برای آنکه بدانید سند حسابداری حقوق و دستمزد چیست، ابتدا باید سند حسابداری را بشناسید. سند حسابداری  تاثیرات یک رویداد مالی را در سیستم حسابداری نشان می‌دهد. ثبت و درج رویداد مالی که حداقل یک بستانکار و یک بدهکار داشته باشد و در طول یک فرآیند مالی مشخص رخ بدهد را سند حسابداری می‌گوییم. حالا سند حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟ به این سوال در ادامه مقاله پاسخ خواهیم داد. با هایپریک همراه باشید.

سند حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟

در ابتدای مقاله سند حسابداری را تعریف کردیم. برای آنکه سند حسابداری و مطالب مندرج در آن را دقیق‌تر بدانید، بهتر است سری به مقاله «انواع سند حسابداری را بشناسید» بزنید. این سند دو بخش دارد: بستانکار و بدهکار. باید با این سندها، حقوق و دستمزد کارمندان یا کارگرانتان را در دفتر روزنامه ثبت کنید. بعد حسابدار این اسناد را به دفتر کل منتقل و بعد در ترازنامه، آن را جزء هزینه‌ها می‌آورد.

همه اسناد حسابداری را باید به‌گونه‌ای ثبت کرد که بتوان بعدا، علت صدور سند و مبلغ درج شده در آن را شناسایی کنید. بنابراین هنگام ثبت سند حقوق و دستمزد، در کنار ثبت مبلغ همراه با ریز جزئیات توضیح آن، باید شماره پرسنلی، نام کارمند یا کارگر و دیگر اطلاعات مربوط به او را هم بیاورید. برای ثبت چنین سندی دو راه پیش روی شماست. از یک حسابدار کمک بگیرید یا سراغ نرم‌افزارهای حسابداری بروید که بخش حقوق و دستمزد هم دارند.

بدهکار و بستانکار سند حقوق و دستمزد

یک بار دیگر تعریف سند حسابداری را بخوانید. در این تعریف گفته‌ایم که هر سند حسابداری، بخش بدهکار و بستانکار دارد. نوع حقوق و دستمزد هم مانند همه سندهای دیگر، از دو بخش بدهکار و بستانکار تشکیل می‌شود. درباره اینکه چرا اسناد حسابداری دو بخش دارند، در مقاله « حسابداری دو طرفه چیست؟ » مفصل صحبت کرده‌ایم. سوال اینجاست که در هر کدام از این بخش‌ها، باید چه چیزهایی را بنویسید؟ در ادامه مقاله، درباره آن صحبت خواهیم کرد.

بدهکار سند حقوق و دستمزد

مواد تشکیل‌دهنده حقوق در شرکت‌ها و کسب‌وکارهای مختلف، کمی با هم فرق دارند. اما در همه مشاغل، وجود حقوق زیر، مشترک و ثابت است:

• حقوق و دستمزد؛
• حق اولاد؛
• حق مسکن؛
• خواربار و بن کارگری؛
• ایاب و ذهاب؛
• مزایا؛
• پاداش افزایش تولید؛
• سود سالانه؛
• مالیات؛
• بیمه،
• بازنشستگی؛
• و… .

می‌توان این موارد را جداگانه در سند ثبت کرد یا همه آن‎ها را جمع زد و مبلغ نهایی را نوشت. بنابراین در طرف بدهکار سند حقوق و دستمزد، باید مطالب بالا را ثبت کرد.

 بستانکار سند حقوق و دستمزد

در قسمت بدهکار، حقوق کارمندان را ثبت کردیم. در قسمت بستانکار باید مطالبات آن‎ها و بستانکارهای دیگر را ثبت کنیم. منظورمان از دیگر بستانکارها چیست؟ اداره دارایی و اداره تامین اجتماعی به خاطر مالیات و پرداخت حق بیمه، بستانکار به حساب می‌آیند و باید مبلغ بدهی به آن‌ها را در قسمت بستانکار این سند ثبت کنیم. پس این قسمت شامل گزینه‌های زیر است:

• مطالبات کارمندان مانند مساعده، علی‌الحساب‌ها، مزایا و… ؛
• اداره دارایی به مبلغ کسورات حقوق؛
• اداره تامین اجتماعی به مبلغ جمع 7 درصد سهم بیمه شده، 3 درصد بیمه بیكاری و٢٠ درصد سهم كارفرما.

برای آنکه راحت‎تر بستانکار و بدهکار سند حسابداری حقوق و دستمزد را درک کنید، به معادله حقوق و دستمزد نگاهی بیندازید:

• جمع هزینه حقوق = مبلغ قابل پرداخت به کارکنان + مالیات + حق بیمه + بیمه تکمیلی

به طور کلی، این سند را باید در حساب هزینه‌ها ثبت کنید.

برای حسابداری حقوق و دستمزد به چه اسناد و مدارکی نیاز است؟

می‌دانید که تمام اسناد مالی در حسابداری را باید با تاریخ و مبلغ نهایی ثبت کنید. بعد از ثبت سند، باید آن‎ها را در قسمت مربوط، طبقه‌بندی و بایگانی کنید تا در زمان نیاز، سریع و راحت، به اسناد دسترسی داشته باشید. حالا سند حقوق و دستمزد را باید چطور طبقه‌بندی کنیم؟ طبقه‌بندی این نوع سند شامل سه قسمت است.

ابتدا باید مدارک اطلاعات شخصی و پرسنلی کارکنان سازمان و بعد قراردادهای سالیانه آن‎ها را ثبت و بایگانی کنید. قسمت دوم، مختص به اسناد حقوق و دستمزد، آیین نامه‌ها، بخشنامه‌های حقوق و دستمزد سال جاری است. بخش سوم هم برای مدارك مربوط به محاسبه حقوق ماهیانه كاركنان است؛ مثل اطلاعات دستگاه‌های ورود و خروج، گزارش کسورات و پرداخت‎های اضافی به تفکیک هر ماه. توجه کنید که باید اطلاعات پرســنلی و پرونده‌ها را در قســمت كارگزاری و اطﻼعات ســند حســابداری را در ســندهای حســابداری حقوق و دستمزد بایگانی کنید.

به‌عنوان صاحب کسب‌وکار، ثبت اسناد حسابداری مختلف مانند سند حسابداری حقوق و دستمزد را باید به یک حسابدار بسپارید. حسابدارهای حقوق و دستمزد با قوانین مربوط به نحوه محاسبه حقوق و بیمه آشنایند. راه حل دیگر، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری است که بخش حقوق و دستمزد دارند و کمکتان می‌کنند راحت‌تر حق و حقوق کارمندانتان را مدیریت کنید.

سوالات متداول

1. سند حسابداری چیست؟

سند حسابداری  تاثیرات یک رویداد مالی را در سیستم حسابداری نشان می‌دهد. ثبت و درج رویداد مالی که حداقل یک بستانکار و یک بدهکار داشته باشد و در طول یک فرآیند مالی مشخص رخ بدهد را سند حسابداری می‌گوییم.

2. سند حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟

این سند دو بخش دارد: بستانکار و بدهکار. باید با این سندها، حقوق و دستمزد کارمندان یا کارگرانتان را در دفتر روزنامه ثبت کنید. بعد حسابدار این اسناد را به دفتر کل منتقل و بعد در ترازنامه، آن را جزء هزینه‌ها می‌آورد.

3. هایپریک سند حسابداری دارد؟

بله. با هر تراکنش، نرم افزار حسابداری فروشگاهی هایپریک، خودکار سند حسابداری را در دفتر ترازنامه ثبت می‌کند.