نرم‌افزار خودکار اسناد حسابداری مربوط به آن را در دفتر روزنامه ثبت می‌کند. با این روش، نیازی نیست برای ثبت اسناد از دانش حسابداری کمک بگیرید یا آن را به عهدۀ یک حسابدار بسپارید.
مدیریت مشتریان
داشتن مشتری‌های ثابت، به فروش بیشتر کمک می‌کند. چگونه مشتری‌های ثابت داشته باشیم؟ با مدیریت درست آن‌ها. به عنوان مثال، هنگام ثبت فاکتورهای خرید، می‌توانید اطلاعات مختلف مانند شماره تلفن یا تاریخ تولد آن‌ها را ثبت کنید و در موقعیت‌های خاص مانند روز تولدشان یا عیدها، پیشنهادهای هیجان‌انگیزی به آن‌ها بدهید. مثل تخفیف‌های باورنکردنی در روز تولدشان! دربارۀ این موضوع، در مقاله « باشگاه مشتریان چیست و چه نقشی در رضایت مشتری دارد؟ » بیشتر صحبت کرده‌ایم.
اگر یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی کاربردی تهیه کنید، قابلیت ایجاد صف مشتری هم در اختیارتان خواهد بود. فرض کنید مشتری فعلی، کارتش را گم کرده یا یکی از اقلامی که برداشته را فراموش کرده است. تا معین شدن تکلیف این مشتری، می‌توانید فاکتور مشتری بعدی را ثبت کنید و کارهای او را پیش ببرید. با قابلیت صف مشتری، بقیه مشتری‌ها معطل نمی‌ماند و رضایت‌مندی‌شان را به دست آورده‌اید.
معرفی نرم افزار هایپریک برای مدیریت حسابداری در مغازه
گفتیم که بهترین راه برای مدیریت سریع، آسان و بادقت حسابداری مغازه، استفاده از تکنولوژی و ابزارهای جدید است. این نرم‌افزارها کمکتان می‌کنند تا در کنار مدیریت قسمت فروش، دیگر بخش‌های فروشگاه را نیز راحت‌تر کنترل کنید؛ بخش‌هایی مانند صندوق فروشگاهی، حسابداری، انبارداری، خرید، هزینه، تامین‌کنندگان و… . کاربردشان در مغازه را نیز بررسی کردیم.
هایپریک، نرم افزار حسابداری فروشگاهی است که صفر تا صد مدیریت فروشگاهتان را به عهده می‌گیرد. با این نرم‌افزار دیگر نیازی به استخدام حسابدار ندارید. هایپریک حسابدار هوشمند مغازه شماست تا تمام امور مالی فروشگاه را به دست بگیرد. با Hyperyek در کنار بخش حسابداری مغازه، می‌توانید قسمت‌های دیگر مانند انبار را هم راحت‌تر کنترل کنید.
