نرم افزار حسابداری چیست؟

به نظر شما نرم‌افزار حسابداری چیست و قرار است برای کسب‌وکارتان چه کاری انجام بدهد؟ نرم افزار حسابداری به حسابداران و صاحبان کسب‌وکار برای ثبت تراکنش‌ها و مدیریت امور مالی کمک می‌کند. اینکه نرم‌افزار حسابداری دقیقا برای انجام چه کارهایی به شما کمک کند، بستگی به نوع کسب‌وکارتان و نرم‌افزاری دارد که انتخاب می‌کنید. مثلا نرم‌افزارهایی که مخصوص حسابداری شرکت‌ها ساخته شده‌اند، قطعا با نرم‌افزارهایی متفاوت‌اند که برای مدیریت امور مالی فروشگاه‌ها، ساختنشان. در این مقاله قرار است به‌طور کلی بگوییم نرم‌افزار حسابداری چیست و باید چه انتظاری از آن‎ها داشته باشیم؟

آشنایی با نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری، یک ابزار ارزشمند برای کسب‌و‌کارهاست؛ بزرگی و کوچکی آن هم فرقی نمی‌کند. چون امکان ثبت دقیق تراکنش‌های مالی، گزارش‌گیری از این تراکنش‌ها و تجزیه و تحلیل آنی را برای‌تان فراهم می کند. قبل از نرم افزار حسابداری، این کارها را باید دستی انجام می‌دادید و همه چیز را در دفترهای بزرگ ثبت می‌کردید.

ثبت تراکنش‌های مالی به‌‌صورت دستی، محاسبه کردن اعداد و ارقام مختلف و در نهایت گزارش‌گیری از این تراکنش‌ها، نه تنها زمان‌بر است؛ بلکه به شدت مستعد خطاست. در بعضی موارد عملا گزارش‌گیری غیر ممکن است یا زمان بسیار زیادی می‌برد. نرم افزار حسابداری این وظایف را به عهده می‌گیرد و در عین حال، برخی از کارها را خودکار پیش می‌برد تا همه امور سریع، دقیق و راحت انجام شوند. برای انجام کارهای مربوط به مالیات نیز می‌توانید روی کمک آن‌ها حساب باز کنید. در نرم افزارهای حسابداری، می‌توانید اطلاعات بی‌شماری را ثبت و ذخیره کنید. اگر نرم‌افزارهای آنلاین و تحت وب را انتخاب کنید که دیگر دغدغۀ فضای ذخیره‌سازی این اطلاعات را هم نخواهید داشت.

انواع نرم‌افزار حسابداری

همه شرکت‌‌ها، کسب‌وکارها و افراد مختلف، نمی‌توانند از یک نوع نرم‌افزار حسابداری استفاده کنند. مسلما نرم‌افزاری که پر از اصطلاحات پیچیده حسابداری است و آن را مخصوص حسابداران نوشته‌اند، برای یک سوپرمارکت‌دار مناسب نیست. پس متناسب با نوع نیازها و کاربردها، نرم‌افزارهای متنوعی برای مدیریت امور مالی وجود دارد. در ادامۀ مطلب، با این دسته‌بندی‌ها آشنا شوید.

بر اساس نوع کسب‌وکار

یکی از دسته‌بندی‌های نرم‌افزار حسابداری، نوع کسب‌وکار است. بسته به نوع کسب‌وکارتان، نیاز شما متفاوت است. به همین خاطر در حال حاضر چند نوع از این ابزار در بازار یافت می‌شود. نوع عمومی برای کسب‌وکارهای کوچک یا حتی استفادۀ شخصی مناسب است؛ چون امکانات اولیۀ حسابداری را دارند. نوع بعدی، نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی است. فروشگاه‌های متوسط و نسبتا بزرگ، می‌توانند از این نرم‌افزارها استفاده کنند.

در دسته‌بندی کسب‌وکارها، نوع سوم مختص به تولیدی‌ها و کارخانه‌هاست و نیازهای مالی این مشاغل را برطرف می‌کند. اگر شرکت بازرگانی، تولیدی یا خدماتی دارید، باید از نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی کمک بگیرید. این نرم‌افزارها بخشی هم برای مدیریت حقوق و دستمزد کارمندان دارند. نرم‌افزارهای مخصوص محاسبۀ بیمه هم می‌توان در این دسته‌بندی آورد. مشاغل خاص مانند پیمانکاری یا شرکت‌های پخش هم نرم‌افزارهای حسابداری مخصوص به خودشان را دارند.

بر اساس نوع کاربری و ویژگی

بگذارید انواع نرم‌افزار حسابداری بر اساس نوع کاربری و ویژگی‌ها را همینجا بگوییم تا راحت‌تر بتوانید تفاوت انواع مختلف آن را درک کنید. نرم افزار پایه برای امور مالی، رسیدگی به حساب‌های بازرسی مدارک و امور بانکی است. به نوع دیگر آن، می‌توانید مدیریت پروژه و سود و زیان پروژه‌ها را بسپارید. اگر به مدیریت تنخواه، هزینه‌های شرکت و بودجه‌بندی نیاز دارید، سراغ نوع شرکتی بروید. کار صدور صورت‌حساب و فاکتور را هم نوع فروشگاهی انجام می‌دهد.

بر اساس نصبی یا تحت وبی!

در دنیای نرم‌افزارها، آن‎ها را به دو دسته تقسیم می‌کنند؛ نصبی و تحت وب. حالا این نرم‌افزاهای نصبی می‌توانند آفلاین یا آنلاین باشند. نرم‌افزارهای تحت وب هم نوع آفلاین و هم نوع آنلاین دارند. با این دسته‌بندی آشنا شدید؟ می‌توانید نرم‌افزار حسابداری تهیه کنید که نصبی است و باید آن را روی لپ‌تاپ، کامپیوتر، صندوق فروشگاهی و… نصب کنید. انتخاب دیگر، نرم‌افزارهای تحت وب و ابری‌اند که دیگر نیازی به نصب ندارند. در واقع همه جا در دسترس شما خواهند بود. فقط کافیست به اینترنت وصل شوید و با گوشی، تبلت، لپ‌تاپ و… ، وارد مرورگر و بعد هم نرم‌افزار شوید. دربارۀ این دو نوع و تفاوت‌هایشان در مقالۀ « مقایسه نرم افزارهای آفلاین و آنلاین حسابداری فروشگاهی » مفصل صحبت کردیم. برای مقایسه مزایا و معایب هر کدام، به این مقاله سری بزنید.

چرا باید از نرم‌افزار حسابداری برای مدیریت امور مالی استفاده کنیم؟

مطمئنا شما هم با ما موافقید که بخش حسابداری، مهم‌ترین قسمت یک کسب‌وکار است. اگر نتوان این قسمت را درست مدیریت کرد، اصلا کسب‌وکار معنایی ندارد. چرا باید از نرم‌افزار حسابداری استفاده کنیم؟ چون کمک می‌کند بتوانیم این بخش را درست مدیریت کنیم. البته این نکته را فراموش نکنید که وزارت کسب‌وکار و اداره امور مالیات، به بعضی از مشاغل دستور داده‌اند که از این به بعد حساب‌وکتاب‌ها را فقط با نرم‌افزارهای حسابداری پیش ببرند. در ادامه، مزایا و کاربردهای آن را بخوانید.

ساده و راحت

اگر نرم‌افزار حسابداری معتبر و مناسب کسب‌وکارتان را تهیه  کنید، استفاده از آن به راحتی همان ضرب‌المثل معروف «هلو برو توی گلو» است! چون سازندگان آن همه نیازهای شما را بررسی و راه حل برطرف کردن آن را برای‌تان آماده کرده‌اند. پس حتی بدون کمک گرفتن از یک حسابدار هم می‌توانید امور مالی مغازه را پیش ببرید و مدیریت کنید.

همچنین بخوانید:

آشنایی با مالیات کارتخوان سوپرمارکت

جمع‌آوری اطلاعات و گزارش‌‌گیری

آماده کردن گزارش اصلا کار راحتی نیست. نه تنها باید حسابداری بلد باشید تا بتوانید گزارش‌ها مربوط به امور مالی را آماده کنید؛ بلکه وقت زیادی هم برای آماده کردنشان باید صرف کنید. تازه اگر در محاسبات اشتباهی نکنید! چه کاری است؟ همه چیز را به یک نرم‌افزار حسابداری بسپارید! تنها کاری که شما باید انجام بدهید، ثبت کردن تراکنش‌هاست. حتی محاسبۀ مبلغ نهایی فاکتورها و صورت‌حساب‌های مختلف را هم خود نرم‌افزار انجام می‌دهد تا اشتباهی پیش نیاید. گزارش‌های آماده مختلف از ترازنامه گرفته تا صورت سود و زیان و بیشترین خرید و بیشترین فروش و… را هم در اختیارتان می‌گذارد.

پرسرعت‌تر از همیشه

چقدر باید وقت صرف محاسبات و اصلاح اشتباهات کنید؟ چقدر باید برای ثبت کردن تراکنش‌های مختلف وقت بگذارید؟ اصلا یادتان می‌ماند چه کالاهایی را فروخته‌اید که حالا بخواهید آن را ثبت کنید و موجودی کالاهای فروشگاه را هم داشته باشید؟خیر! با یک نرم‌افزار حسابداری، همه این کارها سریع و بادقت پیش می‌رود چون کارها خودکار انجام می‌شوند. با هر فاکتوری که ثبت کنید، سند حسابداری آن در دفتر روزنامه و حواله ورود و خروجش، خودکار ثبت می‌شود. در نتیجه همه کارها پرسرعت پیش می‌رود، بدون آنکه خطایی اتفاق بیفتد.

یکپارچه‌سازی بخش‌های مختلف

نرم افزار حسابداری کمکتان می‌کند بخش‌های مختلف کسب‌وکارتان را یکپارچه مدیریت کنید. بگذارید یک مثال بزنیم. فرض کنید یک فروشگاه دارید و نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی را انتخاب کردید. طبق صبحتی که در قسمت قبلی کردیم، با هر فاکتوری که ثبت کنید، سند حسابداری و حوالۀ انبار آن خودکار ثبت می‌شود. بنابراین بخش خرید و فروش، انبار و حسابداری را همزمان مدیریت کردید و اطلاعات مربوط به هر بخش خودکار ثبت شده است.

دقت بیشتر و خطای کمتر

محاسبات ریاضی همیشه با خطا همراه است. مخصوصا اگر روز شلوغی داشته باشید. اما با استفاده از این ابزارها، خیالتان راحت است که در محاسبات مختلف خطایی پیش نمی‌آید. همه ما می‌دانیم که دقت ماشین‌ها و نرم‌افزارها بیشتر از انسان است و همین افزایش دقت، اجازه نمی‌دهد اشتباهی ایجاد شود. حتی اگر خطایی به وجود بیاید، نرم‌افزار به شما اخطار می‌دهد تا سریع آن را برطرف کنید و اوضاع به شکل درست و کامل در بیاید.

کم کردن هزینه‌ها

هر کسب‌وکار یا سازمانی متناسب با کارش، به تعدادی حسابدار نیاز دارد. در حالی که اگر از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده کنید، می‌توانید بخش اعظمی از کار را به آن بسپارید. نیازی نیست چند حسابداری استخدام کنید. مثلا اگر از نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی استفاده کنید، دیگر به حسابدار نیازی نخواهید داشت. بنابراین نیروی انسانی کمتری استخدام و در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کنید.

گفتیم نرم افزار حسابداری چیست، انواعش را بررسی کردیم و سری به مزایا و امکانات این نرم‌افزارها زدیم. در این دنیای پرسرعت، دیگر روش‌های سنتی و قدیمی پاسخگو نیازها نیست و باید دنبال راهی جدید، سریع، راحت و با دقت برای انجام کارها برگردید. نرم افزار حسابداری، دقیقا همان راه حل نهایی برای انجام حساب‌وکتاب‌های کسب‌وکارتان است.

سوالات متداول

1. نرم افزار حسابداری چیست؟

این نرم‌افزار، امکان ثبت دقیق تراکنش‌های مالی، گزارش‌گیری از این تراکنش‌ها و تجزیه و تحلیل آنی را برای‌تان فراهم می کند.

2. هایپریک چه نوع نرم افزار حسابداری است؟

هایپریک نرم افزار حسابداری فروشگاهی است و به کسب‌وکارها کمک می‌کند امور مالی‌شان را پیش ببرند.