نبض تند پیشرفت تکنولوژی در قرن بیست‌ویکم، خیال آرام گرفتن ندارد. پیشرفت مداوم و سریع تکنولوژی را در همه جا با گوشت و استخوان حس می‌کنید. یکی از جاهایی که تکنولوژی تاثیر زیادی روی آن گذاشته است، مدیریت فروشگاه‌ها و به خصوص بخش حسابداری آنهاست. تکنولوژی در دنیای حسابداری، با نرم افزار حسابداری ابری مرزها را جابه‌جا کرده است.
این مقاله برای شماست تا با چیستی نرم افزار حسابداری ابری آشنا شوید.
نرم افزار حسابداری ابری چیست؟
برای اینکه بتوانیم با ماهیت نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری آشنا شویم، گام اول شناخت حافظه ابری است. حافظه ابری، گونه‌ای از فضای ذخیره‌سازی کامپیوتری است. اطلاعات دیجیتال به جای اینکه در یک هارد یا حافظه فیزیکی در دسترس ذخیره شوند، در فضای ابری در اینترنت ذخیره می‌شوند.
در واقع حافظه ابری، مختص به یک شخص است و با اتصال به اینترنت در اختیار او قرار می‌گیرد. یعنی از هرجای جهان، با استفاده از یک ارتباط اینترنتی، به این فضای ذخیره‌سازی دسترسی خواهید داشت. یک دسترسی سریع، آسان و در عین حال اختصاصی و امن. برای اینکه رابطه بین این سیستم ذخیره‌سازی و نرم افزار حسابداری را بهتر درک کنید، ادامه مقاله را با دقت بیشتری بخوانید.
نرم‌افزار حسابداری ابری چه مزایایی دارد؟
آنچه نرم افزار حسابداری ابری را کاربردی‌تر و جذاب‌تر می‌کند، استفاده از همین تکنولوژی جدید و هوشمندانه ذخیره اطلاعات است. هنگام استفاده از یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری، بخشی از وظایف و عملکردهای نرم افزار توسط دستگاهی که در اختیاری دارید مانند گوشی، تبلت یا کامپیوتر و بخشی دیگر، توسط حافظه ابری انجام می‌شود. این یعنی با داشتن اینترنت، هر کجایی که باشید می‌توانید با نرم‌افزار حسابداری ابری کار کنید و مدیریت فروشگاه را تحت کنترلتان بگیرید.
یکی دیگر از مزیت‌های این نوع نرم‌افزارها، سازگاریشان با همه دستگاه‌ها و سیستم‌عامل‌هاست. یعنی با دستگاه‌های تبلت، موبایل، لپ‌تاپ، کامپیوتر شخصی و با هر سیستم عاملی مانند اندروید، مک، iOS و ویندوز سازگار است. این نرم‌افزارهای ابری نیازی به دانلود و نصب ندارند. فقط باید وارد سایت مربوط به آن‌ها شوید، ثبت نام کنید و اشتراک بخرید. بعد وارد نرم‌افزار می‌شوید، فروشگاه را راه می‌اندازید و مدیریت را شروع می‌کنید. در ادامه، درباره هر کدام از این مزایا، بیشتر صحبت خواهیم کرد.
دسترسی همراه در هر زمان
اولین مزیت استفاده از یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری، دسترسی در هر نقطه از جهان است. این یعنی در هر زمان و در هر مکان، فقط با وصل شدن به اینترنت، می‌توانید به بخش حسابداری و اطلاعات مالی فروشگاهتان دسترسی داشته باشید و آن را مدیریت کنید. البته نباید فراموش کرد که بهره‌مندی از این مزیت در گرو انتخاب یک نرم افزار حسابداری ابری مناسب است. به طور مثال نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری هایپریک، با فراهم ساختن یک ارتباط سریع و مناسب، زمینه را برای دسترسی مداوم کاربران خود فراهم ساخته‌است.
صرفه‌جویی در زمان
نرم افزار حسابداری ابری به صورت خودکار آپدیت می‌شود و نیازی نیست دائما نسخه‌های جدید آن‌ها را تهیه و نصب کنید. در یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری، اطلاعات به طور مداوم و لحظه‌ای به محض ثبت، در یک حافظه ابری ذخیره‌شده و بسته به سطح دسترسی کاربران در اختیار آن‌ها قرار می‌گیرد. مثلاً شما در یکی از محله‌های تهران فاکتور صادر می‌کنید و مرکز پخش شرکت در شهر کرج، از جزئیات فاکتور صادر شده به سرعت مطلع خواهد شد. در نتیجه همه افراد فروشگاه، به اطلاعات تازه دسترسی خواهند داشت و نیازی برای ارسال مجدد اطلاعات برای آن‌ها نیست.
امنیت بالای اطلاعات
ممکن است آنلاین بودن اطلاعات و قرار داشتن آن‌ها در یک سرور، آن هم کیلومترها آن‌طرف‌تر شما را نگران کند. اما واقعیت چیز دیگری است. اطلاعات در یک سرور قابل اعتماد رمزنگاری شده حفاظت می‌شوند. تنها صاحب کسب‌وکار است که می‌تواند در سطوح مختلف، اطلاعات را در اختیار سایر کاربران قرار بدهد. به‌همین خاطر امنیت آن از حافظه‌های فیزیکی بیشتر است.
این نوع از حافظه با وجود پشتیبان‌گیری (BackUp) مداوم، محال است با پاک شدن عمدی یا سهوی اطلاعات مواجه شود. با اتفاقاتی مانند آتش‌سوزی، نفوذ آب یا ضربه به حافظه‌های فیزیکی، محتویات آن‌ها آسیب خواهد دید. با ذخیره اطلاعات خود در نرم افزار حسابداری ابری مانند هایپریک، ضریب اطمینان و امنیت اطلاعات را بالاتر می‌برید و از این اتفاقات ناگهانی دور خواهید ماند.
مهم‌ترین کاربرد نرم‌افزار حسابداری ابری
مهم‌ترین کاربرد نرم‌افزار حسابداری ابری برای مدیریت امور مالی فروشگاه و مغازه است. می‌توانید مدیریت خرید و فروش، هزینهها، انبارداری، حسابداری، صندوق فروشگاهی و … را به این حسابدار هوشمند بسپارید. بعضی از کاربردهای نرم افزار حسابداری ابری در مدیریت حسابداری و فروشگاه، شامل موارد زیر است:
- ثبت پیش‌فاکتور و فاکتور خرید و فروش؛
- ثبت فاکتورهای برگشت از خرید و فروش؛
- مدیریت مشتریان و تامین‌کنندگان برای ثبت سفارش؛
- ثبت خودکار اسناد دریافتی و پرداختی؛
- دریافت و پرداخت چند مرحله‌ای؛
- مدیریت چک‌های دریافتی و پرداختی؛
- دفتر روزنامه؛
- دفتر حساب‌ها؛
- انبارگردانی؛
- گزارش جابجایی و گردش‌های کالا؛
- ارائه گزارش‌های فصلی؛
- گزارش تعداد و حجم فروش کالاها؛
مواردی که خواندید، فقط قطره‌ای از دریای امکانات یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی کاربردی و حرفه‌ای است.
آیا هایپریک، نرم افزار حسابداری ابری است؟
بله! در مقاله هم اشاره کردیم که Hyperyek، تحت وب یا همان ابری است. یعنی برای استفاده از آن نیازی به دانلود و نصب ندارید. فقط باید وارد سایت هایپریک شوید، ثبت نام کنید و اشتراک مدنظرتان را بخرید. بعد می‌توانید با نام کاربری و رمز‌عبوری وارد نرم‌افزار شوید که خودتان مشخص کرده‌اید. فروشگاه‌ها را راه بیندازید، کالاها را در لیست فروشگاه ثبت کنید و حسابداری را به هایپریک بسپارید. برای کار با هایپریک، نیازی به دانش حسابداری هم ندارید.
تکنولوژی به قدری در دنیای ما نفوذ کرده است که کم کم بدون آن، هیچ کاری پیش نمی‌رود. با تکنولوژی زندگی آسان‌تر می‌شود. اگر تکنولوژی به بخش حسابداری فروشگاه‌ها سر نزده بود، همچنان با دفترهای بزرگ حساب‌وکتاب پرخطا، سر و کار داشتیم. حالا که می‌دانید نرم افزار حسابداری ابری چیست و چه مزایا و کاربردهایی دارد، وقت را تلف نکنید. همین حالا در هایپریک ثبت نام کنید.
