فهرست مطالب
آخرین باری که برای خرید به فروشگاه رفته بودید را یادتان است؟ موقع خرید، یک رایانۀ کوچک روی میز فروشنده بود که خریدهای شما را در آن ثبت می‌کرد. به این مانیتور، صندوق فروشگاهی یا POS می‌گویند. در کنار این صندوق، معمولا کشوی پول، کارت‌خوان، بارکدخوان، فیش پرینتر یا حتی ترازو را هم می‌بینید که به آن وصلش کرده‌اند. در این مقاله، قرار است دربارۀ همین رایانۀ کوچک صحبت کنیم. پس با مقالۀ «سخت افزار صندوق فروشگاهی چیست؟»، هایپریک را همراهی کنید.
صندوق فروشگاهی چیست؟
در مقدمه گفتیم که نام دیگر صندوق فروشگاهی، سیستم POS است که فارسی آن می‌شود نقطۀ فروش! هدف از طراحی این سیستم، سریع‌تر کردن فرآیند فروش و کاهش خطاهای انسانی است. این رایانۀ‌های کوچک با وصل شدن به ابزارهای مختلف، به فروشنده‌ها کمک می‌کنند که فاکتورهای خرید و فروش را سریع ثبت کنند و کار مشتری‌ها را راه بیندازند. دربارۀ تاریخچه ساخت این صندوق‌ها، در مقالۀ « تاریخچه صندوق فروشگاهی » صحبت کرده‌ایم. تاریخچه جالبی دارد، حتما آن را بخوانید!
انواع صندوق فروشگاهی
مانند هر ابزار دیگری، صندوق‌های فروشگاهی هم انواع مختلفی دارند. انواع صندوق فروشگاهی را معرفی کرده‌ایم تا بتوانید بهترین نوع را برای کسب‌وکارتان انتخاب کنید.
صندوق فروشگاهی ECR
این نوع صندوق، در واقع یک ماشین حساب است و قابلیت ارتقاء ندارند. این مدل، یک نمایشگر ۴ اینچی دارد که روی ماشین‌حساب سوار است. می‌توان این نمایشگر را هم تنظیم کرد. نمایشگر تمام فرآیند فروش و حساب‌وکتاب فاکتور را نشانتان می‌دهد. در کنار نمایشگر، می‌توان کارت‌خوان را هم به آن وصل کردن تا سریع‌تر کار مشتری راه بیفتد. اگر یک فروشگاه کوچک دارید، این نوع صندوق، انتخاب خوبی برای شماست.
صندوق فروشگاهی POS
اگر دنبال بهترین صندوق فروشگاهی می‌گردید، نوع پوز را انتخاب کنید؛ هم طول عمر بیشتری دارند و هم کاربردهای مختلف. برای کار کردن با این صندوق‌ها، به نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی نیاز دارید. دربارۀ چیستی نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی، در ادامه مقاله مفصل صحبت خواهیم کرد. فقط در همین حد بدانید که این نرم‌افزارها کمکتان می‌کنند بخش‌های مختلف فروشگاه مانند بخش فروش، انبار و حسابداری را یکپارچه، سریع، راحت و با دقت مدیریت کنید.
با نصب کردن این نرم‌افزارها، می‌توانید ابزارهای دیگر مانند بارکد خوان، فیش پرینتر، کارت‌خوان، کشوی پول، ترازو و… را هم به صندوق فروشگاهی‌تان وصل کنید. هنگام انتخاب، به کیس آن‌ها توجه کنید. سیستمی بخرید که کیس آن، رم، هارد، CPU و موارد دیگر را در حد نیاز داشته باشد.
صندوق فروشگاهی POS Touch
اگر دنبال یک صندوق فروشگاهی مدرن‌تر و در عین حال زیبا می‌گردید، پوز تاچ برای شماست. نمایشگر لمسی دارد و تمامی امور با همین نمایشگر لمسی مدیریت می‌شود. بنابراین از کیبرد یا موس خبری نیست و همه چیز به عهدۀ مانیتور لمسی است. این صندوق فروشگاهی ظاهر زیبا و ظریفی دارد. کیس صندوق فروشگاهی لمسی را در مانیتور آن جاسازی کرده‌اند. به همین خاطر فضای کمتری اشغال می‌کند و به احتمال زیاد، از کار کردن با آن، بیشتر لذت خواهید برد.
نرم‌افزار صندوق فروشگاهی چیست؟
در بخش قبلی گفتیم که برای کار کردن با صندوق‌های فروشگاهی، به یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی نیاز دارید. بعد هم قول دادیم که در بخش بعدی، بگوییم نرم‌افزار صندوق فروشگاهی، چیست و چه کاربردی دارد.
با کمک این نرم‌افزارها، می‌توانید امور مختلف فروشگاه را یکپارچه، سریع و راحت مدیریت کنید. یعنی چه؟ یعنی با کمک آن:
- می‌توانید حسابداری کسب‌وکارتان را بدون نیاز به حسابدار پیش ببرید؛
- خرید و فروش را در صندوق فروشگاهی ثبت کنید؛
- هزینه‌ها را ثبت کنید؛
- انبارداری کنید؛
- گزارش‌های مختلف بگیرید؛
- و … .
این نرم‌افزارها بخش‌های مختلف فروشگاه را هماهنگ مدیریت می‌کنند. مثلا فروشنده با صندوق فروشگاه، یک فاکتور فروش ثبت کند. میزان آن خودکار از قسمت موجودی کالای نرم‌افزار کم می‌شود. سند حسابداری مربوط به این فاکتور فروش هم در بخش دفتر روزنامه نرم‌افزار، خودکار ثبت می‌شود. نرم‌افزار میزان مالیات، سود و زیان حاصل از این فروش هم خودکار محاسبه و در گزارش‌های مربوط، ذخیره می‌کند. به همین راحتی، همه کارها با دقت و سریع، انجام می‌شود. حالا می‌توانید از آن چایی لب‌دوز، قبل از سرد شدن، لذت ببرید.
چرا باید از صندوق فروشگاهی استفاده کنیم؟
به نظر شما چرا باید از صندوق فروشگاهی استفاده کنیم؟ مگر این ابزار چه کاربردی دارد و استفاده از آن، به کسب‌وکار ما چه سودی می‌رساند. بگذارید همین اول کار بگوییم که صندوق فروشگاهی به تنهایی، کاربرد چندانی ندارد. با راه‌اندازی یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی روی آن است که تازه وجود صندوق فروشگاهی در فروشگاه، معنا و مفهوم پیدا می‌کند. در ادامه می‌خواهیم کاربردهای و مزایای صندوق فروشگاهی را بگوییم که روی آن، یک نرم‌افزار صندوق فروشگاهی هم نصب شده است. بنابراین گزینه‌هایی که در ادامه مطرح می‌کنیم، مزایا و کاربردهای نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی هم هستند.
ثبت اطلاعات خرید و فروش
یکی از کاربردهای اصلی صندوق‌ها فروشگاهی، ثبت فاکتورهای خرید و فروش و راحت‌تر کردن انجام این کار است. این صندوق‌ها با کمک ابزارهایی که به آن‌ها وصل می‌کنید، کمکتان می‌کند سریع‌تر و بدون اشتباه، فاکتورهای خرید و فروش را صادر کنید. بعد از آنکه بارکد روی محصولات با کمک بارکدخوان اسکن و آن را به فاکتور اضافه کردید، محاسبۀ خودکار قیمت، تخفیف و مالیات و ارسال مبلغ نهایی به کارت‌خوان را به صندوق فروشگاهی بسپارید. ثبت کردن اطلاعات مربوط به این فاکتور هم به عهدۀ همین ابزار همه‌کاره است.
انبارداری و مدیریت موجودی
انبارداری یا مدیریت موجودی در فروشگاه‌ها، کار سختی است. صدها نوع محصول وجود دارد که اطلاعات دقیق هر کدام را باید درجایی ذخیره کنید، حواستان به ورود و خروجشان باشد، در زمان مناسب سفارش خرید مجددشان را ثبت کنید و ده‌ها کار دیگر. صندوق فروشگاهی کمکتان می‌کند که کالاها را راحت‌تر مدیریت و ورود و خروجشان را زیر نظر بگیرید. چطوری؟ با ثبت حوالۀ انبار خودکار. یعنی هر فاکتوری که ثبت کنید، میزان آن خودکار از انبار کم یا به آن اضافه می‌شود. با کمک این بخش می‌توانید:
- موجودی اولیۀ کالاها را با اطلاعات دقیق ثبت کنید؛
- انبارگردانی را گروهی انجام بدهید؛
- موجودی به‌روز و دقیق تعدادی و ریالی کالاها را ببینید؛
- کالاهای در حال اتمام یا ناموجود را مشاهده کنید و برای خرید آن‌ها برنامه بریزید؛
- از ورود و خروج کالاها، گزارش تفکیک‌شده داشته باشید؛
- پرفروش‌ترین کالایتان را مشاهده کنید؛
- و … .
حسابداری
اگر یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی را روی صندوق فروشگاهی‌تان نصب کنید، آن‌وقت دیگر نیازی به حسابداری نخواهید داشت. زیرا با کمک آن، می‌توانید حساب‌وکتاب فروشگاه راه پیش ببرید، بدون آنکه به دانش حسابداری نیاز داشته باشید. شما فقط فاکتورهای مختلف و هزینه‌ها و اطلاعات این چنینی را در نرم‌افزار ثبت می‌کنید. کارهای بعدی مانند ثبت سند حسابداری، محاسبۀ میزان تخفیف، مالیات و مبلغ نهایی هر فاکتور، میزان سود و زیان و آماده کردن صورت سود و زیان، ترازنامه و…، همگی به عهدۀ نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی است. در مقاله « بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی رایگان » دربارۀ نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی و کاربردهایشان، صحبت کرده‌ایم.
مشتری‌مداری و مدیریت آن‌ها
مشتری راضی داشتن یکی از راهکارهای فروش بیشتر است. چطور با کمک صندوق‌های فروشگاهی، مشتری را راضی نگه‌داریم؟ اول از همه با کمک این صندوق‌ها، می‌توانید اطلاعات مربوط به هر مشتری را ثبت کنید. بعد یک باشگاه مشتریان راه بیندازید و تخفیف‌ها و جشنواره‌های مختلف را به گوش او برسانید.
با کمک گزارش‌هایی که این ابزارها در اختیار شما می‌گذارند، متوجه می‌شوید که مشتریان شما کدام کالاها را بیشتر دوست دارند و می‌خرند و طرفدار کدام کالاها نیستند. در نتیجه می‌توانید محصولات مدنظر آن‌ها را موجود کنید، راضی و خوشحال نگهشان دارید و بیشتر بفروشید.
در مقدمۀ مقاله، گفتیم که یکی از اهداف صندوق‌های فروشگاهی، سریع‌تر کردن فرآیند فروش است. یعنی کار مشتری را سریع‌تر راه بیندازید و او را معطل نکنید. این ابزارها، قابلیت ایجاد صف مشتری هم دارند. فرض کنید مشتری فعلی شما کارت عابربانکش را پیدا نمی‌کند. تا پیدا شدن این کارت، می‌توانید خریدهای مشتری بعدی را ثبت کنید. بدون آنکه لازم باشد فاکتور فروش مشتری فعلی را بندید یا حذف کنید. با این ویژگی، باز هم مشتری‌های راضی‌تر و فروش بیشتر نصیبتان خواهد شد.
راهکار دیگر، موجودی همیشگی است! صندوق‌های فروشگاهی با کمک نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی و بخش انبارداری و ابزار گزارش‌دهی آن، کمکتان می‌کنند تا قبل از تمام شدن موجودی کالاها، از این امر باخبر شوید و سفارش خرید مجدد را ثبت کنید. در نتیجه، دیگر هیچ وقت به مشتری نمی‌گویید نداریم!
چه کسب‌وکارهایی به صندوق فروشگاهی نیاز دارند؟
حالا که با صندوق‌های فروشگاهی و بعضی از کاربردهای و مزایای آن‌ها آشنا شدید، به نظر شما چه کسب‌وکارهایی باید صندوق فروشگاهی استفاده کنند؟ در قوانین مالیات مشاغل، نام بعضی از کسب‌وکارها آماده است که باید صندوق مکانیزه فروش داشته باشند. کسب‌وکارهایی مانند:
- سازندگان و فروشندگان طلا و جواهرات؛
- فروشندگان آهن آلات؛
- فروشندگان لوازم صوتی و تصویری؛
- مغازه‌های فروش رایانه‌ها مثل اداری ، لپ تاپ و تجهیزات آن‌ها؛
- فروشندگان ماشین الات اداری و تجهیزات مربوط به آن‌ها؛
- فروشندگان لوازم خانگی؛
- هتل‌ها و هتل آپارتمان‌ها؛
- تالارهای پذیرایی؛
- رستوارن‌ها، کافه‌ها؛ غذا‌فروشی‌ها و فست‌فود‌ها؛
- مشاوران املاک و مستغلات؛
- داروخانه‌ها؛
- فروشگاه‌های مواد غذایی مانند سوپرمارکت‌ها، خاروبارفروشی، پروتئینی و…؛
- فروشندگان لوازم یدکی خودروهای سبک و سنگین و ماشین الات راهسازی ، کشاورزی و ساختمانی؛
- دارندگان تعمیرگاه‌های مجاز و انواع وسایل نقلیه سنگین، راهسازی، کشاورزی و ساختمانی؛
- فروشندگام لوازم بهداشتی مثل لوازم مربوط به حمام و سرویس های بهداشتی و شیرآلات و…؛
- فروشندگان تزئینات ساختمان مثل پرده، کف پوش، شومینه و…؛
- فروشندگان تلفن و تجهیزات آن مانند تلفن‌های معمولی و بی‌سیم؛
- تولیدکنندگان و فروشندگان وسایل چوبی و مبل؛
- فروشندگان تاسیسات برودتی و سرمایی مثل شوفاژ و کولر؛
- فروشندگان فرش دست‌بافت و ماشینی؛
- فروشندگان لوازم آرایشی و بهداشت، طبی و بیمارستانی، دندان پزشکی و دندان‌سازی و تجهیزات مربوط به آن؛
- فروشندگان لاستیک؛
- نمایشگاه‌ها و فروشندگان اتومبیل؛
- فروشندگان مصالح ساختمانی؛
- فروشندگان تاسیسات الکتریکی و مکانیکی؛
- فروشندگان انواع رنگ؛
- فروشندگان مواد شیمیایی؛
- نمایندگی‌های فروش شرکت‌های توزیع یا تجاری یا صنعتی اعم از داخلی و خارجی؛
- فروشندگان یخچال‌ها و ویترین‌های صنعتی؛
- میوه و تره‌بار.
موقع خرید سخت افزار صندوق فروشگاهی، به چه چیزهایی توجه کنیم؟
متوجه شدید صندوق فروشگاهی چیست و چه کسب‌وکارهایی باید از آن استفاده کنند. حالا می‌رسیم به بخش راهنمای خرید! برای خرید صندوق فروشگاهی باید به چه نکاتی توجه کنید؟
نیازها و بودجه‌تان را مشخص کنید
اول از همه نیازتان را مشخص کنید. لیستی از نیازهایتان بنویسید و بعد متناسب با آن، بودجه‌تان را هم مشخص کنید. بعد سراغ خرید صندوق‌های فروشگاهی بروید که در عین متناسب بودن با بودجۀ شما، نیازهایتان را هم برطرف می‌کنند.
حواستان به نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی باشد
اگر از قبل نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی مدنظرتان را انتخاب کردید، از پشتیبان‌های آن بخواهید که مشخصات صندوق فروشگاهی متناسب با نرم‌افزار را بگویند. با این روش، مطمئنید صندوق فروشگاهی که خریده‌اید، با نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی منتخب شما، سازگار است. البته، بهتر است هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی، نوعی را تهیه کنید که با اکثر سخت‌افزارها، سازگاری دارد تا به دردسرهای جانبی نیفتید.
کیفیت را امتحان کنید
قبل از خرید، حتما صندوق فروشگاهی را امتحان کنید. راحتی کار با آن را بسنجید و کیفیت مانیتورش را بررسی کنید. سعی کنید صندوق فروشگاهی بخرید که به ابزارهای مختلف وصل می‌شود. کیفیت کیس و سخت‌افزارهای داخلی را هم بررسی کنید. اگر با این موارد آشنایی ندارید، از یک متخصص بخواهید برای انتخاب صندوق مناسب، کمکتان کند.
پشتیبانی و گارانتی را فراموش نکنید
از شرکت‌های معتبر خرید کنید. شرکت‌های معتبر، کیفیت را تضمین می‌کنند، پشتیبانی مناسب دارد و از همه مهم‌تر، گارانتی یا وارانتی می‌دهند. بنابراین اگر برای صندوق مشکلی پیش بیاید، خیالتان از وجود پشتیبان‌های مطمئن و گارانتی، راحت است.
هرآنچه که باید دربارۀ سخت افزار صندوق فروشگاهی می‌دانستید را گفتیم. از چیستی آن تا کاربردهایش، مزایا، انواع مختلفش و حتی راهنمای خرید را هم بررسی کردیم. کمی هم دربارۀ نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی و رابطه‌شان با صندوق‌های فروشگاهی صحبت کردیم. هایپریک، یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی است که می‌توانید از آن روی صندوق‌های فروشگاهی، کامپیوتر، لپ‌تاپ، تبلت و حتی موبایل هم استفاده کنید. اگر دربارۀ هایپریک سوالی دارید، با شمارۀ 02143378 تماس بگیرید. پشتیبان‌های هایپریک در خدمت شمایند.
