از روش‌های حسابداری می‌توانیم به حسابداری تعهدی و نقدی اشاره کنیم؛ دو روشی که مقابل یکدیگرند. حسابداری تعهدی یعنی معاملات را در زمان وقوع ثبت کنیم. بدون آنکه وجه آن را دریافت کرده باشیم. درک آن کمی سخت شد؟ در این مقاله، حسابداری تعهدی را با مثال توضیح می‌دهیم تا آن را بهتر درک کنید. مزایا و معایبش را هم در همین مقاله نوشته‌ایم. موشکافانه بخوانید!

مفهوم حسابداری تعهدی با یک مثال!

اگر حسابداری تعهدی را پیش گرفته‌اید، پس باید معاملات و رویدادهای مالی را در زمان وقوع، صرف نظر از زمان دریافت و پرداخت وجه، شناسایی و در حساب‌های شرکت ثبت کنید. یعنی قبل از آنکه وجهی را برای فروش کالا دریافت کرده باشید یا هزینه‌ای را برای شرکت پرداخت کرده باشید، سند حسابداری مربوط به آن را ثبت کنید. برای درک بهتر، به مثال زیر توجه کنید.

آقای کاشانی مبل فروش است و شرایط پرداخت قسطی را هم برای مشتریان فراهم کرده تا همه بتوانند از مبل‌های زیبا و باکیفیت او استفاده کنند. بنابراین مشتریان قرار نیست همه هزینه خرید مبل را یکجا بپردازند. در نتیجه آقای کاشانی هزینه مبلی که امسال فروخته است را به‌صورت قسطی، طی چند ماه یا حتی چند سال، دریافت می‌کند. اگر آقای کاشانی برای مدیریت حساب‌وکتاب کارگاه مبل‌سازی‌اش، حسابداری تعهدی را انتخاب کرده باشد، باید مبلغ مبل فروخته شده را یکجا و کامل، درست بعد از خارج شدن مبل از کارگاه، در دفاتر حسابداری‌اش ثبت کند، بدون آنکه هزینه را دریافت کرده باشد. بنابراین زمان پرداخت کامل وجه، برای این شیوه حسابداری، اهمیتی ندارد.

تفاوت حسابداری تعهدی و نقدی

در مقدمه گفتیم که حسابداری تعهدی و نقدی، نقطه مقابل یکدیگرند. این را هم گفتیم که در حسابداری تعهدی، زمان پرداخت یا دریافت وجه، اهمیتی ندارد. بنابراین در حسابداری نقدی، زمان پرداخت یا دریافت وجه نقد، مهم است. در این روش، باید درآمد یا هزینه کسب‌وکار را بلافاصله بعد از پرداخت یا دریافت، ثبت کنید. اکثر کسب‌وکارهای کوچک مانند فروشگاه‌های خرده‌فروشی، از این روش حسابداری استفاده می‌کنند.

مزایای حسابداری تعهدی

این نوع حسابداری برای شرکت‌ها یا کسب‌وکارهای نسبتا بزرگی مناسب است که نیروی حسابداری باتجربه و متعدد دارند. نیروهایی که بتوانند گزارش‌های لازم ماهانه این نوع حسابداری را منظم و دقیق آماده کنند. چون این روش، منتظر زمان وقوع هزینه یا درآمد نمی‌ماند، به کسب‌وکارها اجازه می‎دهد درآمدها و هزینه‌هایشان را راحت‌تر ثبت کنند و باهم تطابق بدهند. به همین خاطر، یکی از مزیت‌های استفاده از آن، امکان شناسایی و ثبت کردن درآمدها، هزینه‌ها، بدهی‌ها و طلب‌ها در همان دوره مالی است. با ثبت کردن رویدادهای مالی هر دوره در همان دوره، ارزیابی دقیق عملکرد هزینه و درآمد کسب‌وکار، میسر خواهد شد. بعد که هزینه‌ها، درآمدها و سرمایه مشخص شد، می‌توان برای برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی و کارهایی از این دست، اقدام کرد. بنابراین از مزایای دیگر حسابداری تعهدی، امکان بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی دقیق‌تر را می‌توان نام برد.

از طرف دیگر، با ثبت کردن هزینه‌ها و درآمد هر رویداد مالی در زمان وقوع آن، گزارش‌های دقیق و به‌روز شده از وضعیت مالی کسب‌وکار خواهید داشت. بنابراین از آخرین وضعیت اقتصادی کسب‌وکارتان مطلع خواهید بود. محاسبه دقیق هزینه تمام‌شده کلیه پروژه‌ها، هزینه استهلاک و سایر هزینه‌های جاری هم در این روش، امکان‌پذیر است.

معایب حسابداری تعهدی

یکی از معایب اصلی حسابداری تعهدی، مناسب نبودن آن برای هم کسب‌وکارهاست. همانطور که گفتیم، این نوع حسابداری برای مشاغل کوچک چندان مناسب و کاربردی نیست. از طرف دیگر حساب‌وکتاب کردن با این روش، به گزارش‌گیری‌های مداوم و منظم ماهانه نیاز دارد.

بیشتر افراد، روش پرداخت مالیات را جزء معایب آن می‌دانند. چون اسناد حسابداری مربوط به هر رویداد مالی را باید همان موقع ثبت کنید، پس مالیاتیشان را هم باید بپردازید. یعنی، ممکن است مالیات تراکنش‌هایی را بپردازید که هنوز مبلغ آن‎ها را دریافت نکرده‌اید.

در مثال بالا، اگر آقای کاشانی مبل را به قیمت 20میلیون تومان و قسطی بفروشد. چون با روش تعهدی حسابداری می‌کند، باید سند فروش 20 میلیون تومانی را در دفتر روزنامه‌اش ثبت کند. مهم نیست این 20 میلیون تومان را چطور دریافت می‌کند، در هر صورت چون سند حسابداری‌اش را ثبت کرده، باید مالیاتش را هم پرداخت کند. در نتیجه یکی از معایب این روش، پرداخت مالیات پول دریافت نشده‌است!

صورت‌های مالی حسابداری تعهدی

اگر این روش را انتخاب کنید، آن‌وقت می‌توانید گزارش‌ها و صورت‌های مالی زیر را راحت‌تر آماده کنید:

• صورت وضعیت مالی؛
• صورت تغییر در وضعیت مالی؛
• گردش حساب تغییرات؛
• صورت مقایسه بودجه و عملکرد.

برای آماده کردن این گزارش‌ها، باید دفتر تعهدی داشته باشید و از حسابدار بخواهید زیرفصل‌ها و حساب‌های لازم را ایجاد و ثبت کند.

متوجه شدید که حسابداری تعهدی چیست؟ شرکت‌ها، اداره‌ها و کسب‌وکارهای نسبتا بزرگ از این روش برای حساب‌وکتاب کردن استفاده می‌کنند. دیگر مشاغل مانند فروشگاه‌های مختلف، روش حسابداری نقدی را ترجیح می‌دهند که مناسب‌تر و کم‌دردسرتر است. چون این دست از مشاغل، معاملات پیچیده و چندگانه ندارند.

سوالات متداول

1. حسابداری تعهدی چیست؟

حسابداری تعهدی یعنی معاملات را در زمان وقوع ثبت کنیم. بدون آنکه وجه آن را دریافت کرده باشیم.

2. حسابداری نقدی چیست؟

در حسابداری نقدی، زمان پرداخت یا دریافت وجه نقد، مهم است. در این روش، باید درآمد یا هزینه کسب‌وکار را بلافاصله بعد از پرداخت یا دریافت، ثبت کنید.

3. نرم افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک از چه نوع حسابداری استفاده می‌کند؟

روش حسابداری نرم افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک، روش نقدی است.