با کمک حسابدار یا یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی، تا امروز همه رویدادهای مالی کسب‌وکارتان را ثبت کرده‌اید. حالا وقت آن است که نگاهی به این داده‌های مالی بیندازید تا ببینید چقدر سود یا زیان کرده‌اید یا اصلا صحتشان را بسنجید و ایرادهایشان را شناسایی کنید. به نظر شما چه زمانی برای انجام این کار مناسب است؟ اینجاست که بحث سال مالی یا دوره مالی در دنیای حسابداران معنا پیدا می‌کند. به همین خاطر  مقاله «سال مالی یا دوره مالی چیست؟» را نوشته‌ایم تا مفصل درباره‌شان صحبت کنیم. با هایپریک همراه باشید.

سال مالی یا دوره مالی چیست؟

عمر یک کسب‌وکار را به فواصل زمانی مساوی تقسیم می‌کنند و به هر یک از این فواصل، یک دوره مالی می‌گویند. در پایان آن، گزارش‌های مالی لازم مانند ترازنامه یا صورت سود و زیان را آماده می‌کنند تا صاحب کسب‌وکار از عملکرد اقتصادی دوره مالی خود، آگاه باشد. عموما این دوره مالی را یک سال در نظر می‌گیرند و به آن، سال مالی می‌گویند. منظور از بستن سال مالی هم در واقع تعیین‌تکلیف کردن صورت‌حساب‌های کسب‌وکار در سال مالی است تا بتوان میزان سود، زیان، سهم شرکا، موجودی کالا و… را مشخص کرد.

سال مالیاتی با سال مالی فرق می‌کند؟

سال مالی را تعریف کردیم. حالا سال مالی با سال مالیاتی چه فرقی می‌کند؟ طبق ماده ۱۵۵ قانون مالیات‌های مستقیم، سال مالیاتی عبارت است از یک سال شمسی که از اول فروردین ماه هر سال شروع و به آخر اسفند ماه همان سال ختم می شود. بعضی مواقع سال مالی افراد با سال مالیاتی تطابق ندارد. مثلا آقای سمندری فروشگاهش را در 2 اردیبهشت ماه 1402 افتتاح کرده و سال مالی او، از این تاریخ محاسبه می‌شود.

طبق قانون افرادی که سال مالی‌شان به موجب اساسنامه با سال مالیاتی تطبیق ندارد، همان سال مالی‌شان را مبنا قرار می‌دهند. بنابراین سال مالیاتی فروشگاه آقای سمندری، از 2 اردیبهشت ماه شروع می‌شود و اولین سال مالی او، 2 اردیبهشت ماه 1403 به پایان خواهد رسید. پس موعد پرداخت مالیات و تسلیم و تکمیل اظهارنامه‌های مربوط به این افراد چه موقع است؟ موعد تسلیم و تکمیل اظهارنامه مالیاتی، ترازنامه، حساب سود و زیان و سررسید پرداخت مالیات، برای این افراد، چهار ماه شمسی پس از سال مالی‌شان است. بنابراین آقای سمندری تا شهریور فرصت دارد به امور مالیاتی‌اش رسیدگی کند و آن را بپردازد. این هم از تفاوت سال مالی با سال مالیاتی!

نحوه محاسبه سال مالی

قانون خاصی برای محاسبه سال مالی وجود ندارد. بیشتر کسب‌وکارها متناسب با حجم کاری‌شان در بازه‌های زمانی مختلف، تاریخ سال مالی را مشخص می‌کنند. با این حال اکثر آن‌ها، سال مالی را از فروردین تا اسفند در نظر می‌گیرند تا با شروع سال و پایان آن، سال مالی‌شان هم تمام شود و همه چیز منظم باشد. بعضی دیگر هم بازه تیرماه تا شهریور ماه را انتخاب می‌کنند. اگر کسب‌وکاری بین‌المللی باشد و با شرکای خارجی کار کند، سال مالی را بعد از تحلیل صورت‌های مالی، با تاریخ میلادی از روز ۱۱/۱۰ لغایت ۱۰/۱۰ سال بعد در نظر می گیرند.

مزایای محاسبه سال مالی؛ چرا باید سال مالی داشته باشیم؟

در مقدمه گفتیم که بعد از ثبت رویدادهای مالی، باید زمانی را صرف بررسی آن‌ها بکنید تا بتوانید وضعیت کلی و اقتصادی کسب‌وکارتان را بسنجید. یک از مزایای مشخص کردن سال مالی، داشتن تاریخ یکسان و منظم، برای شروع این بررسی‌ها و آماده کردن گزارش‌های مالی لازم است. با این روش، گزارش‎هایی برای بازه زمانی یکسان خواهید داشت و مقایسه‌ها، دقیق‌تر خواهند بود.

آخر سال مالی باید چه گزارش‌هایی آماده کنیم؟ گزارش‎هایی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و اظهارنامه‎های مالیاتی. منظورمان از گزارش، در واقع گزارشی کامل از سود، زیان، هزینه، درآمد، بدهی، دارایی، موجودی کالاها و… در 12 ماه گذشته. گزارش یک دوره مالی، کمکتان می‌کند مسیر مالی کسب‌وکارتان را زیر نظر بگیرید و برای ادامه دادن یا تغییر آن، تصمیم بگیرید.  البته این نکته را هم فراموش نکنید که ارائه گزارش سال مالی، قانونی و اجباری است. بنابراین نمی‌توانید آماده کردن آن را نادیده بگیرید یا بگویید نیازی به آن ندارید.

چطور سال مالی را ببندیم؟

اینکه چطور سال مالی را ببندید، بستگی به روش حساب‌وکتابتان دارد. اگر از نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی مانند هایپریک استفاده کنید، با چند کلیک ساده، می‌توانید سال مالی را ببندید، سود و زیان را مشخص کنید و… . اگر یک حسابدار دارید، بستن سال مالی به عهده اوست. برای بستن سال مالی با کمک حسابدار، باید مراحل زیر را طی کنید.

همه اسناد مالی را بررسی کنید

در طی سال اسناد حسابداری در دفتر روزنامه ثبت و بعد به دفتر کل منتقلشان کرده‌اید. حالا نوبت بررسی اسناد حسابداری است که در دفتر کل ثبت شده‌اند. همه فاکتورهای خرید، فروش و هزینه، اسناد مربوط به انبار، ترازهای مالی، دستمزدها و همه فعالیت‌های مالی را باید بررسی کنید.

انبارگردانی و شماری موجودی‌ها

اگر نمی‎دانید انبارگردانی چیست، مقاله «انبارگردانی چیست و چگونه انبارگردانی کنیم؟» را حتما مطالعه کنید. کالاهای مغازه را بشمارید تا تعداد دقیق هر کدام را برای گزارش موجودی کالا و مشخص کردن ارزش رقمی آن‌ها  داشته باشید. با نرم‎افزارهای حسابداری فروشگاهی، راحت‎تر، سریع‎تر و دقیق‌تر می‌توان انبارگردانی کرد. به عنوان مثال، هایپریک انبارگردانی گروهی دارد. کافیست لیست کالاهای موجودی را از نرم‎افزار بگیرید. بعد از شمارش کالاها مقدار واقعی را در همان فایل اکسل وارد کنید. بعد فایل اکسل را در نرم‌افزار بارگذاری کنید. به همین سرعت انبارگردانی را انجام می‌دهید و خودکار، گزارش‎های مالی آخر سال را متناسب با آن تنظیم خواهید کرد.

تبدیل حساب‌ها

برای آماده‌سازی گزارش سال مالی و تهیه اظهارنامه مالیاتی، حسابدارتان باید حساب‌های درآمد و فروش را به بدهکار تغییر بدهد و حساب‌های سود و زیان را به بستانکار تبدیل کند. بعد، هزینه‌های عملیاتی از قبیل حقوق، اجاره دفتر کار و هزینه‌های جاری را بررسی و در حساب بستانکار ثبت کند. سپس نوبت به مرحله بستن حساب‌های دائمی و جاری می‌رسد. در آخر کار هم باید ترازنامه اختتامیه را آماده کند. کاری که نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی، خودکار انجام می‌دهند.

بستن سال مالی در نرم افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک

می‌توانید مدیریت صفر تا صد امور مالی فروشگاهتان را به نرم افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک بسپارید. هایپریک بخش‌های مختلفی مانند حسابداری، انبارداری و انبارگردانی، مدیریت خرید و فروش، مدیریت هزینه، صندوق فروشگاه، بانکداری، مدیریت تامین‌کنندگان و مشتریان و… دارد. در بخش حسابداری فروشگاهی هایپریک، می‌توانید سال مالی‌تان را ببندید.

در داشبورد، منوی حسابداری را باز کنید. در این قسمت، گزینه مدیریت سال مالی را می‌بینید. آن را انتخاب کنید تا بتوانید سال مالی را ببندید یا سال مالی جدیدی باز کنید و تنظیمات مربوط به آن را انجام بدهید. برای بستن سال مالی، سال مالی مدنظرتان را از جدول انتخاب کنید و بعد روی گزینه «بستن» (بالا سمت چپ) کلیک کنید تا وارد صفحۀ مدیریت سال مالی شوید.

در صفحه جدید، فرمی می‌بینید که باید آن را تکمیل کنید تا بتوانید سال مالی را ببندید و سال مالی جدید را باز کنید. در ابتدای این فرم، تاریخ سال مالی و روش ارزیابی انبار مربوط به آن سال را می‌بینید. همینطور میزان سود خالص فروشگاه را هم مشاهده می‌کنید. اگر فروشگاه شما، در این سال مالی ضررده بود، نرم‌افزار به جای سود خالص، ضرر خالص سال مالی را نمایش می‌دهد.

در کنار این فرم، یک جدول کوچک‌تر هم هست که خلاصه سال مالی را نشانتان می‌دهد. در این جدول، سود خالص، سود تقسیم شده بین سهامداران و سود انباشته را مشاهده می‌کنید. اگر فروشگاه ضررده باشد، ضرر خالص، ضرر تقسیم شده بین سهامدارن و ضرر انباشته را در این جدول می‌آوریم.

برگردیم سراغ فرم قبلی، یعنی همان فرم «توضیحات سال مالی» و بخش‌بخش آن را بررسی کنیم. در این قسمت می‌توانید میزان مالیات بر درآمد با درصد یا مبلغ مشخص کنید. اگر درصد را وارد کنید، نرم‌افزار مبلغ آن را نشانتان می‌دهد و بالعکس. در آخر سود خالص پس از کسر مالیات را هم نشانتان می‌دهد.

بخش تقسیم سود برای فروشگاه‌هایی است که سهامدارن مختلف دارند و می‌خواهند سهم هر سهام‌دار را مشخص کنند. در این جدول باید مشخص کنید که چه میزان از سود خالص بین سهامداران تقسیم شود و چه مقدار از آن، به عنوان سود انباشته، به سال مالی بعدی اضافه شود.

قسمت بعدی این فرم، مربوط به سال مالی جدید است. تاریخ شروع و تاریخ پایان و نام سال مالی را مشخص می‌کنید. اگر توضیحاتی دارید، اضافه کنید. بعد از انجام همه تنظیمات، روی گزینه سبز رنگ «بستن سال مالی» کلیک کنید تا سال مالی بسته شود.

مقاله «سال مالی یا دوره مالی چیست؟» را خواندید. گفتیم مفهومشان چیست و تفاوت آن‌ها را با سال مالیاتی بررسی کردیم، از مزایا و اهمیتشان گفتیم، به مراحل لازم برای بستن سال مالی اشاره کردیم و در آخر هم نحوه بستن سال مالی در نرم افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک را بررسی کردیم. نرم‌افزاری که با وجود آن، دیگر نیازی به استخدام یک حسابدار نخواهید داشت.

سوالات متداول

1. سال مالی چیست؟

عمر یک کسب‌وکار را به فواصل زمانی مساوی تقسیم می‌کنند و به هر یک از این فواصل، یک دوره مالی می‌گویند. اگر این دوره یک ساله باشد، به آن سال مالی می‌گویند.

2. سال مالیاتی چیست؟

طبق ماده ۱۵۵ قانون مالیات‌های مستقیم، سال مالیاتی عبارت است از یک سال شمسی که از اول فروردین ماه هر سال شروع و به آخر اسفند ماه همان سال ختم می شود. طبق قانون افرادی که سال مالی‌شان به موجب اساسنامه با سال مالیاتی تطبیق ندارد، همان سال مالی‌شان را مبنا قرار می‌دهند.موعد پرداخت مالیات و تسلیم و تکمیل اظهارنامه‌های مربوط به این افراد، چهار ماه شمسی پس از سال مالی‌شان است.

3. آیا نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک سال مالی دارد؟

بله در بخش حسابداری نرم‌افزار هایپریک، قسمتی مربوط به مدیریت سال مالی وجود دارد. در این قسمت می‌توانید سال مالی را بررسی کنید و آن را ببندید.