فهرست مطالب
اگر برنامه‌ای برای تجزیه‌وتحلیل وضعیت فروشگاهتان با استفاده از گزارش‌های مالی ندارید، باید بگوییم مسیر اشتباهی را انتخاب کرده‌اید. مسیری که ممکن است انتهای آن ضرر و زیان زیادی باشد. برای گرفتن تصمیم‌های سودبخش و مفید، باید گزارش‌های منظمی از بخشهای مختلف فروشگاهتان داشته باشید. با وجود این گزارشهاست که متوجه خواهید شد چقدر سود و زیان کرده‌اید، چه موقع باید کالاهای جدید سفارش بدهید و به‌طورکلی، قدم بعدی‌تان چه خواهد بود. در مقاله زیر میخواهیم درباره گزارش‌های مالی فروشگاه صحبت کنیم. گزارش‌های مالی که برای فروشگاهتان به آن‌ها نیاز دارید.
کدام یک از گزارش‌های مالی برای فروشگاه نیاز است؟
در مقدمه مقاله، به اهمیت وجود گزارش‌های منظم مالی برای ادامه حیات فروشگاه صحبت کردیم. به گزارش‌های مالی منظم نیاز دارید تا بخش حسابداری منظم و مرتب داشته باشید، قدم‌های بعدی را دقیق‌تر و با اطمینان خاطر بردارید و هر روز به موفقیت‌های بیشتری در کسب‌وکارتان برسید. کدام‌یک از گزارش‌های مالی برای فروشگاه نیاز است؟ در ادامه بخوانید.
ترازنامه
در ترازنامه وضعیت دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق سهام‌داران شرکت آورده می‌شود. اگر جایی اسم وضعیت مالی به گوشتان خورد، منظور همان ترازنامه است. چرا اسمش ترازنامه است؟ چون در آن باید دارایی‌ها با مقدار بدهی و حقوق سهام‌داران تراز یا همان برابر باشد. برای‌آنکه بدانید وضعیت مالی کسب‌وکارتان در چه حالی است، به ترازنامه نیاز دارید.
گزارش دفتر روزنامه
جمع گردش هر حساب به تفکیک روزها در دفتر روزنامه قرار می‌گیرد. در واقع کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک شرکت با تاریخ انجام آن، در دفتر روزنامه ثبت می‌شود. اسم آن را روزنامه گذاشته‌اند؛ زیرا هر روز، باید تمام معاملات در آن ثبت شود. اطلاعاتی که در این دفتر ثبت می‌شود را بعداً به سند حسابداری منتقل می‌کنند. بنابراین ستو‌ن‌هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار هر رویداد دارد.
گزارش سود و زیان
حتی اگر هیچ‌کدام از گزارش‌های دیگر را نداشته باشید، حتماً تابه‌حال گزارش سود و زیان کسب‌وکار را آماده کردید. اگر نه چطور تابه‌حال متوجه می‌شدید که کسب‌وکارتان به سوددهی رسیده است یا نه؟ از اسمش معلوم است که میزان سوددهی یا زیان‌دهی فروشگاهتان را مشخص می‌کند. در واقع این گزارش به شما می‌گوید که باید ادامه بدهید یا خیر! یا برای ادامه‌دادن باید چقدر تلاش کنید. در صورت مالی سود و زیان، درآمد‌ها، هزینه‌ها و میزان سود یک مجموعه ذکر می‌شود.
گزارش هزینه‌ها
گزارش هزینه‌ها را نباید فراموش کرد. در کنار خرید و فروش، مشخص می‌کند کسب‌وکار شما سودده است یا خیر. در گزارش هزینه‌ها، باید زمان، مبلغ و نوع هزینه را مشخص کنید. گزارش هزینه‌ها کمکتان می‌کند میزان خرج کسب‌وکارتان را بسنجید و جاهایی را پیدا کنید که می‌توانید در آن صرفه‌جویی کنید.
گزارش پرفروش‌ها و کمفروشها
گزارش پرفروش‌ها برای این است که بدانید کدام محصول هواداران بیشتری داشته و برای سودآوری و فروش بیشتر از آن، برنامه بریزید.گزارش کمفروشها هم مشخص می‌کند که مشتریانتان از کدام کالا استقبال نکرده‌اند. در واقع این دو گزارش، برنامه خریدهای بعدی‌تان را مشخص خواهند کرد.
گزارش خرید
این گزارش می‌گوید که در یک بازه زمانی مشخص، کدام محصول را بیشتر از همه خریده‌اید و چه مقدار برای خرید آن هزینه کرده‌اید. بعد می‌توانید آن را با گزارش پرفروش‌ها مقایسه کنید تا ببینید آیا بیشترین محصولی که خریدید، همان محصول پرفروشتان بوده یا خیر. این گزارش کمکتان می‌کند تا در آینده برای خرید برنامه بهتری بریزید.
گزارش حساب اشخاص
این گزارش تعداد فاکتورهای مربوط به هر شخص را طی یک دوره نشان می‌دهد. اگر اهل خرید و فروش نسیه و چکی باشید، حتماً به این گزارش نیاز خواهید داشت. در حساب اشخاص، اطلاعات هر خرید و فروش و نوع پرداخت یا دریافت هزینه آن برای هر شخص را می‌بینید. در این گزارش نوع تراکنش، مبلغ، نوع دریافت یا پرداخت، اسم شخص، اطلاعات شخصی مانند شماره‌تلفن، وضعیت تراکنش و تاریخ آن قرار دارد. منظورمان از اشخاص، تامین‌‌کننده و مشتریان شماست.
همچنین بدانید:
صورت جریان وجوه نقد
یکی دیگر از گزارش‌های مالی مهم، صورت جریان وجوه نقد است. البته این صورت مالی، بیشتر برای شرکت‌ها و سازمان‌ها کاربرد دارد تا فروشگاه‌ها یا مشاغل کوچک‌تر. این گزارش، دقیقا نشان‌دهنده گردش نقدینگی یک مجموعه در بازه زمانی یک ساله است. در واقع صورت جریان وجوه نقد نشان می‌دهد که مبالغ نقد شرکت یا سازمان از کجا وارد و برای چه مواردی مصرف شده است.
این گزارش مهم را باید بر اساس اطلاعاتی تدوین کنند که در صورت‌های سود و زیان و ترازنامه آورده‌اند. یعنی مبنای تهیه این صورت مالی، دو گزارش نام‌برده است. این صورت، علی‌الخصوص، برای بستانکاران مهم است. چون نشان می‌دهد که یک شرکت یا سازمان، چقدر قدرت دارد مالی برای پرداخت دیون خود دارد.
کدام‌یک از گزارش‌های انبارداری برای فروشگاه نیاز است؟
گزارش‌های مالی مورد نیاز برای برنامه‌ریزی مالی و بررسی وضعیت سود و زیان فروشگاه را بررسی کردیم. بد نیست اشاره کوچکی هم به گزارش‌های انبارداری کنیم. این گزارش‌ها کمکتان می‌کند تا از وضعیت انبار باخبر باشید و برای خرید محصولات جدید یا فروش کالاها، برنامه آگاهانه‌تری بریزید.
گزارش موجودی انبار
گزارشی که منظم باید آن را بررسی کنید، موجودی انبار است. گزارش موجودی انبار، شامل اسم محصول، اگر بارکدی تعریف کرده باشید، بارکد آن، موجودی، قیمت خرید، قیمت فروش و … است. از این گزارش بیشتر برای انبارگردانی استفاده می‌شود.
گزارش ورود و خروج به انبار
اگر حواله ورود و خروج از انبار را ثبت نکنید، چطور می‌خواهید از اوضاع موجودی کالاهایتان باخبر باشید! با ثبت کردن این حواله و گزارش‌گیری از آن، کالاهایتان را مدیریت می‌کنید. با این گزارش راحت‌تر می‌توانید دلیل اختلافات احتمالی بین موجودی نظری و واقعی انبار را پیدا کنید.
همچنین بدانید:
ویژگی‌های گزارش‌های مالی دقیق چیست؟
یک گزارش مالی دقیق باید بازه تاریخی مشخصی داشته باشد. تمامی حسابوکتابهای آن بازه تاریخی نیز از ریزترین تا درشت‌ترین در این گزارش آمده باشد. نکته دیگر تفکیک اطلاعاتی درست است. یعنی تمام اطلاعات مربوط به هر تراکنش از مبلغ گرفته تا زمان، طرف حساب، نوع تراکنش و … باید دقیق و درست آمده باشد.
اگر قرار است گزارش‌های مالی را برای سازمان خاصی ارسال کنید، پس باید آن را طوری طراحی کنید و بنویسید که طبق استانداردهای سازمان مدنظرتان باشد. گزارش‌های مالی دقیق و درست، ساختاری کلی به جزئی دارند. یعنی خواننده می‌تواند کلیات حساب‌وکتاب‌ها را ببیند و در صورت نیاز، سراغ جزئیات آن برود. درست بودن و صحت اطلاعات را هم نباید فراموش کنید.
هایپریک کدام‌یک از گزارش‌های مالی را آماده می‌کند؟
یکی از ویژگی‌های کاربردی Hyperyek ( نرم افزار حسابداری و صندوق فروشگاهی )، آماده کردن گزارش‌های مالی و انبارداری، آن هم به‌صورت خودکار است. اگر با نرم‌افزار هایپریک فروشگاه را مدیریت کنید و حسابداری را به آن بسپارید، آن‌وقت گزارش‌های آماده و دقیقی در بازه زمانی دلخواهتان خواهید داشت. هایپریک چه گزارش‌هایی را در اختیارتان قرار می‌دهد؟ این گزارش‌ها را:
- سود و زیان؛
- ترازنامه؛
- پرفروش‌ها؛
- هزینه‌ها؛
- بیشترین خرید؛
- دفتر روزنامه؛
- موجودی انبار؛
- سر رسیدها؛
- ورود و خروج به انبار؛
- سود و زیان؛
- حساب اشخاص؛
- فصلی.
چرا هایپریک را انتخاب کنیم؟
هایپریک در کنار آماده کردن گزارش‌های مختلف، امکانات متعدد دیگری هم دارد. در واقع هایپریک، یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی است که با کمک آن می‌توانید صفر تا صد امور مالی و غیر مالی فروشگاهتان را مدیریت کنید. این نرم‌افزار، بخش‌هایی مختص به مدیریت خرید و فروش، مدیریت هزینه ها، انبارداری، حسابداری، مدیریت مشتریان و تامین‌کنندگان و… دارد. بخش حسابداری هایپریک، شما را از استخدام یک حسابدار بی‌نیاز خواهد کرد و حتی برای کار کردن با آن هم، نیازی به دانش حسابداری نخواهید داشت.
در این مقاله ( با عنوان گزارش‌های مالی لازم برای یک فروشگاه ) گزارش‌های مالی که برای فروشگاهتان به آن‌ها نیاز دارید را معرفی کردیم. همین‌طور دو گزارش انبار را هم مختصر تعریف کردیم تا با آن‌ها هم آشنا باشید. گزارش‌گیری و بررسی منظم آن‌ها را دست‌کم نگیرید. کمک گرفتن از آن‌ها، به تصمیم‌های آگاهانه منجر می‌شود و در نتیجه، موفقیت کسب‌وکارتان را رقم می‌زند. بنابراین، هر ماه، وقتی برای گزارش‌گیری، بررسی، تجزیه‌وتحلیل و تصمیم‌گیری نهایی بگذارید.
سوالات متداول
1. کدام یک از گزارش‌های مالی برای فروشگاه نیاز است؟
هر کسب‌وکاری، باید ترازنامه، صورت سود و زیان، گزارش دفتر روزنامه، گزارش هزینه‌ها، خریدها و فروش‌ها را داشته باشد.
2. هایپریک چه گزارش‌هایی را آماده می‌کند؟
نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک گزارش‌های سود و زیان، پرفروش‌ها، هزینه‌ها، بیشترین خرید، دفتر روزنامه، موجودی انبار، سر رسیدها، ورود و خروج به انبار، سود و زیان، ترازنامه، حساب اشخاص، فصلی را در اختیارتان قرار می‌دهد.
