فهرست مطالب
برای صاحبان فروشگاه و مغازه، مخصوصا فروشگاه‌های مواد خوراکی و غذایی، انبارداری درست و اصولی، یکی از کارهای حیاتی است. انبار جایی است که سرمایه‌تان را در آن نگه می‌دارید. اگر نتوانید درست آن را مدیریت کنید، سرمایه‌تان از بین می‌رود و ضرر مالی جدی انتظارتان را می‌کشد. بنابراین قبل از هرکاری، بهتر است روش انبارداری فروشگاهتان را مشخص کنید. در این مقاله می‌خواهیم بهترین روش انبارداری کالا را معرفی و چند نکته، درباره انبارداری اصولی را بررسی کنیم. با هایپریک همراه باشید.
3 اصل انبارداری حرفه‌ای
احتمال زیاد می‌دانید انبارداری چیست و انباردار کیست. پس بیایید این تعاریف را کنار بگذاریم و سراغ اصل مطلب برویم. 3 اصل انبارداری درست و اصولی، شامل ورود کالا، نگهداری کالا و خروج کالاست. با خواندن ادامه مطلب، هر مرحله را بیشتر خواهید شناخت.
مرحله ورود کالا
در این مرحله باید به چند نکته توجه کنید. اگر می‌خواهید انبار درست و اصولی داشته باشید باید بدانید که چه کالاهایی وارد انبار می‌شوند، چه موقع وارد انبار می‌شوند و میزان آن‌ها چقدر است. اگر جواب این سه سوال را بدانید، آمادگی لازم برای ورود کالاهای متعدد به انبار را خواهید داشت. مثلا می‌توانید فضای مناسب برای حجم مشخصی از کالاها آماده کنید و حواستان باشد که هر کدام از آن‌ها، در شرایط مناسبشان قرار بگیرند. به‌عنوان مثال اگر سوپرمارکت دارید و قرار است کالاهای فاسدشدنی لبنی داشته باشید، پس باید فضایی با دمای مناسب برای آن‌هادر نظر بگیرید. در این مرحله نباید حواله ورود کالا به انبار را فراموش کنید. این حواله‌ها نشان می‌دهند که هر کالا چه زمانی وارد انبار شده است و چه مقدار از آن را موجود دارید.
مرحله نگهداری
در مقدمه گفتیم که اجناس انبار، سرمایه غیرنقدی شمایند. تا جایی که می‌شود باید مراقبشان باشید تا از بین نروند و خراب نشوند. اینجاست که مرحله نگهداری اهمیت زیادی پیدا می‌کند. بنابراین کالاها را بر اساس مواردی مانند میزان مصرف، تاریخ انقضا، ارزش، میزان امنیت، میزان خطرناک بودن و… اولویت‌بندی کنید. کالاهایی که میزان فروششان بیشتر است را در دسترس قرار بدهید. اگر باید بعضی از آن‌ها در شرایط خاصی نگهداری شوند، این شرایط را فراهم کنید. نکته مهم دیگر به هیچ عنوان نباید فراموش شود، نظافت و بهداشت انبار است. خلاصه مطلب این که باید تمام تلاشتان را بکنید که هیچ چیزی خراب نشود و سرمایه‌تان صحیح و سالم نقد شود تا سود کنید.
مرحله خروج از انبار
مهم‌ترین کاری که در این مرحله باید انجام بدهید چیست؟ این که حواله خروج را ثبت و بایگانی کنید تا میزان موجودی انبار را تحت کنترل داشته باشید. ثبت حواله خروج چند مزیت دارد. این‌ها را:
- انبارگردانی راحت‌تر؛
- اطلاع از میزان موجودی و آمادگی بهتر برای سفارش مجدد؛
- اطلاع از وضعیت سرمایه غیر نقدی‌تان؛
- باخبر بودن از وضعیت کلی انبار.
همچنین بخوانید:
سیستم مدیریت انبار (WMS) را می‌شناسید؟
اگر فکر می‌کنید انبارداری با روش سنتی همچنان جواب‌گوست و نیازی به تکنولوژی ندارید، باید بگوییم در اشتباهید. مگر می‌شود در این دنیای غرق‌شده در تکنولوژی و انواع سخت‌افزارها و نرم‌افزارها، انبارداری بدون نرم‌افزار بماند؟ سیستم مدیریت انبار یا WMS (Warehouse Management System)، نرم‌افزاری کاربردی برای انبارداری است. با این نرم‌افزارها کنترل و مدیریت روزانه تمامی کالاهای انبار راحت‌تر خواهد شد. با استفاده از این ابزار، فرآیندهای مختلف انبارداری مانند ورود و خروج کالا را بهینه‌‌تر پیش خواهید برد. می‌توانید از یک نرم‌افزار مجزا برای انبارداری حرفه‌ای استفاده کنید یا یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی تهیه کنید و کلیه امور فروشگاه از مدیریت خرید و فروش گرفته تا حسابداری، انبارداری و … را به آن بسپارید.
چرا باید از یک سیستم انبارداری هوشمند استفاده کنیم؟
3 اصل انبارداری را مرور کنید؛ ورود و نگهداری و خروج کالا. اگر از یک سیستم انبارداری هوشمند استفاده کنید، دو اصل را می‌توانید به آن بسپارید؛ مرحله ورود و خروج! برای هر کالایی که وارد انبار یا از آن خارج می‌شود، باید حواله ورود و خروج ثبت کنید. به نظرتان اگر بخواهید این کار را به صورت دستی انجام بدهید یا حواله‌های کاغذی داشته باشید، چه چیزی در انتظارتان است؟ بله! اشتباه و خطاهای بسیار زیاد و در کنار آن، ساعت‌های تلف شده!
در حالی که با یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی، می‌توانید این دو مرحله را راحت‌تر، سریع‌تر و بدون اشتباه انجام بدهید. هر زمانی که در این نرم‌افزارها فاکتور خرید یا فروش ثبت کنید، میزان آن خودکار به انبار اضافه یا از آن کسر خواهد شد. یعنی حواله ورود و خروج از انبار، خودکار ثبت می‌شود و نیازی نیست کار دیگری انجام بدهید. اگر نرم‌افزاری انتخاب کنید که بخش انبارگردانی دارد، فروشگاهتان گلستان می‌شود! در کنار انجام کارهای حسابداری، انبارگردانی را هم سریع و بدون دردسر و دقیق انجام می‌دهید. استفاده از یک سیستم انبارداری هوشمند، چه مزایایی دارد؟ بخوانید:
- به‌روز بودن موجودی انبار؛
- عملکرد بهتر؛
- کاهش خطاها؛
- انبارگردانی سریع‌تر؛
- گزارش‌های مختلف دقیق مانند گزارش موجودی یا ورود و خروج کالاها.
اگر از ما می‌پرسید، بهترین روش انبارداری، همین انبارداری هوشمند است؛ راحت و بدون دردسر!
برای آنکه بهترین با بهترین روش انبارداری کنیم، توجه به چه نکاتی لازم است؟
برای آنکه بتوانید از بهترین روش انبارداری استفاده کنید، باید چند نکته را در نظر بگیرید و به آن‌ها عمل کنید. با رعایت کردن این نکات، می‌توانید ادعا کنید که بهترین روش را برای مدیریت انبارتان انتخاب کرده‌اید و زین پس، برای ارتقا آن تلاش خواهید کرد. چه نکاتی؟ در ادامه بخوانید:
نقطه سفارش
برای آنکه انبار از برخی کالاها لبریز نشود و از آن طرف، به مشکل نبود موجودی کافی برنخورید، چه راه حلی به ذهنتان می‌رسد؟ پیشنهاد ما نقطه سفارش است. نقطه سفارش یعنی مشخص کردن تعدادی که اگر موجودی کالا به آن مقدار رسید، باید برای سفارش مجدد اقدام کنید. مثلا نقطه سفارش کیک گل محمدی معینی‌پور را بیست عدد تعیین کرده‌اید. هر زمان که موجودی این کیک به بیست عدد رسید، نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی به شما هشدار می‌دهد تا برای خرید آن اقدام کنید. با این روش، همیشه موجودی کافی خواهید داشت و دست رد به خواسته هیچ مشتری نخواهید زد. در کنار نقطه سفارش، می‌توانید مقدار حداکثر و حداقل موجودی مجاز، میانگین موجودی، موجودی خطرناک و میزان سفارش را هم مشخص کنید. برای آنکه بتوانید نقطه سفارش مشتری را مشخص کنید، ابتدا باید نرخ مصرفی هر کالا را تعیین کنید.
اختصاص دادن بودجه کافی به انبار
نگاهی دیگر به 3 مرحله انبارداری اصولی بیندازید. مرحله دوم، نگهداری از کالاها بود. برای آنکه بتوانید جلوی از بین رفتن محصولاتتان را بگیرید و درست آن‌ها را سالم نگه دارید، باید برای انبار بودجه کافی در نظر بگیرید. بودجه‌ای که برای خرید و تعمیر کالاهای اساسی مانند یخچال یا سیستم سرمایش، کالاهای مصرفی مثل رول‌های چسب حرارتی و کالاهای مربوط به بخش تعمیر و نگهداری صرف شود.
کنترل خودکار موجودی انبار
اگر می‌خواهید بهترین روش انبارداری را پیش بگیرید، باید سراغ تکنولوژی بروید و از او یاری بخواهید. از نرم‌افزارهایی استفاده کنید که خودکار موجودی انبار را کنترل می‌کنند و به شما هشدار می‌دهند. یعنی حواله ورود و خروج از انبار را خودکار ثبت می‌کنند و هنگام رسیدن به نقطه سفارش یا تمام شدن کالا هشدار می‌دهند، گزارش‌های مختلف را در بازه‌های زمانی دلخواهتان آماده می‌کنند و… .
از چه نرم‌افزاری برای انبارداری هوشمند استفاده کنیم؟
تا اینجای مطلب متوجه شدید بهترین روش انبارداری، روشی است که از تکنولوژی در آن استفاده شود. همانطور که در بخش‌های قبلی اشاره کردیم، دو راه پیش روی شماست. می‌توانید از یک نرم‌افزار انبارداری حرفه‌ای استفاده کنید یا کارها را به یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی جامع بسپارید که بخش انبارداری هم دارد.
نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی، صفر تا صد امور فروشگاه را به عهده می‌گیرند. یعنی چه؟ یعنی می‌توانید مدیریت خرید، فروش و هزینه، حسابداری، انبارداری، صندوق فروشگاهی، مدیریت چک، مدیریت مشتریان و تامین‌کنندگان را به آن بسپارید. Hyperyek، یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی هوشمند و تحت وب است. تمام موارد بالا را می‌توانید به دستان پرتوان هایپریک بسپارید و فروشگاه را راحت، سریع و دقیق مدیریت کنید. بخش انبارداری هایپریک، امکانات زیر را دارد:
- ثبت موجودی اولیه کالاها؛
- انبارگردانی؛
- ثبت خودکار حواله انبار برای کلیه فاکتورها؛
- نمایش موجودی تعدادی و ریالی کالاها؛
- امکان ثبت اسناد در صورت منفی شدن موجودی انبار؛
- امکان مشاهده تعداد کالاهای ناموجود و کالاهای در حال اتمام؛
- گزارش ورود و خروج به تفکیک کالاها.
عکس بالا، بخش مدیریت موجودی هنگام تعریف کالا در نرم افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک است. با هایپریک می‌توانید برای کالا نقطه سفارش، حداقل موجودی، مقدار سفارش بهینه و زمان انتظار رسیدن کالا را مشخص کنید.
در مقدمه گفتیم، انبارداری بخش مهمی از مدیریت فروشگاه یا مغازه است. مخصوصا اگر کالاهای فاسدشدنی دارید. اگر انبار منظمی داشته باشید، می‌توانید برنامه بهتری برای فروش بچینید، در زمان مناسب کالاهای در حال اتمام را موجود کنید، کالاهای پرطرفدار و کم طرفدار را بشناسید تا خرید سودآورتری داشته باشید. بهترین روش انبارداری کالا، روشی است که از تکنولوژی کمک می‌گیرد. با این ابزارها انباری منظم و به‌روز خواهید داشت. به نظر شما، بهترین روش انبارداری کالا کدام است؟
سوالات متداول
1. سیستم مدیریت انبار WMS چیست؟
سیستم مدیریت انبار یا WMS (Warehouse Management System)، نرم‌افزاری کاربردی برای انبارداری و مدیریت کالاهاست. با این سیستم کنترل و مدیریت روزانه تمامی کالاهای انبار راحت‌تر خواهد شد و فرآیندهای مختلف انبارداری مانند ورود و خروج کالا را بهینه‌‌تر پیش خواهد رفت.
2. سه اصل انبارداری حرفه‌ای چیست؟
مرحله ورود کالا، مرحله نگهداری و مرحله خروج از انبار، سه اصل انبارداری حرفه‌ای است.
3. چه نرم‌افزاری برای انبارداری هوشمند مناسب است؟
نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی، در کنار مدیریت امور مالی، بخش انبارداری هم دارند تا بتوانید موجودی کالاها را هم مدیریت کنید. هایپریک، یکی از نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی معتبر و کاربردی است.
