چگونه حقوق و دستمزد را محاسبه کنیم؟

چگونگی محاسبه حقوق و دستمزد، یکی از آن کارهای چالش برانگیز است. به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار، باید بدانید که حقوق کارمندان چطور محاسبه می‌شود و داستان آن از چه قرار است. در حسابداری کسب‌وکارها، حساب کردن حقوق بخش اعظمی را به خود اختصاص می‌دهد. حتی بعضی از شرکت‌ها یک حسابدار مخصوص برای محاسبه حقوق و دستمزد استخدام می‌کنند. در این مقاله می‌خواهیم مفصل به این سوال پاسخ بدهیم: چگونه حقوق و دستمزد را محاسبه کنیم؟

نگاهی دقیق‌تر به ماهیت حقوق و دستمزد

همه ما می‌دانیم که معنای حقوق و دستمزد یعنی چه و نیازی به توضیح اضافه‌تر نیست. اما چند نکته درباره آن وجود دارد که بهتر است قبل از شروع مبحث چگونگی محاسبه‌اش، آن‌ها را مرور کنیم. واحد کارگزینی هر ماه اطلاعات، مدارک و سوابق کارمندان را برای حسابدار می‌فرستد تا با کمک آن‌ها، حسابدار دستمزد را پرداخت کند. این حکم شامل موارد مختلفی است. مانند:

• حقوق و دستمزد؛
• حق اولاد؛
• حق مسکن؛
• خواربار و بن کارگری؛
• ایاب و ذهاب؛
• مزایا؛
• پاداش افزایش تولید؛
• سود سالانه؛
• مالیات؛
• بیمه،
• بازنشستگی؛
• و …

حسابدار حقوق و دستمزد کیست و حسابداری حقوق و دستمزد چیست!

محاسبه کردن مقادیر بالا را باید حسابدار حقوق و دستمزد انجام بدهد. به روند کاری او هم حسابداری حقوق و دستمزد می‌گویند. این فرد اطلاعات کاملی از قراردادهای کارمندان فروشگاه دارد. با کمک اطلاعاتی مانند مدت زمان کار و جدول حقوق، هر ماه میزان دستمزد را محاسبه می‌کند. درست مانند دیگر رویدادهای مالی، برای حقوق و دستمزد هم باید سند حسابداری ثبت شود. یکی از کارهای مهم حسابداری حقوق و دستمزد، تهیه این سند مطابق با قوانین وزارت کار است.

قوانین حقوق و دستمزد

برای درک بهتر از چگونگی محاسبه حقوق و دستمزد، بهتر است در ابتدا با قوانین آن آشنا شوید. پس قوانین زیر را با دقت بیشتری بخوانید.

قوانین مربوط به روزهای کاری

میزان حقوق و دستمزد را بر اساس ماه 30 روزه تعیین می‌کنند. برای ماه‌های 31 روزه، حقوق بر 30 تقسیم و پاسخ در 31 ضرب می‎شود. در ماه‌های 29 روزه، حقوق بر 30 تقسیم و پاسخ در 29 ضرب می‌شود. روز جمعه، روز تعطیل برای کارکنان است. با این حال در حقوق محاسبه می‌شود. برای همین حقوق‌ها 30 روزه است.

قوانین مربوط به ساعت کاری

هر فرد شاغل باید در طول هفته 44 ساعت کار کند. محدودیتی برای توزیع 44 ساعت کار در روزهای هفته وجود ندارد. به شرط آنکه ساعات کاری روزانه بیشتر از 8 ساعت نشود. ساعات شروع و پایان کار هم بین ساعات 6 الی 22 است. طبق قانون کار، ساعت کاری استاندارد در هر ماه 220 ساعت است؛ یعنی روزانه 7:33.

قوانین مربوط به اضافه‌کاری

کارمندان نمی‌توانند در یک روز بیشتر از 4 ساعت اضافه کاری کنند. دستمزد اضافه‌کاری چطور تعیین می‌شود؟ باید مزد ثابت بر مقدار ساعات کاری در یک ماه، تقسیم شود. بعد عدد حاصل را در عدد 4/1 ضرب شود. عدد به دست آمده دستمزد یک ساعت اضافه کاری است. دستمزد هر ساعت اضافه کاری، 40 درصد بیش از ساعات دیگر کاری است.

قوانین مربوط به سختی کار

اگر شغل کارمندان شما جزء مشاغل سخت باشد، ساعات کاری آن‌ها از 44 ساعت در هفته به 36 ساعت کم می‌شود و کارمندانتان باید روزانه 6 ساعت کار کنند.

قوانین سنوات و عیدی

سنوات یعنی یک ماه حقوق برای یک سال. اگر فرد کمتر از این مقدار کار کرده باشد، سنوات متناسب با میزان کارکرد او محاسبه خواهد شد. کارفرما باید به کارکنان بر اساس آخرین حقوق دریافتی، یک ماه حقوق برای مزایای پایان کار پرداخت کند. محاسبه عیدی هم بر مبنای پایه حقوق است. کارفرما دو برابر پایه حقوق را به کارکنان پرداخت می‌کند. مشروط بر این که از سه برابر حداقل حقوق دریافتی همان سال بیشتر نشود.

آیا می دانید:

گردش موجودی کالا چیست؟

مشخصات پرسنل و اطلاعات پایه حقوق

قدم اول چگونگی محاسبه حقوق کارمندان، آشنایی اولیه با قوانین حقوق و دستمزد بود. قدم دوم، آشنایی با اجزاء حکم است. اول اطلاعات شناسنامه‌ای و شغلی مثل شماره بیمه پرسنل، شماره حساب و محل پرداخت حقوق، مدارک تحصیلی، وضعیت تاهل و مشخصات همسر و فرزندان، اطلاعات تعداد افراد تحت تکفل و … را برای هر پرسنل ثبت و مستندسازی کنید. بعد نوبت به مشخص کردن اطلاعات پایه برای محاسبه حقوق می‌رسد؛ اطلاعاتی مانند نام شعبه تامین اجتماعی، شعبه دارایی، یا شعبه بانک برای پرداخت حقوق. اطلاعات پایه حقوق و اطلاعات پرسنلی را مستندسازی کردید؟ پس حالا نوبت حکم پرسنلی است. در این حکم مشخصات سمت فرد، تاریخ شروع به کار، تاریخ پایان کار و میزان حقوق و مزایای فرد را ثبت می‌کنید. در حقوق و دستمزد 5 نوع حکم وجود دارد. این پنج نوع را در ادامه معرفی کرده‌ایم.

حکم شروع به کار

 هنگامی که فرد را استخدام می‌کنید، باید حکم شروع کارش را ثبت کنید. با حکم شروع به کار، تاریخ شروع به کار فرد به اداره بیمه اعلام می‌شود.

حکم کارگزینی

کارگزینی چیست؟ اگر بخواهید در مشخصات یا مزایای حکمی کارمندان تغییری ایجاد کنید، باید این نوع را به کار بگیرید.

حکم تغییر شعبه بیمه

به هر دلیلی قصد دارید شعبه بیمه را تغییر بدهید؛ پس باید برای هر کارمند، حکم تغییر شعبه بیمه ثبت کنید تا اطلاعات و سوابق بیمه او دچار مشکل نشود.

حکم بین ماهی

فرض کنید هنوز یک ماه نشده که کارمند جدید را استخدام کرده‌اید. اما او قصد ترک کردن شما را دارد. پس باید حکم بین ماهی برای ترک کار او را ثبت کنید.

حکم خاتمه خدمت

کارمندان بازنشسته شده، دیگر قصد ندارد شما را همراهی کند یا شما نمی‌خواهید همکاری را با او ادامه بدهید. حکم خاتمه خدمت در اینجا باید ثبت شود.

عوامل حقوق و کارکرد

قدم سوم بعد از ثبت حکم کارگزینی چیست؟ بله! تعیین عوامل حقوق و کارکرد. عوامل حقوق شامل عواملی از قبیل حقوق پایه، حق بن، حق مسکن، مزایای مشمول بیمه، مزایای مشمول و غیر مشمول بیمه، بیمه سهم فرد، بیمه کارمند، مالیات ماه، مالیات سال و … است. عوامل حقوقی چند نوع دارد؟ سه نوع؛ مزایا، کسورات و سایر. قسمت مزایا هم دو نوع دارد. مزایای حکمی که در حکم ثبت می‌شوند و مزایای غیر حکمی که در حکم ثبت نمی‌شوند.

عوامل حقوقی را تعریف کردیم. نوبت به عوامل کارکردی می‌رسد. از نامش هم مشخص است که بستگی به کارکرد کارمندان دارد. عوامل کارکرد شامل کارکرد ماه، کارکرد اضافه کاری، کارکرد ساعتی و … می‌شود. عوامل کارکردی می‌توانند بر اساس روز، ریال، ساعت:دقیقه یا ساعت:دقیقه:ثانیه تعریف شوند.

همچنین بدانید:

فاکتور رسمی فروش چیست؟

مقداردهی عوامل حقوق

به قدم چهارم می‌رسیم. بعد از مشخص کردن عوامل حقوق و کارکرد، حالا باید مقداردهی عوامل حقوق را مشخص کنید. مقدار عواملی نظیر کارکرد ماه، ساعت و روز‌های مرخصی، غیبت، اضافه کاری و … را برای هر کارمند مشخص کنید. هر کدام از این عوامل هم با یک فرمول خاص تعریف می‌شوند. تعریف کردن این فرمول‌ها، در واقع قدم چهارم است. بعد هم باید با فرمول‌ها حقوق و دستمزد را محاسبه کنید که می‌شود قدم پنجم. فراموش نکنید که اولویت تعریف فرمول‌ها مهم است. باید ابتدا برای مزایا فرمول تعریف کنید و بعد سراغ کسورات و سایر موارد بروید. ما هم ابتدا فرمول عوامل حقوق مزایا را آورده‌ایم. بخش بعدی سراغ کسورات می‌رویم.

برای محاسبه ساعات اضافه کاری بر اساس ماده 59 قانون کار، دو شرط الزامی است. اول آن که کارمند شما باید با خواسته خود و نه به اجبار اضافه‌کاری کند. دستمزد هر ساعت اضافه‌کاری، 40 درصد بیش از سایر ساعات کاری محاسبه می‌شود. فرمول آن را بخوانید:

• تعداد ساعات اضافه کاری ×140% × تعداد ساعت کار در ماه ÷ حقوق پایه =اضافه کاری

فرمول محاسبه حقوق و دستمزد تعطیل‌کاری

مطابق قانون، روزهای جمعه تعطیل رسمی‌اند. اما همانطور که گفتیم، حقوق کارکنان 30 روزه محاسبه می‌شود. بنابراین حقوق و دستمزد روزهای تعطیل هم باید محاسبه کنید. در صورتی که به هر دلیلی کارکنان مجبور شوند در روزهای تعطیل کار کنند، باید 40 درصد بیشتر از حقوق روزهای عادی دریافت کنند.

• ساعات تعطیل کاری × %180 × تعداد ساعت کار در ماه ÷ ﺣﻘﻮﻕ ﭘﺎﯾﻪ = تعطیل کاری

 فرمول محاسبه حقوق و دستمزد شب‌کاری

بر اساس قانون، کار کردن در شب برای کارکنانی که غیر نوبتی‌اند، 35 درصد بیشتر از دستمزد ساعات کاری عادی محاسبه می‌شود.

• ساعات شب کاری × %۱۳۵ × ساعات کار در ماه ÷ ﺣﻘﻮﻕ ﭘﺎﯾﻪ = شب کاری

فرمول محاسبه حقوق و دستمزد نوبت‌کاری

نوبت‌کاری که همان شیفت است. این مدل سه دسته گوناگون دارد. برای محاسبه دستمزد شیفت کاری در بازه‌های 6 صبح الی 2 بعد از ظهر باید فرمول زیر را استفاده کنید:

• ساعات شیفت (نوبت کاری) ×10% × ساعات کار در ماه ÷ ﺣﻘﻮﻕ ﭘﺎﯾﻪ = دستمزد

برای شیفت کاری در بازه‌های 2 بعد از ظهر الی 10 شب، فرمول زیر را به کار بگیرید:

• ساعات شیفت (نوبت کاری) × %15 × ساعات کار در ماه ÷ ﺣﻘﻮﻕ ﭘﺎﯾﻪ =دستمزد

شیفت کاری در بازه 10 شب الی 6 صبح هم با فرمول زیر محاسبه می‌شود:

• ساعات شیفت (نوبت کاری)× %22.5 × ساعات کار در ماه ÷ ﺣﻘﻮﻕ ﭘﺎﯾﻪ =دستمزد

فرمول محاسبه حقوق و دستمزد سنوات

سنوات با فرمول زیر محاسبه می‌شود:

• تعداد روزهای کارکرد × ۳۶۵ ﺭﻭﺯ ÷ ﺣﻘﻮﻕ ﭘﺎﯾﻪ = سنوات

فرمول محاسبه حقوق و دستمزد عیدی

بحث خوش عیدی! مبلغی معادل دو برابر حقوق پایه است که کارفرما باید به کارمند پرداخت کند. به شرط آن که مبلغ بیش از سه برابر حداقل حقوق دریافتی در سال گذشته باشد. اگر بیشتر از سه برابر حداقل حقوق نبود، دو برابر حقوق محاسبه می‌شود. اگر بیشتر بود، فرمول زیر را به کار بگیرید:

• روزهای کارکرد × ۳۶۵ / ۳ × ﺣﺪﺍﻗﻞ پایه ﺣﻘﻮﻕ

فرمول محاسبه کسورات

مزایا را گفتیم. حالا سراغ فرمول محاسبه کسورات می‌رویم. یعنی حق بیمه و مالیات. مساعده و وام نیز در این بخش قرار می‌گیرند.

حق بیمه

حق بیمه وجهی است که به سازمان تامین اجتماعی پرداخت می‌شود تا بیمه شونده بتواند از مزایای بیمه استفاده کند. مطابق قانون تامین اجتماعی، مبلغ بیمه، 30% از مبلغ حقوق افراد است. از این 30 درصد، تنها 7 درصد را بیمه شونده و 23 درصد را کارفرما پرداخت می‌کند. پس فرمول آن می‌شود:

• 7 × حقوق و مزایا= بیمه حقوق

مالیات حقوق

مالیات حقوق داستان‌های خودش را دارد. همانطور که می‌دانید میزان مالیات بر حقوق، صعودی است. یعنی هرچه حقوق بیشتری بگیرید، باید مالیات بیشتری بپردازید. نحوه محاسبه مالیات 1402 بر اساس میزان حقوق دریافتی به شرح زیر است.

پس فرمول محاسبه آن‌ها به ترتیب زیر است:

• 0 % × حقوق پرداختی ماهانه پایین‌تر از 100,000,000 = مالیات حقوق
• 10 % × حقوق پرداختی ماهانه بالاتر از 100,000,000 = مالیات حقوق
• 15 % × حقوق پرداختی ماهانه بالاتر از 140,000,000 =مالیات حقوق
• 20 % × حقوق پرداختی ماهانه بالاتر از 230,000,000 =مالیات حقوق
• 30 % × حقوق پرداختی ماهانه بالاتر از 340,000,000 =مالیات حقوق

ثبت سند حسابداری

قدم ششم و آخرین قدم، ثبت سند حسابداری است. گفتیم که چون پرداخت حقوق هم یک رویداد مالی به حساب می‌آید، پس باید برای آن سند حسابداری ثبت کنید. برای ثبت سند ابتدا باید اجزاء آن و نوع سند حقوق و دستمزد را انتخاب کنید. بعد سراغ بدهکار یا بستانکار بودن می‌روید. بعد تمام مزایا و کسورات را محاسبه کرده و وارد سند می‌کنید.

حالا جواب سوال «چگونه حقوق و دستمزد را محاسبه کنیم؟» را پیدا کردید؟ همه فرمول‌ها را باهم مرور کردیم. بهتر است محاسبه حقوق و دستمزد کارمندان فروشگاهتان را به یک حسابدار مطمئن و کاردرست بسپارید و خودتان روی آن نظارت کنید.

سوالات متداول

1. اضافه کار را چطور محاسبه می‌کنند؟

برای محاسبه ساعات اضافه کاری بر اساس ماده 59 قانون کار، دو شرط الزامی است. اول آن که کارمند شما باید با خواسته خود و نه به اجبار اضافه‌کاری کند. دستمزد هر ساعت اضافه‌کاری، 40 درصد بیش از سایر ساعات کاری محاسبه می‌شود. باید از این فرمول استفاده کنید: تعداد ساعات اضافه کاری ×140% × تعداد ساعت کار در ماه ÷ حقوق پایه =اضافه کاری

2. سنتوات را چطور محاسبه می‌کنند؟

سنوات را با این فرمول محاسبه می‌کنند: تعداد روزهای کارکرد × ۳۶۵ ﺭﻭﺯ ÷ ﺣﻘﻮﻕ ﭘﺎﯾﻪ = سنوات.

3. عید را چطور محاسبه می‌کنند؟

برای محاسبه عیدی از فرمول «روزهای کارکرد × ۳۶۵ / ۳ × ﺣﺪﺍﻗﻞ پایه ﺣﻘﻮق» کمک می‌گیرند.

4.